Vorausgefüllte Steuererklärung (Steuerberater und Lohnsteuerhilfevereine)

Was ist die vorausgefüllte Steuererklärung?

Die vorausgefüllte Steuererklärung ist ein kostenloses elektronisches Serviceangebot der Steuerverwaltung. Es soll die Erstellung der Einkommensteuererklärung dadurch erleichtern, dass Ihnen oder Ihrem Mandanten die zu seiner Person bei der Steuerverwaltung gespeicherten Informationen angezeigt werden. Nach Prüfung der Daten können diese in die Felder der Einkommensteuererklärung automatisch übernommen werden. Eine Verpflichtung, die Einkommensteuererklärung elektronisch abzugeben, ist mit der Nutzung des Services jedoch nicht verbunden.

Folgende bei der Steuerverwaltung gespeicherten Daten/Belege werden Ihnen durch die vorausgefüllte Steuererklärung bereitgestellt:

  • Vom Arbeitgeber übermittelte Lohnsteuerbescheinigungen
  • Mitteilungen über den Bezug von Rentenleistungen
  • Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen
  • Vorsorgeaufwendungen (zum Beispiel Riester- oder Rürup-Verträge)
  • Lohnersatzleistungen (ab 2014)

Wie Sie wissen, stehen aufgrund der gesetzlichen Übermittlungsfristen viele Daten nicht unmittelbar am 1. Januar sondern erst ab dem 28. Februar zur Verfügung. Die Daten können folglich auch erst nach der Übermittlung Ihnen oder Ihrem Mandanten zum Abruf bereitgestellt werden.

Alle oben aufgeführten Informationen werden auf Wunsch Ihres Mandanten ab dem Veranlagungszeitraum 2012 gesammelt. Die Daten werden jeweils vier Jahre zum Datenabruf angeboten und nach Zeitablauf wieder gelöscht.

Der Abruf der Daten ist rund um die Uhr, sieben Tage die Woche und auch nach Abgabe der jeweiligen Einkommensteuererklärung wiederholt möglich. Für die Nutzung der vorausgefüllten Steuererklärung stehen Ihnen und Ihren Mandanten / Mitgliedern sowohl die Produkte der Steuerverwaltung (Mein ELSTER, ElsterFormular) als auch die Produkte kommerzieller Softwareanbieter zur Verfügung.

Sofern die Daten im Steuerformular verwendet werden sollen, können diese unverändert übernommen oder manuell per Eingabe geändert bzw. gelöscht werden. Von der Steuerverwaltung kann bei anschließender elektronischer Übermittlung nicht nachvollzogen werden, ob und in welchem Umfang abgerufene Daten verwendet oder neu eingegeben wurden. Da die Steuerverwaltung keine Kenntnis über die Anzahl und Vollständigkeit der an sie zu übermittelnden Daten hat (wie z. B. Lohnsteuerbescheinigungen von mehreren Arbeitgebern zu einem Steuerfall), bleibt es auch bei Nutzung der vorausgefüllten Steuererklärung Aufgabe von Ihnen bzw. Ihrem Mandanten / Mitglied, die Daten der Steuererklärung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen und ggf. entsprechende Änderungen und Ergänzungen vorzunehmen.

Bei der vorausgefüllten Steuererklärung handelt es sich nicht um einen Festsetzungsvorschlag, sondern um eine Informationsmöglichkeit mit zusätzlicher Ausfüllhilfe. Die Einführung der vorausgefüllten Steuererklärung wird daher nicht den Bedarf an steuerlicher Beratung verringern. Vielmehr können sich die steuerberatenden Berufe durch den Service bereits vor Erstellung der Steuererklärung über die dem Finanzamt vorliegenden Daten informieren und fehlerhafte Angaben bereits im Vorfeld durch eine Kontaktaufnahme beim Datenübermittler (z. B. Arbeitgeber, Krankenversicherung) bereinigen. Durch die Kenntnis über die bei der Steuerverwaltung vorliegenden elektronischen Daten kann nachträglicher Korrekturaufwand in der Kanzlei vermieden werden.

Berechtigungsmanagement für Steuerberater
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Der Zugang zu den Daten Ihres Mandanten bei der Steuerverwaltung ist selbstverständlich nur unter der Wahrung des Steuergeheimnisses möglich. Deshalb muss dieser Sie hierfür berechtigen.

Berechtigungsmanagement mittels Vollmachtsdatenbank

In gemeinsamen Gesprächen zwischen den Steuerberaterkammern und der Steuerverwaltung wurde das Projekt Vollmachtsdatenbank vereinbart.

Indem die Mitglieder der Steuerberaterkammern die zum jeweiligen Mandatsverhältnis gehörende Vollmacht in einer kostenpflichtigen Datenbank erfassen und die notwendigen Informationen vollelektronisch an die Steuerverwaltung übermitteln, wird Ihnen auf Basis der Vollmachtsvermutung entsprechend AEAO Nr. 1 zu § 80 Zugang zu den Daten der Mandanten ohne erneute Zustimmung des Mandanten gewährt.

Zu diesem Thema erging am 10. Oktober 2013 ein entsprechendes BMF-Schreiben, mit dem das Muster der Vollmacht veröffentlicht wurde.

Anwendung der Vollmachtsdatenbank in der ersten Stufe

Die von den Steuerberaterkammern über einen IT-Dienstleister eingerichtete Vollmachtsdatenbank wird von den teilnehmenden Steuerberatern zunächst mit Vollmachtsinformationen ihrer Mandanten bestückt. Die Datenbank sendet die entsprechenden Informationen danach an die Steuerverwaltung. Daraufhin erhalten die entsprechenden Mandanten ein Informationsschreiben, in dem ihnen mitgeteilt wird, dass die jeweilige Kanzlei die Bevollmächtigung zum Datenabruf gegenüber der Steuerverwaltung angezeigt hat und sie der Erteilung der Berechtigung bis zu der datierten Frist widersprechen können.

Unter Berücksichtigung der im Schreiben angegebenen Frist sowie Post- und Prozesslaufzeiten erhalten Sie bei Ausbleiben des Widerspruchs am 36. Kalendertag nach Übermittlung der Vollmachtsdaten an ELSTER Zugriff auf die Daten Ihres jeweiligen Mandanten. Sollte Ihr Mandant erstmalig an der vorausgefüllten Steuererklärung teilnehmen, können Ihnen seine Daten frühestens am 37. Kalendertag bereitgestellt werden. Diese zeitliche Verzögerung tritt immer bei Übermittlung neuer Mandatsverhältnisse auf. In der finalen Realisierung über eine zentrale Vollmachtsverwaltung der Steuerverwaltung wird aber sowohl das Informationsschreiben, als auch die Wartefrist entfallen. Der Einsatz dieser Stufe ist ab 2016 geplant.

Sollte Ihr Mandant in der Widerspruchszeit dem Zugriff durch Sie widersprechen oder ein Brief als unzustellbar an die Steuerverwaltung zurückgesandt werden, bleibt die Erteilung der Berechtigung folgerichtig aus.

Nutzung der vorausgefüllten Steuererklärung ohne Anwendung der Vollmachtsdatenbank

Sofern Sie nicht an der Vollmachtsdatenbank teilnehmen, können Sie natürlich dennoch den Service der vorausgefüllten Steuererklärung nutzen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie mit Ihrer Organisationssteuernummer in Verbindung mit einem Sicherheitsstick oder einer Signaturkarte in Mein ELSTER registriert sind. Hier können Sie sich seit Januar 2014 für den Datenabruf für sich und Ihre Mandanten anmelden. Die Anmeldung zum Datenabruf führen Sie in Ihrem Mein ELSTER Benutzerkonto, mit ElsterFormular oder mit kommerzieller Software durch.

Sofern Ihr Mandant ein eigenes Konto in Mein ELSTER besitzt, kann dieser Vorgang vollelektronisch erfolgen. Ihr Mandant wird in diesem Fall über Ihren Antrag in seinem Mein ELSTER Benutzerkonto informiert und um Zustimmung gebeten. Voraussetzung hierfür ist, dass sich Ihr Mandant mit seiner Identifikationsnummer registriert hat. Sofern Ihr Mandant die Login-Option Zertifikatsdatei gewählt hat, benötigt er noch einen Abrufcode. Der Mandant kann diesen Abrufcode direkt in seinem Mein ELSTER Benutzerkonto beantragen. Die Übersendung des Abrufcodes per Post erfolgt binnen weniger Tage - kann im Einzelfall aber auch bis zu zwei Wochen dauern. Bitte weisen Sie Ihren Mandanten darauf hin, in der Zwischenzeit keinen weiteren Abrufcode zu beantragen, da hierdurch der Abrufcode ungültig wird, der sich bereits auf dem Postweg befindet. Bei den übrigen Login-Optionen ist kein Abrufcode erforderlich.

Wenn Ihr Mandant keinen eigenen Zugang zu Mein ELSTER besitzt (oder die weiteren oben genannten Voraussetzungen nicht erfüllt), erhält er einen Brief per Post, in dem er über Ihren Antrag informiert wird. Dieser Brief enthält auch den sogenannten Freischaltcode mit dem Hinweis, dass dieser an Sie als Antragsteller weiterzugeben ist. Mit diesem Freischaltcode können Sie sich dann für den Abruf der Daten Ihres Mandanten freischalten. Wenn die Freischaltung nicht innerhalb von 90 Tagen erfolgt, muss von Ihnen ein neuer Berechtigungsantrag für den Mandanten gestellt werden. Dem Mandanten wir daraufhin ein neuer Freischaltcode zugesendet.

Erlaubte Anzahl von Datenabrufer zu Dateninhaber-Beziehungen

Es existiert eine Beschränkung hinsichtlich der möglichen Anzahl an Anträgen pro Datenabrufer für Dateninhaber. Keine Einschränkung existiert für die andere Richtung der Beziehung, d. h. Belege eines Dateninhabers können von einer unbeschränkten Anzahl von Datenabrufern abgerufen werden.

Registrierungsmerkmal des DatenabrufersArt des Loginsmaximale Anzahl Anträge von Datenabrufer für Dateninhaber
IdentifikationsnummerZertifikatsdatei20
IdentifikationsnummerSicherheitsstick20
IdentifikationsnummerSignaturkarte20
OrganisationsregistrierungZertifikatsdateinicht unterstützt
OrganisationsregistrierungSicherheitsstickunbeschränkt
OrganisationsregistrierungSignaturkarteunbeschränkt
Berechtigungsmanagement für Lohnsteuerhilfevereine
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Voraussetzung für die Nutzung der vorausgefüllten Steuererklärung ist, dass Sie mit Ihrem Organisationszertifikat in Mein ELSTER registriert sind. Hierzu ist die Registrierung mit Sicherheitsstick oder Signaturkarte notwendig. Hier können Sie sich seit Januar 2014 für den Abruf Ihrer eigenen Daten oder der Daten Ihres Mitglieds anmelden. Die Anmeldung zum Datenabruf führen Sie in Mein ELSTER, mit ElsterFormular oder mit kommerzieller Software durch.

Bei dezentral organisierten Lohnsteuerhilfevereinen wird folgende Vorgehensweise angeregt: Der Verein registriert sich mit seiner Organisations-Steuernummer pro Beratungsstelle mit einem Sicherheitsstick. Er gibt dann die registrierten Sicherheitssticks an die Beratungsstellen aus. Dadurch hat der Verein die Möglichkeit, über Benutzername und Sicherheitsabfrage den Sicherheitsstick bei Verlust zu sperren.
Der Zugriff der Mitarbeiter in der Beratungsstelle sollte dann über die eingesetzte Steuersoftware koordiniert werden.
Bei zentral organisierten Lohnsteuerhilfevereinen wird folgende Vorgehensweise empfohlen: Eine Registrierung sollte durch das Rechenzentrum mit der Organisations-Steuernummer des Vereins erfolgen. Das Rechenzentrum verteilt dann die Belegdaten auf die Beratungsstellen. Verantwortlich für den durchgeführten Datenabruf, auch bei dezentraler Datenhaltung, ist der Vereinsvorstand.

Der Zugang zu den Daten Ihres Mitglieds ist selbstverständlich nur unter der Wahrung des Steuergeheimnisses möglich. Deshalb müssen Sie hierfür durch das Mitglied berechtigt werden. Sie können bereits jetzt den erforderlichen Antrag auf Abholung der Daten Ihres Mitglieds in Mein ELSTER, mit ElsterFormular oder mit kommerzieller Software stellen. Dieser Antrag muss anschließend durch Ihr Mitglied genehmigt werden.

Sofern Ihr Mitglied ein eigenes Konto in Mein ELSTER besitzt, kann dieser Vorgang vollelektronisch erfolgen. Ihr Mitglied wird in diesem Fall über Ihren Antrag in seinem Mein ELSTER Benutzerkonto informiert und um Zustimmung gebeten. Voraussetzung hierfür ist, dass sich Ihr Mitglied mit seiner Identifikationsnummer registriert hat. Sofern Ihr Mitglied die Login-Option Zertifikatsdatei gewählt hat, benötigt es noch einen Abrufcode. Das Mitglied kann diesen Abrufcode direkt in seinem Mein ELSTER Benutzerkonto beantragen. Die Übersendung des Abrufcodes per Post erfolgt binnen weniger Tage - kann im Einzelfall aber auch bis zu zwei Wochen dauern. Bitte weisen Sie Ihr Mitglied darauf hin, in der Zwischenzeit keinen weiteren Abrufcode zu beantragen, da hierdurch der Abrufcode ungültig wird, der sich bereits auf dem Postweg befindet. Bei den übrigen Login-Optionen ist kein Abrufcode erforderlich.

Wenn Ihr Mitglied keinen eigenen Zugang zu Mein ELSTER besitzt (oder die weiteren o. g. Voraussetzungen nicht erfüllt), erhält es einen Brief per Post, in dem es über Ihren Antrag informiert wird. Dieser Brief enthält auch den sogenannten Freischaltcode mit dem Hinweis, dass dieser an Sie als Antragsteller weiterzugeben ist. Mit diesem Freischaltcode können Sie sich dann für den Abruf der Daten Ihres Mitgliedes freischalten. Wenn die Freischaltung nicht innerhalb von 90 Tagen erfolgt, muss von Ihnen ein neuer Berechtigungsantrag für das Mitglied gestellt werden. Dem Mitglied wir daraufhin ein neuer Freischaltcode zugesendet.

Sicherheit
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Die Leistungen von ELSTER werden in einer nach ISO 27001 auf Basis der IT-Grundschutz-Kataloge des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik zertifizierten eigenen IT-Infrastruktur erbracht. Mit der Zertifizierung wird dokumentiert, dass für die zur Ver­fügung gestellten Dienste der IT-Grundschutz nach ISO 27001 vollständig implementiert wurde. Die Gewährung der IT-Sicherheit ist ein essentieller Bestandteil der Ziele der Steuerverwaltung.

Ihre Daten übertragen Sie über das Internet. Zum Schutz des Steuergeheimnisses werden die Steuerdaten verschlüsselt von Ihrem PC an die Steuerverwaltung übermittelt. Nähere Informationen finden Sie hier.