ELStAM (Arbeitgeber)

Die elektronische Lohnsteuerkarte

Die Lohnsteuerabzugsmerkmale (zum Beispiel Steuerklasse, Freibeträge) werden in einer Datenbank der Finanzverwaltung zum elektronischen Abruf für die Arbeitgeber bereitgestellt und als Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) bezeichnet.

Seit dem Jahr 2014 entfällt grundsätzlich die Vorlage von Papierbelegen beim Arbeitgeber.

Aktuelle Hinweise zur Nutzung von ELStAM als Arbeitgeber

In der Zeit vom 27.02. - 09.03.2018 hat ein technisches Problem in der Produktionsumgebung von ELStAM dazu geführt, dass vereinzelt Listen nicht für die Datenübermittler zur Verfügung gestellt worden sind. Davon betroffen waren vereinzelte

  • Monatslisten
  • An-/Ab-/Ummeldebestätigungslisten

Die betroffenen Monatslisten wurden bereits nachträglich automatisiert den Datenübermittlern zur Verfügung gestellt.

In allen anderen Fällen sind die fehlenden Listen explizit unter Benennung der zu Grunde liegenden Transferticketnummer bis spätestens 30.04.2018 (einschließlich) durch die Datenübermittler über das Kontaktformular zum ELStAM-Support anzufordern. Anforderungen, die nach dem 30.04.2018 im ELStAM-Support eingehen, können nicht mehr bearbeitet werden. Die bis einschließlich 30.04.2018 als fehlend gemeldeten Listen werden Anfang Mai 2018 den Datenübermittlern zur Verfügung gestellt, sofern dies nicht bereits erfolgt ist.

Aktuelle Hinweise zu ELStAM - Grafik Ausrufezeichen
Das ELStAM-Verfahren im Überblick
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Die Besteuerungsmerkmale der Arbeitnehmer, die der Arbeitgeber für die Lohnabrechnungen benötigt, insbesondere

  • Steuerklasse
  • Zahl der Kinderfreibeträge
  • Freibeträge
  • Kirchensteuerabzugsmerkmale

werden dem Arbeitgeber von der Finanzverwaltung zum elektronischen Abruf bereitgestellt. Wann eine Papierbescheinigung durch das Finanzamt ausgestellt wird, ist unter "Gültige Papierbescheinigungen" erläutert.

Wie funktioniert das ELStAM-Verfahren?

Für das ELStAM-Verfahren muss der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber nur noch den Tag der Geburt und die steuerliche Identifikationsnummer mitteilen sowie die Auskunft geben, ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt.

Damit kann der Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers elektronisch bei der Finanzverwaltung abrufen.

Veränderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale werden dem Arbeitgeber mittels Änderungslisten durch die Finanzverwaltung elektronisch mitgeteilt.

Hinweis:

Voraussetzung ist eine Registrierung in Mein ELSTER: zur Registrierung

Außerdem benötigen Sie ein Lohnprogramm, welches ELStAM unterstützt. Alternativ können Sie das kostenfreie Programm der Finanzverwaltung ElsterFormular dafür nutzen.

Zuständigkeiten

Gemeinden

Finanzverwaltung

Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale

ja

Speicherung der geänderten Lohnsteuerabzugsmerkmale in der Datenbank

ja

Bereitstellung der Lohnsteuerabzugsmerkmale für die Arbeitgeber

ja

Bereitstellung der Änderungslisten

ja

Melderechtliche Änderungen

ja

Übermittlung der melderechtlichen Änderungen an die Finanzverwaltung

ja

Der rechtliche Rahmen

  • §§ 38 ff EStG – Lohnsteuerabzugsverfahren
  • § 139b AO – Identifikationsnummer
  • § 11 BDSG – Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten im Auftrag
  • § 19 BDSG – Auskunft an den Betroffenen

Gesetze und Verordnungen

Informationen des BMF

Gültige Papierbescheinigungen

Die maschinell bereitgestellten ELStAM sind grundsätzlich anzuwenden.

Darüber hinaus wird eine "Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug" nur noch ausgestellt, wenn dem Arbeitgeber die ELStAM elektronisch nicht zur Verfügung gestellt werden können. In diesen Fällen erhält der Arbeitnehmer eine Bescheinigung zur Vorlage beim Arbeitgeber, um den richtigen Lohnsteuerabzug sicherzustellen. Zeitgleich wird in diesen Fällen der elektronische Arbeitgeberabruf durch das Finanzamt gesperrt, so dass für die Dauer der Sperre durch den Arbeitgeber weder eine Anmeldung noch ein Datenabruf für den Arbeitnehmer erfolgen kann.

Alle künftigen Änderungen der ELStAM müssen durch das Finanzamt auf der Bescheinigung eingetragen und dem Arbeitgeber vorgelegt werden. Die Vorlage eines ELStAM-Ausdrucks der Finanzverwaltung ist als Nachweis der Lohnsteuerabzugsmerkmale nicht zulässig.

Die Bescheinigungen nach 39 Absatz 3 EStG (ehemals § 39c und § 39d EStG) gelten weiter und sind beim Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers jährlich neu zu beantragen.

Arbeitnehmer ohne steuerliche Identifikationsnummer

Wurde für den Arbeitnehmer bisher noch keine Identifikationsnummer erteilt, weil er zum Beispiel aus dem Ausland zugezogen ist, kann der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug für einen Übergangszeitraum von bis zu drei Monaten nach den ihm bekannten voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers vornehmen. Dies gilt in allen Fällen, in denen den Arbeitnehmer nachweislich keine Schuld an der Nichtvorlage der Identifikationsnummer trifft (§ 39c Absatz 1 und 2 EStG). Nach Vergabe der Identifikationsnummer und Übermittlung der ELStAM ist der bereits erfolgte Lohnsteuerabzug gegebenenfalls zu korrigieren

Anwendung des elektronischen Verfahrens: Schritt für Schritt erklärt
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Einmalige Registrierung in Mein ELSTER

Voraussetzung für einen Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale ist eine Registrierung in Mein ELSTER: zur Registrierung.

Beim Schritt "Personalisierung" empfehlen wir die Auswahl "Für meine Organisation". Durch das Zertifikat ist eine eindeutige Identifikation des Arbeitgebers (Authentifizierung) gewährleistet.

Über das Zertifikat ist nachvollziehbar, welcher Arbeitgeber zu welchem Zeitpunkt welche Lohnsteuerabzugsmerkmale abgerufen hat.

Viele Arbeitgeber lassen Ihre Lohnbuchhaltung von einem Vertreter der steuerberatenden Berufe oder einem Dienstleister erledigen und die Daten von diesem direkt übermitteln. In diesen Fällen entfällt für die Arbeitgeber die Pflicht zur Authentifizierung.

Anmeldung des Arbeitnehmers

Wie erfolgt die Anmeldung des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber?

  1. Die Anmeldung der Arbeitnehmer im ELStAM-Verfahren erfolgt mit einer vom Arbeitgeber eingesetzten Software zur Lohnabrechnung oder über ElsterFormular.
  2. Der Arbeitgeber gibt bei der Anmeldung folgende Informationen mit:
    • den Tag der Geburt des Arbeitnehmers
    • die steuerliche Identifikationsnummer des Arbeitnehmers
    • ob es sich jeweils um das Hauptarbeitsverhältnis (Steuerklasse 1 bis 5) oder um ein Nebenarbeitsverhältnis (Steuerklasse 6) handelt.

Diese Informationen erhält der Arbeitgeber von seinem Arbeitnehmer.

In Fällen, in denen der elektronische Arbeitgeberabruf gesperrt ist, kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht anmelden. In diesen Fällen sollte Kontakt zum Arbeitnehmer aufgenommen werden, um den Grund der Sperre zu ermitteln. Legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, hat er diese für den Lohnsteuerabzug zu Grunde zu legen. Der Arbeitnehmer hat den Arbeitgeber über die Aufhebung der Sperre zu informieren. Anschließend kann eine Anmeldung des Arbeitnehmers im ELStAM-Verfahren erfolgen.

Dauer der Bereitstellung der ELStAM nach Anmeldung durch den Arbeitgeber

Die ELStAM werden spätestens 5 Werktage nach der Anmeldung bereitgestellt. Der Samstag gilt auch als Werktag. Wenn nach Ablauf dieser Frist eine Bereitstellung der ELStAM beziehungsweise eine Rückmeldung von Verfahrenshinweisen noch nicht erfolgt ist, haben Arbeitgeber beziehungsweise deren Datenübermittler die Möglichkeit, sich über ein Formular nach dem Verarbeitungsstand der Anmeldung zu erkundigen.

Abruf der ELStAM des Arbeitnehmers

Arbeitgeber bekommen die ELStAM ihrer angemeldeten Arbeitnehmer zum Abruf bereitgestellt. Hier sind 4 Fallgestaltungen zu unterscheiden:

  1. Bereitstellung nach Neuanmeldung der Arbeitnehmer zum Verfahrenseinstieg bei Betriebsneugründungen.
  2. Bereitstellung nach Anmeldung eines einzelnen Arbeitnehmers.
  3. Bereitstellung geänderter Lohnsteuerabzugsmerkmale einzelner Arbeitnehmer (zum Beispiel nach Änderungen, die der Arbeitnehmer veranlasst hat; z.B. Steuerklasse, Freibeträge).
    Der Arbeitgeber/Datenübermittler ist verpflichtet, die Änderungsliste zur Durchführung der entsprechenden Lohnabrechnung abzurufen. Unterstützend dazu bietet die Finanzverwaltung in Mein ELSTER einen Mitteilungsservice an, der per E-Mail über die Bereitstellung von neuen beziehungsweise geänderten ELStAM informiert.
  4. Bereitstellung der Lohnsteuerabzugsmerkmale aller Arbeitnehmer im laufenden Verfahren (zum Beispiel bei Datenverlust beim Arbeitgeber) in Form einer elektronischen Bruttoliste. Hierzu ist ein Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt erforderlich.

Zeitnahe BereitstellungMonatliche Bereitstellung von Änderungslisten bis zum 5. Werktag des Monats
Zu 1 und 2:
Anmeldung eines Arbeitnehmers

ja

Zu 3:
Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale

ja

Zu 4:
Komplettanforderung im laufenden Verfahren

ja

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer die ELStAM in der Lohnabrechnung mitzuteilen (§ 39e Absatz 5 Satz 2 EStG). Auskünfte zu den Lohnsteuerabzugsmerkmalen erteilt dem Arbeitnehmer auch das zuständige Finanzamt oder können von diesem in Mein ELSTER eingesehen werden.

In Fällen, in denen der elektronische Arbeitgeberabruf gesperrt ist, erhält der Arbeitgeber einen Hinweis, aber keine ELStAM für den entsprechenden Arbeitnehmer. Legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, hat er diese für den Lohnsteuerabzug zu verwenden.

Dauer der Bereitstellung der Änderungslisten zum Monatswechsel

Die Änderungslisten werden grundsätzlich bis zum 5. Werktag des folgenden Monats zum Abruf bereitgestellt. Der Samstag gilt auch als Werktag. Etwaige Verzögerungen werden oben auf dieser Seite in der Hinweisbox bekannt gegeben. Bitte sehen Sie in diesem Fall von einer Anfrage zum Verarbeitungsstand ab. Die Finanzverwaltung empfiehlt den Abruf der Monatslisten auch durchzuführen, wenn keine Änderungen per E-Mail mitgeteilt wurden. Hierdurch können frühzeitig etwaige technische Störungen erkannt werden. Bei Störungen kann über das Kontaktformular eine entsprechende Anfrage gestellt werden.

Technische Probleme

Wenn der Einstieg in das ELStAM-Verfahren oder die Anmeldung eines Arbeitnehmers aufgrund technischer Störungen nicht möglich ist, können für einen Übergangszeitraum von drei Monaten die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale zugrunde gelegt werden (§ 39c EStG).

Abmeldung des Arbeitnehmers

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, den Arbeitnehmer abzumelden. Die Abmeldung ist auch im Falle einer vorliegenden Arbeitgeberabrufsperre vorzunehmen, wenn der Arbeitnehmer zuvor bereits angemeldet wurde.

Härtefallregelung im ELStAM-Verfahren

Für Arbeitgeber, die nicht in der Lage sind und für die es nicht zumutbar ist, die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer elektronisch abzurufen, wird ein Ersatzverfahren angeboten (§ 39e Absatz 7 EStG). Der Antrag erfolgt über ein amtlich vorgeschriebenes Formular. Der Arbeitgeber hat in dem Antrag seine Arbeitgeber-Steuernummer, die Identifikationsnummer und den Tag der Geburt des beschäftigten Arbeitnehmers sowie die Information, ob er jeweils der Hauptarbeitgeber ist, anzugeben.

Wird dem Antrag stattgegeben, meldet das Betriebsstättenfinanzamt den betroffenen Arbeitnehmer in der Datenbank an. Der Arbeitgeber erhält die Lohnsteuerabzugsmerkmale für das aktuelle Kalenderjahr in Papierform. Der Antrag auf Gewährung der Härtefall-Regelung muss für jedes Kalenderjahr neu gestellt werden.

Der Arbeitgeber hat dem Betriebsstättenfinanzamt auch die Beendigung eines Dienstverhältnisses mitzuteilen.

Die Abwicklung in der Datenbank für die Lohnsteuerabzugsmerkmale erfolgt wie im elektronischen Verfahren. Lediglich die Lohnsteuerabzugsmerkmale und deren Änderungen werden dem Arbeitgeber schriftlich zur Verfügung gestellt.

FAQ und weitere Informationen
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Häufig gestellte Fragen zu ELStAM (FAQ)

Bei dem Frage- und Antwortkatalog (FAQ) handelt es sich lediglich um eine Orientierungshilfe. Er ist weder eine Verwaltungsanweisung, noch ein BMF-Schreiben. Die Informationen haben keine Rechts- oder Bindungswirkung. Die Entscheidung im konkreten Einzelfall bleibt immer dem zuständigen Finanzamt vorbehalten.

FAQs zu ELStAM öffnen

Dokumente und Videos

PDF-Dateien

Stand

09.06.2016

Informationen für Arbeitgeber
(Umfassende Informationen)

14.08.2017

07.03.2017

19.01.2016

Leitfaden für kleine und mittlere Arbeitgeber
(Registrierung in Mein ELSTER und Abruf der ELStAM mit ElsterFormular)

24.10.2016

Fallbeispiele
(Anmeldung und Abmeldung von Arbeitsverhältnissen sowie Wechsel zwischen Haupt- und Nebenarbeitsverhältnissen)

28.07.2017

07.03.2017

26.04.2016

06.04.2017

06.12.2013

Datenschutz
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Die Verwendung der Lohnsteuerabzugsmerkmale unterliegt strengen Zweckbindungsvorschriften. Die Übermittlung und Speicherung der Lohnsteuerdaten in der Datenbank erfolgt auf Grundlage des § 39e Einkommensteuergesetz sowie des § 139b Abgabenordnung.

Nur der aktuelle Arbeitgeber (Hauptarbeitgeber) ist zum Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale berechtigt. Hat der Arbeitnehmer mehr als einen Arbeitgeber, sind auch alle weiteren Arbeitgeber (Nebenarbeitgeber) zum Abruf der Daten berechtigt. Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses entfällt diese Berechtigung.

Arbeitnehmer können auf Antrag bei ihrem zuständigen Finanzamt konkrete Arbeitgeber für den Abruf ihrer Lohnsteuerabzugsmerkmale benennen oder ausschließen oder einen Arbeitgeberabruf insgesamt sperren (Positivliste/Teilsperrung/Vollsperrung).
Werden einem Arbeitgeber aufgrund einer Sperrung durch seinen Arbeitnehmer keine ELStAM bereitgestellt, ist er verpflichtet, den Arbeitslohn nach Steuerklasse 6 zu besteuern.

Welche Lohnsteuerabzugsmerkmale zur Übermittlung gespeichert sind und welche Arbeitgeber sie in den letzten zwei Jahren abgerufen haben, können die Arbeitnehmer jederzeit unter Mein ELSTER einsehen. Dazu ist eine Registrierung in Mein ELSTER mit der persönlichen Identifikationsnummer notwendig: zur Registrierung
Darüber hinaus ist das Finanzamt der Ansprechpartner für Auskünfte an den Arbeitnehmer zu dessen gespeicherten Lohnsteuerabzugsmerkmalen.

Datensicherheit und Zugriffsschutz

Die Übermittlung der Daten erfolgt nur mit gültiger Elster-Authentifizierung sowie Identifizierung mit der Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte.

Die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer werden von der Datenbank bei Vorliegen der nötigen Identifikationsdaten dem Arbeitgeber bereitgestellt und entsprechend protokolliert. Zu den nötigen Identifikationsdaten gehören:

  • die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte des Arbeitgebers
  • die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers
  • der Tag der Geburt des Arbeitnehmers

Die Aufbewahrungsfrist für Protokolldaten beträgt in der Regel 2 Jahre.

Begriffserklärungen (Glossar)
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Zusätzliche Erläuterungen zu den hier aufgeführten Begriffen finden Sie bei den Begriffserklärungen (Glossar).