Hilfe

Elektronische Lohnsteuerkarte (ELStAM)

Allgemeine Fragen
zuklappenmit Enter bzw. Leertaste

Wie lange sind die Bescheinigungen nach § 39 Abs. 3 EStG (z.B. für Saisonarbeiter ohne IdNr.) gültig?

Die Bescheinigungen nach § 39 Abs. 3 EStG müssen jährlich vom Arbeitnehmer/Arbeitgeber neu beantragt werden.

Wie wird verfahren, wenn beim selben Arbeitgeber für einen Arbeitnehmer die Lohnabrechnung unter mehreren Personalnummern erfolgt ist?

Ein Arbeitnehmer kann nur ein Arbeitsverhältnis bei einem Arbeitgeber haben. Werden vom Arbeitgeber sowohl Bezüge aus früheren Beschäftigungsverhältnissen als auch Bezüge aus dem aktuellen Beschäftigungsverhältnis gezahlt (z.B. Betriebsrentner mit einem zusätzlichen aktiven Arbeitsverhältnis), handelt es sich steuerrechtlich um ein Arbeitsverhältnis, welches zwingend einheitlich abgerechnet werden muss. Soweit ein Arbeitgeber bisher für einen Arbeitnehmer unter mehreren Personalnummern mit verschiedenen Steuerklassen Lohnabrechnungen vorgenommen hat, darf diese Praxis fortgeführt werden. Der zweite Bezug muss dann aber mit Steuerklasse VI versteuert werden. Ein Abruf der ELStAM ist dazu weder erforderlich noch möglich. Die Möglichkeit zur Berücksichtigung eines Hinzurechnungsbetrags (Nichtausschöpfung des Grundfreibetrags im ersten Beschäftigungsverhältnis) besteht in diesen Fällen nicht.

Erhält der Arbeitgeber zu jedem Jahreswechsel automatisch ELStAM?

Die ELStAM werden dem Arbeitgeber nur mitgeteilt, wenn sich Änderungen an den Daten ergeben haben. Diese Änderungen werden dem Arbeitgeber unabhängig vom Jahreswechsel mitgeteilt, z.B. bei einem Steuerklassenwechsel im Laufe eines Jahres. Zum Jahreswechsel werden nur ELStAM bereitgestellt, wenn sie erstmals anzuwenden sind oder zum 01.01. des neuen Jahres geändert werden. Dieses gilt z.B. bei

  • Steuerklassenänderung wegen dauernder Trennung,
  • Wegfall Kinderfreibetrag wegen Volljährigkeit,
  • erstmaliger oder geänderter Berücksichtigung eines Freibetrags wg. Werbungskosten.
Steuerliche Identifikationsnummer
zuklappenmit Enter bzw. Leertaste

Wie erhält der Arbeitgeber die für den ELStAM-Abruf erforderliche IdNr. des Arbeitnehmers?

Die IdNr. kann der Arbeitgeber ausschließlich vom Arbeitnehmer erhalten. Eine Anforderung der IdNr. durch den Arbeitgeber (z.B. beim Finanzamt) ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht möglich.

Was muss der Arbeitgeber tun, wenn der Arbeitnehmer seine vorhandene IdNr. nicht mitteilen möchte?

Wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine IdNr. nicht mitteilt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Steuerklasse VI anzuwenden, da er ohne IdNr. die ELStAM nicht abrufen kann. Der Arbeitgeber ist nicht berechtigt, die IdNr. des Arbeitnehmers beim Finanzamt zu erfragen. Die Weigerung zur Herausgabe der IdNr. und die Anwendung der Steuerklasse VI ist zu dokumentieren, darüber hinaus besteht keine gesonderte Aufzeichnungspflicht im Lohnkonto.

Was muss der Arbeitgeber tun, wenn ein unbeschränkt steuerpflichtiger Arbeitnehmer keine IdNr. erhalten hat oder ihm diese nicht bekannt ist?

Der Arbeitgeber ist für eine fehlende IdNr. des Arbeitnehmers nicht verantwortlich. Der Arbeitnehmer muss die IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern oder beim Finanzamt erfragen. Fehlt die IdNr. ohne Verschulden des Arbeitnehmers, kann der Arbeitgeber bis zu drei Monate die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale anwenden. Der Arbeitnehmer hat nachzuweisen, dass er die Verzögerung der Vorlage der IdNr. nicht zu vertreten hat. Der Arbeitgeber muss diesen Sachverhalt im Lohnkonto dokumentieren. Alternativ kann der Arbeitnehmer eine durch das Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug (§ 39e Abs. 8 EStG) vorlegen.

Was muss der Arbeitgeber tun, wenn für den Arbeitnehmer keine IdNr. vergeben wurde?

Für alle Bürger, die in Deutschland gemeldet sind, wurde eine IdNr. vergeben. Im Falle eines Zuzugs aus dem Ausland ist deshalb zur Vergabe einer IdNr. die Anmeldung bei der Meldebehörde zwingend erforderlich. Ist dem unbeschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmer keine IdNr. zugeteilt worden, stellt das Wohnsitzfinanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus (§ 39e Abs. 8 EStG). Auch für Bürger, die nicht in Deutschland meldepflichtig sind, die aber aufgrund eines konkreten steuerlichen Anlasses eine IdNr. benötigten (z.B. Grenzpendler), wird durch das zuständige Finanzamt eine IdNr vergeben, mit der erst künftig am ELStAM-Verfahren teilgenommen werden kann. Bis dahin erhalten diese Arbeitnehmer vom zuständigen Betriebsstättenfinanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug (§ 39 Abs. 3 EStG) mit den zutreffenden Lohnsteuerabzugsmerkmalen.

Was ist eine steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.)?

Die steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.) – umgangssprachlich auch als Steuer-ID 7 bezeichnet – ist eine bundeseinheitliche, eindeutige ein und lebenslang gültige steuerliche Identifikationsnummer von in Deutschland lebenden Personen. Sie dient ausschließlich steuerlichen Zwecken und findet ihre gesetzliche Grundlage in §§ 139a, 139b der Abgabenordnung.

ELStAM
zuklappenmit Enter bzw. Leertaste

Welche Daten umfassen die ELStAM?

ELStAM steht für Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale. Dabei handelt es sich um die Angaben, die früher auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte standen:

  • Steuerklasse,
  • Faktor (bei Steuerklasse IV),
  • Kirchensteuermerkmal, - ggf. Kirchensteuermerkmal des Ehegatten bzw. Lebenspartners,
  • Zahl der Kinderfreibeträge,
  • Frei- und Hinzurechnungsbetrag.

In späteren Ausbaustufen werden hinzukommen:

  • auf Antrag des Arbeitnehmers die Höhe der privaten Krankenversicherungs- und PflegePflichtversicherungsbeiträge für die Dauer von zwölf Monaten
  • auf Antrag des Arbeitnehmers oder Arbeitgebers die Mitteilung über nach DBA steuerfreien Arbeitslohn

Welche Religionen werden von der ELStAM erfasst?

Dies hängt davon ab, in welchem Bundesland die lohnsteuerliche Betriebsstätte des Arbeitgebers liegt. Es werden dem Arbeitgeber stets nur Kirchensteuerabzugsmerkmale bereitgestellt, wenn für die Religionsgemeinschaft im Bundesland, in dem der Arbeitgeber ansässig ist, Kirchensteuer erhoben wird.

Wie schnell werden dem Arbeitgeber nach der Anmeldung eines Arbeitnehmers die ELStAM zum Abruf bereitgestellt?

Die ELStAM werden dem Arbeitgeber spätestens 5 Werktage nach der Anmeldung bereitgestellt. Der Samstag gilt auch als Werktag. Wenn nach Ablauf dieser Frist eine Bereitstellung der ELStAM oder eine Rückmeldung von Verfahrenshinweisen noch nicht erfolgt ist, haben Arbeitgeber beziehungsweise deren Datenübermittler die Möglichkeit, sich über ein Kontaktformular nach dem Verarbeitungsstand der Anmeldung zu erkundigen.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet zu prüfen, ob die ELStAM korrekt sind?

Nein, der Arbeitgeber ist an die mitgeteilten ELStAM gebunden. Sollten die ELStAM unzutreffend sein, können diese nur auf Antrag des Arbeitnehmers durch das Finanzamt geändert werden. Auf die Anzeigepflicht des Arbeitgebers gegenüber dem Betriebsstättenfinanzamt 8 § 41c Abs. 4 EStG wird hingewiesen.

Der Arbeitnehmer ist verstorben. Bekommt der Arbeitgeber dies durch die ELStAM-Datenbank mitgeteilt?

Nein, der Arbeitgeber erhält bis zum Zeitpunkt des Todes die ELStAM des Arbeitnehmers. Danach erhält der Arbeitgeber bei Abruf der nächsten Änderungsliste einen Verfahrenshinweis, der ihn informiert, dass keine Abrufberechtigung mehr besteht. Aus dem Text dieses Hinweises kann aus Gründen des Datenschutzes kein Rückschluss auf den Tod des Arbeitnehmers gezogen werden.

Wie schnell werden geänderte ELStAM bereitgestellt?

Alle Änderungen, die sich innerhalb eines Kalendermonats ergeben, werden in einer Änderungsliste am letzten Werktag des Monats nach 24 Uhr von der ELStAM-Datenbank zusammengefasst und dem Arbeitgeber im Regelfall bis zum 5. Werktag des Folgemonats zum Abruf bereitgestellt. Der Samstag gilt auch als Werktag. Wenn nach Ablauf dieser Frist eine Bereitstellung der ELStAM oder eine Rückmeldung von Verfahrenshinweisen noch nicht erfolgt ist, haben Arbeitgeber beziehungsweise deren Datenübermittler die Möglichkeit, sich über ein Kontaktformular nach dem Verarbeitungsstand der Änderungsliste zu erkundigen. Ändern sich im Laufe eines Kalendermonats die ELStAM eines Arbeitnehmers mehrfach, wird nur eine Änderungsliste erzeugt, in der dann aber mehrere Datensätze zum Arbeitnehmer enthalten sind.

Wie ist bei einem Komplettverlust der ELStAM-Daten zu verfahren?

Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, eine sogenannte Brutto-Liste zu beantragen, die alle notwendigen ELStAM-Daten enthält. Diese Liste wird grundsätzlich elektronisch bereitgestellt. Der Abruf der Brutto-Liste muss mit dem gleichen Zertifikat erfolgen, mit dem der Arbeitgeber die Arbeitnehmer angemeldet hatte. Die Brutto-Liste kann ausschließlich beim Betriebsstättenfinanzamt beantragt werden.

Werde ich über bereitgestellte Änderungslisten informiert?

Änderungslisten führen zu einer E-Mail Benachrichtigung beim Arbeitgeber/Datenübermittler. Eine E-Mail-Benachrichtigung wird für eine monatliche Änderungsliste erstellt, wenn diese tatsächlich eine Änderung für mindestens einen Arbeitnehmer enthält und der Arbeitgeber/Datenübermittler den Benachrichtigungsservice nicht deaktiviert hat. Diese E-Mail Anforderung/Unterbindung lässt sich durch einen entsprechenden Eintrag in Mein ELSTER unter „E-Mail Benachrichtigung für Postfachnachrichten bezüglich Änderungslisten“ steuern.

Anmeldung eines Arbeitnehmers
zuklappenmit Enter bzw. Leertaste

Kann sich ein Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber anmelden, wenn der bisherige 9 Hauptarbeitgeber das von ihm angemeldete Arbeitsverhältnis noch nicht abgemeldet hat?

Ja, grundsätzlich erhält immer der zuletzt anmeldende Arbeitgeber die Eigenschaft des Hauptarbeitgebers. Der vorherige Arbeitgeber wird durch die Anmeldung des neuen Hauptarbeitgebers automatisch zum Nebenarbeitgeber. Wenn sich der neue Arbeitgeber innerhalb von sechs Wochen (Kulanzfrist) nach dem Datum, ab dem die ELStAM geliefert werden sollen (Referenzdatum), als Hauptarbeitgeber anmeldet, erhält er die ELStAM mit Steuerklasse I-V rückwirkend zum Referenzdatum. Bei Anmeldung nach Ablauf der Kulanzfrist erhält der neue Hauptarbeitgeber die ELStAM mit Steuerklasse I – V erst ab dem Tag des Eingangs der Anmeldung bei ELStAM. Für den Zeitraum zwischen dem Referenzdatum und dem Datum des Dateneingangs werden dem Arbeitgeber keine ELStAM bereitgestellt. Für diesen Zeitraum hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI einzubehalten.

Der Arbeitnehmer kann dem Arbeitgeber zwar die IdNr. aber nicht den Tag der Geburt mitteilen. Können trotzdem ELStAM abgerufen werden?

Nein, eine IdNr. wurde nur vergeben, wenn offizielle Dokumente mit Ausweis des Geburtsdatums (z.B. Personalausweis) vorliegen. Eine Anmeldung des Arbeitnehmers in der ELStAM-Datenbank kann nur mit dem dort ausgewiesenen Datum erfolgen. Dies kann ggf. auch ein nur teilweise bekanntes oder vollständig unbekanntes Geburtsdatum sein, z.B. 00.MM.JJJJ, wenn der Tag der Geburt nicht genau feststeht.

Der neue Hauptarbeitgeber meldet den Arbeitnehmer verspätet an und der vorherige Hauptarbeitgeber hat den Arbeitnehmer noch nicht abgemeldet. Für welchen Monat bekommt der neue Arbeitgeber die familiengerechten ELStAM mitgeteilt?

Wenn der neue Arbeitgeber den Arbeitnehmer innerhalb von sechs Wochen nach dem Datum, ab dem die ELStAM geliefert werden sollen (Referenzdatum), als Hauptarbeitgeber anmeldet, erhält er die familiengerechten ELStAM rückwirkend zum Referenzdatum. Bei einer späteren Anmeldung erhält der aktuelle Hauptarbeitgeber die familiengerechten ELStAM erst ab dem Tag der Anmeldung. Bis dahin hat er die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI einzubehalten. Der vorherige Arbeitgeber wird in beiden Fällen mit der Anmeldung des neuen Hauptarbeitgebers automatisch zum Nebenarbeitgeber.

Muss ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer auch dann anmelden, wenn dessen Lohn nach Steuerklasse VI (Nebenarbeitsverhältnis) abgerechnet werden soll?

Ja, die ELStAM müssen für alle Arbeitsverhältnisse abgerufen werden, deren Arbeitslohn individuell lohnversteuert werden soll. Deshalb sind auch alle Arbeitsverhältnisse aus einer Nebenbeschäftigung eines Arbeitnehmers anzumelden. Dies ist insbesondere für die korrekte Ermittlung der Kirchensteuer erforderlich. Ausgenommen davon sind geringfügig Beschäftigte (sog. Minijobber) oder nach anderen Vorschriften pauschal lohnversteuerte Arbeitnehmer.

Was passiert, wenn ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer doppelt/mehrfach anmeldet?

Der Arbeitgeber kann einen Arbeitnehmer zeitgleich nur einmal in der ELStAM-Datenbank anmelden. Die zweite und weitere Anmeldung wird mit einem Verfahrenshinweis zurückgewiesen. Außerdem dürfen die Anmeldelisten keine IdNr. doppelt/mehrfach enthalten, da dies ansonsten bei der Anmeldung zu einer Abweisung der gesamten Anmeldeliste führt. Die verursachenden IdNr. werden im Verfahrenshinweis explizit benannt.

Wie kann ein Arbeitgeber eine fälschliche Anmeldung eines Arbeitnehmers wieder zurücknehmen?

Es gibt keine spezielle Korrekturfunktion. Um eine fälschliche Anmeldung eines Arbeitsverhältnisses zu korrigieren, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf den Tag des bei der Anmeldung verwendeten Referenzdatums wieder abmelden.

Wie muss ich meinen Arbeitnehmer bei Einmalzahlung anmelden, wenn er bereits ausgeschieden ist?

Grundsätzlich ist für die Besteuerung der letzte Tag des Monats maßgeblich, in dem die Zahlung erfolgt, wenn es sich um einen sonstigen Bezug nach Austritt handelt (R 39b.6 Abs. 3 LStR). Aus Vereinfachungsgründen ist die Anmeldung auch zum 01. des Monats und die Abmeldung zum letzten des Monats der Zahlung zulässig. Dabei ist zu beachten, dass – soweit der Arbeitnehmer den Arbeitgeber für die Zahlung des sonstigen Bezugs nicht ausdrücklich als Hauptarbeitgeber bestimmt hat - die Anmeldung als Nebenarbeitgeber vorzunehmen ist. Der Lohnsteuerabzug muss in diesem Fall nach Steuerklasse VI erfolgen.

Die Anmeldung eines Arbeitnehmers wird mit dem Hinweis, dass der Arbeitgeber keine Anmeldeberechtigung hat, zurückgewiesen. Was ist zu beachten?

Der Lohnsteuerabzug ist nach Steuerklasse VI durchzuführen, wenn der Arbeitnehmer eine Zugriffsbeschränkung für Arbeitgeber (Abrufsperre) beantragt hat (§ 39e Abs. 6 Satz 8 EStG). Legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine von der Finanzverwaltung ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, sind die darauf eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale anzuwenden.

Die Anmeldung eines Arbeitnehmers wird mit dem Hinweis, dass der Arbeitgeber keine Anmeldeberechtigung hat, zurückgewiesen. Wann kann ich den Arbeitnehmer in der ELStAMDatenbank anmelden?

Erfolgte die Sperrung der ELStAM vor dem erstmaligen Abruf durch den Arbeitgeber, hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Aufhebung der Sperrung mitzuteilen. Dazu kann der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber ein Informationsschreiben seines Wohnsitzfinanzamts über die Aufhebung der Sperrung aushändigen. Aufgrund dieser Mitteilung hat der Arbeitgeber den beschäftigten Arbeitnehmer erstmalig in der ELStAM-Datenbank anzumelden und die entsprechenden ELStAM abzurufen.

Der Arbeitgeber meldet sich versehentlich als Hauptarbeitgeber im ELStAM-Verfahren an, obwohl er nur Nebenarbeitgeber ist und bekommt die Steuerklasse I-V übermittelt. Wie kann die fehlerhafte Anmeldung korrigiert werden?

Es gibt keine spezielle Korrekturfunktion. Um eine entsprechende fälschliche Anmeldung eines Hauptarbeitsverhältnisses zu korrigieren, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf den Tag des bei der Anmeldung verwendeten Referenzdatums (refDatumAG) wieder abmelden und anschließend die Anmeldung eines Nebenarbeitsverhältnisses vornehmen. Auch der zutreffende aktuelle Hauptarbeitgeber muss tätig werden. Er hat den Arbeitnehmer unter Berücksichtigung des neu mitgeteilten Referenzdatums rückwirkend abzumelden und eine erneute Anmeldung mit den richtigen Daten als Hauptarbeitgeber vorzunehmen. Ohne vorherige Abmeldung durch den falschen Hauptarbeitgeber ist eine rückwirkende Anmeldung des aktuellen 11 Hauptarbeitgebers nur innerhalb der Sechs-Wochen-Frist (sogenannte Kulanzfrist) möglich. Wird diese Frist überschritten, erhält er bei der Neuanmeldung die ELStAM erst mit Gültigkeit ab Dateneingang der Anmeldung bei der ELStAM-Datenbank. Weitere Informationen dazu im Dokument Fallbeispiele.

Kann der Arbeitgeber die ELStAM für bestimmte Arbeitnehmer-Gruppen (zum Beispiel Geschäftsführung) getrennt von den ELStAM der übrigen Arbeitnehmer abrufen?

Grundsätzlich erhält ein Arbeitgeber nur eine Änderungsliste für alle Arbeitnehmer. Möchte der Arbeitgeber den Arbeitslohn für eine bestimmte Arbeitnehmer-Gruppe (zum Beispiel Geschäftsführung) getrennt von den übrigen Arbeitnehmern abrechnen, müssen bei der Anmeldung der Arbeitnehmer unterschiedliche Zertifikate (zum Beispiel ein persönliches und ein Organisationszertifikat) verwendet werden. Durch Verwendung der unterschiedlichen Zertifikate wird die Erstellung von separaten Änderungslisten für jede Arbeitnehmer-Gruppe des Arbeitgebers erreicht. Die Verwendung mehrerer unter einer StNr. beantragter Organisationszertifikate führt nicht zu getrennten Änderungslisten. Weitere Informationen dazu im Dokument Getrennte Lohnabrechnung bei einem Arbeitgeber.

ELStAM-Abruf
zuklappenmit Enter bzw. Leertaste

Wen kann der Arbeitgeber kontaktieren, falls der ELStAM-Abruf nicht richtig funktioniert oder Fragen zum Datensatz bestehen?

Ansprechpartner für alle inhaltlichen Fragen ist das zuständige Finanzamt. Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte zunächst an Ihren Softwarehersteller/ Dienstleister. Wenn nach einer Frist von fünf Werktagen nach Übermittlung eine Bereitstellung der ELStAM beziehungsweise eine Rückmeldung von Verfahrenshinweisen noch nicht erfolgt ist, verwenden Sie für Ihre Nachfrage bitte das ELStAM-Kontaktformular.

Wie lange und wie oft kann der Arbeitgeber die Änderungslisten abrufen?

Der Abruf ist jederzeit (auch mehrfach) möglich. Die Änderungslisten sind nummerisch nach dem jeweiligen Monat (01 – 12) gekennzeichnet und werden bis zum 28.2. des Folgejahres vorgehalten.

Ab wann kann ein Arbeitgeber die ELStAM des Arbeitnehmers abrufen?

Eine Anmeldung des Arbeitnehmers ist frühestens ab dem Tag des Beschäftigungsbeginns möglich. Mit der Anmeldebestätigungsliste werden die ELStAM zum gewählten Referenzdatum (regelmäßig das Datum des Beschäftigungsbeginns) übermittelt. Eine frühere Anmeldung ist unzulässig und wird mit dem Verfahrenshinweis „Keine Anmeldung vor Beschäftigungsbeginn“ zurückgewiesen. Es ist zu beachten, dass bei einem Arbeitnehmer, der ggf. zuvor im Ausland gelebt hat, eine Anmeldung nicht vor dem Beginn der Meldepflicht erfolgen kann.

Die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte hat sich geändert. Sind nach einem Steuernummernwechsel Handlungen auf Seiten des Arbeitgebers erforderlich?

Ja, nach einer Änderung der Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte muss der Arbeitgeber tätig werden.

Es gelten insoweit folgende Grundsätze:

  • Es wird immer die Arbeitgebersteuernummer in einer Änderungsliste zurückgeliefert, die im ELStAM-Verfahren verwendet wird.
  • Ist dem ELStAM-Verfahren eine aktuelle Arbeitgebersteuernummer bekannt und wird diese nicht verwendet, dann wird die aktuelle Arbeitgebersteuernummer in einem Steuernummernhinweis (Verfahrenshinweis 551000009) zurückgeliefert.
  • Nach einem Wechsel der Steuernummer sollte spätestens nach Erhalt des Steuernummernhinweises in der auf den Steuernummernwechsel folgenden Monatsliste eine An-, Ab- oder Ummeldung für mindestens einen Arbeitnehmer mit der neuen Arbeitgebersteuernummer erfolgen, damit der Steuernummernhinweis nicht mehr übermittelt wird.
  • Bei besonderen Wechselkonstellationen (z.B. Rechtsformwechsel, Aktenabgaben in ein anderes Bundesland, technische Abgabegründe) ist eine Abmeldung aller Arbeitnehmer und erneute Anmeldung aller Arbeitnehmer erforderlich.

Ausführliche Informationen und detaillierte Handlungsempfehlungen sind im Leitfaden für Arbeitgeber zum Steuernummernwechsel dargestellt.

Der Arbeitgeber möchte einen anderen Steuerberater/Datenübermittler mit der Lohnabrechnung beauftragen. Wie kann der Datenübermittlerwechsel durchgeführt werden?

Der neue Datenübermittler hat die Möglichkeit eine Ummeldung (Datenübermittlerwechsel) durchzuführen. Bei der Ummeldung sollte der neue Datenübermittler die IdNr. zu allen aktiven Arbeitsverhältnissen des betreffenden Arbeitgebers berücksichtigen. Als Referenzdatum kann bei der Ummeldung nur ein Wert zwischen dem 01. des aktuellen Monats und dem 01. des Folgemonats (jeweils einschließlich des genannten Tages) bezogen auf den Tag der Ummeldung verwendet werden. Die Ummeldung sollte erst dann erfolgen, wenn der bisherige Datenübermittler alle noch ausstehenden Änderungslisten abgerufen hat. Der neue Datenübermittler erhält eine Ummeldebestätigungsliste mit ab dem bei der Ummeldung gewählten Referenzdatum gültigen ELStAM. Der alte Datenübermittler erhält mit der nächsten Monatsliste den Hinweis, dass er nicht mehr abrufberechtigt ist.

Alternativ kann der alte Steuerberater/Datenübermittler die Arbeitnehmer auch ab- und der neue Datenübermittler die Arbeitsverhältnisse neu anmelden. Dabei erhält der alte Datenübermittler eine Abmeldebestätigungsliste und der neue eine Anmeldebestätigungsliste.

Die Lohnzahlung erfolgt nachschüssig (Ende des Monats). Liegen dem Arbeitgeber Änderungen der ELStAM, die sich im Monat vor der Lohnzahlung ergeben haben, für die Lohnabrechnung vor?

Grundsätzlich erhält der Arbeitgeber die geänderten ELStAM in der am Anfang des Folgemonats bereitgestellten Änderungsliste. Änderungen, die sich im Monat vor der Lohnzahlung ergeben haben, liegen nachschüssig zahlenden Arbeitgebern daher für die Lohnabrechnung vor.

Beispiel:
Der Arbeitnehmer beantragt im Februar einen Freibetrag. Dieser gilt ab dem 01. des Folgemonats März. In der nächsten Änderungsliste des Arbeitgebers (Anfang März) sind die geänderten ELStAM mit Gültigkeit 01. März bereits enthalten. Somit kann der Arbeitgeber den Freibetrag bei der Lohnabrechnung für März berücksichtigen. Gleiches gilt für einen Steuerklassenwechsel bei Ehegatten, der ebenfalls erst ab dem Folgemonat wirksam ist (abweichend dazu gilt die erstmalige Bestimmung der Steuerklassen nach Eheschließung ab dem 01. des Monats der Eheschließung).

Die Lohnzahlung erfolgt vorschüssig (Anfang des laufenden Monats). Liegen dem Arbeitgeber Änderungen der ELStAM, die sich im Monat vor der Lohnzahlung ergeben haben, für die Lohnabrechnung vor?

Nein, die Änderungen können bei vorschüssiger Zahlung nicht berücksichtigt werden. Dem Arbeitgeber liegen die aktuellen Änderungen der ELStAM für den betroffenen Monat (z.B. für Februar, gültig ab 01. März) bei Lohnzahlung (Anfang März für den Monat März) noch nicht vor. Insbesondere weil die Lohnabrechnung für die Auszahlung Anfang März bereits ca. Mitte Februar erfolgt. Liegen geänderte ELStAM in der nächsten Änderungsliste mit Wirkung für den vorschüssig abgerechneten Monat vor, kann eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs erfolgen. In den Änderungslisten für die Monate Oktober und November werden bereits Änderungen mit Wirkung ab dem 01.01.des Folgejahres mitgeliefert und können daher für die JanuarAbrechnung berücksichtigt werden (z.B. neuer Freibetrag ab Januar wird im Oktober des Vorjahres beantragt).

Ausführliche Informationen dazu in den Hinweisen zu Arbeitgebern mit vorschüssiger Lohnzahlung.

Wie bekomme ich als Arbeitgeber eine Abrufberechtigung für die ELStAM-Datenbank?

Um die ELStAM abrufen zu können, benötigt der Arbeitgeber eine Registrierung in Mein ELSTER. Mit der Registrierung erhält der Arbeitgeber ein Zertifikat. Zu unterscheiden ist zwischen einem persönlichen Zertifikat (Privatpersonen) und einem

Organisationszertifikat (Unternehmen). Grundsätzlich wird für Arbeitgeber die Nutzung eines Organisationszertifikats empfohlen. Nach der Registrierung kann das Zertifikat auch mit anderen Softwareprodukten genutzt werden.

Was ist ein Organisationszertifikat?

Das Organisationszertifikat wird unternehmensbezogen ausgestellt und ermöglicht insbesondere größeren Arbeitgebern für organisatorische Zwecke mehrere Zertifikate (zurzeit maximal 200) unter einer Steuernummer zu beantragen. Für die Teilnahme am ELStAM-Verfahren ist ein Organisationszertifikat (empfohlen) mit der aktuellen Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte zu erzeugen. Alle Zertifikate, die entsprechend ausgestellt worden sind, berechtigen zum Abruf der ELStAM.

Wurde ein Organisationszertifikat mit einer inzwischen nicht mehr gültigen Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte erzeugt, ist für die Teilnahme am ELStAM-Verfahren zwingend ein neues Zertifikat auf Basis der aktuell gültigen Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte zu erstellen. Auf das neue Zertifikat muss anschließend eine Ummeldung vorgenommen werden.

Organisationszertifikate, welche auf gültigen Steuernummern der lohnsteuerlichen Betriebsstätte ausgestellt wurden, sind alle 3 Jahre zu verlängern.

Der Arbeitgeber hat seine Arbeitnehmer erfolgreich angemeldet, in der Änderungsliste wird für einen Arbeitnehmer der Hinweis „keine Abrufberechtigung“ ausgegeben – was ist zu beachten?

Liegt dem Arbeitgeber für den betroffenen Arbeitnehmer eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, kann er unterstellen, dass durch das Finanzamt aus technischen Gründen eine Abrufsperre der ELStAM gesetzt wurde. In diesen Fällen muss er bis zur Bereitstellung geänderter ELStAM in der Änderungsliste für diesen Arbeitnehmer die Lohnsteuerabzugsmerkmale der vorliegenden Bescheinigung verwenden.

Liegt dem Arbeitgeber keine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, ist durch den Arbeitnehmer der Grund für die fehlende Abrufberechtigung zu klären. Der Arbeitgeber kann im Rahmen des § 39c Abs. 1 Satz 2 EStG die voraussichtlichen ELStAM bis zu drei Kalendermonate weiter verwenden. Soweit bis dahin keine Klärung erfolgt ist und der Arbeitnehmer keine vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vorgelegt hat, ist der Steuerabzug bis zur Bereitstellung geänderter ELStAM in der Änderungsliste auch für vorherige Monate nach Steuerklasse VI vorzunehmen.

Ab wann kann ich als Arbeitgeber Änderungslisten abrufen?

Die erste Änderungsliste können Sie als Arbeitgeber im auf den Monat der Anmeldung folgenden Monat abrufen.

Beispiel:
Sie melden ihre Arbeitnehmer im November an. Mit der Anmeldebestätigungsliste erhalten Sie die zum Anmeldezeitpunkt gültigen ELStAM der Arbeitnehmer. Die erste Änderungsliste wird Ihnen Anfang Dezember zum Abruf bereitgestellt.

Anmeldung eines Arbeitnehmers
zuklappenmit Enter bzw. Leertaste

Was geschieht, wenn ein Arbeitgeber nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses die Abmeldung des Arbeitnehmers vergisst?

Eine automatische Abmeldung erfolgt nicht. Wenn sich ein neuer Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber anmeldet, wird der vorherige Arbeitgeber automatisch zum Nebenarbeitgeber mit der Folge, dass diesem nur noch die ELStAM mit Steuerklasse VI bereitgestellt werden.

Wie ist zu verfahren, wenn der Arbeitgeber nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses noch Lohnzahlungen leistet?

Hier muss unterschieden werden, ob es sich um nachträglichen laufenden Arbeitslohn (vgl. folgende Frage) oder sonstige Bezüge (vgl. unter "Anmeldung eines Arbeitnehmers") handelt.

Wie ist zu verfahren, wenn nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses noch nachträglicher laufender Arbeitslohn gezahlt wird?

Nachträgliche Zahlungen, z.B. Korrekturen für einen abgelaufenen Monat, sind nach den ELStAM für diesen Monat zu besteuern. Eine erneute Anmeldung oder verspätete Abmeldung des Arbeitnehmers ist hier nicht erforderlich, da dem Arbeitgeber die ELStAM für den betroffenen Monat bereits vorliegen.

Datenschutz
zuklappenmit Enter bzw. Leertaste

Ist der Arbeitgeber berechtigt, die IdNr. des Arbeitnehmers beim Finanzamt abzufragen?

Nein, die IdNr. kann der Arbeitgeber ausschließlich vom Arbeitnehmer erhalten.

Ist ein Arbeitgeber auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses und Abmeldung des Arbeitnehmers berechtigt, dessen ELStAM weiterhin abrufen?

Nein.

Kann der Arbeitgeber auch alte Änderungslisten einsehen oder überschreiben neue Änderungslisten die vorangegangenen?

Die Änderungslisten werden bis zum 28.2. des Folgejahres vorgehalten und können bei Bedarf (ungeachtet eines bereits erfolgten Abrufs) eingesehen werden.

Verfahrenshinweise
zuklappenmit Enter bzw. Leertaste

Der Arbeitgeber erhält nach Anmeldung des Arbeitnehmers den Verfahrenshinweis „keine Anmeldeberechtigung“. Was ist die Ursache?

Der Verfahrenshinweis „keine Anmeldeberechtigung“ wird bei verschiedenen Fallkonstellationen ausgegeben.
Mögliche Ursachen sind:

  • Das Finanzamt hat den Arbeitgeber-Abruf aus technischen Gründen gesperrt. In diesen Fällen erhält der Arbeitnehmer vom Finanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug, die der Arbeitgeber zu verwenden hat.
  • Das Finanzamt hat den Arbeitgeber-Abruf auf Antrag des Arbeitnehmers gesperrt. Die Versteuerung muss dann nach Steuerklasse VI erfolgen.

Weitere Informationen dazu in den Informationen für Arbeitgeber unter Abschnitt 9.2

Der Arbeitgeber erhält einen Verfahrenshinweis „keine Abrufberechtigung“. Was ist die Ursache?

Der Verfahrenshinweis „keine Abrufberechtigung“ wird bei verschiedenen Fallkonstellationen ausgegeben.
Mögliche Ursachen sind:

  • Die Finanzverwaltung hat den Abruf aus technischen Gründen gesperrt. In diesen Fällen erhält der Arbeitnehmer vom Finanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug, die der Arbeitgeber zu verwenden hat.
  • Der Arbeitnehmer ist ins Ausland verzogen. Es kann keine Abrechnung mehr mit ELStAM erfolgen. Es ist eine Bescheinigung nach § 39 Abs. 3 EStG beim Betriebsstättenfinanzamt zu beantragen.
  • Der Arbeitnehmer ist verstorben. Für den Arbeitnehmer können keine ELStAM mehr abgerufen werden. Für weitergehende Ansprüche ist für die Erben eine Neuanmeldung durchzuführen. (Nach R 19.9 Abs.1 Satz 2 LStR kann im Sterbemonat der Lohnsteuerabzug noch nach den Merkmalen des Verstorbenen vorgenommen werden.)
  • Das Finanzamt hat den Arbeitgeber-Abruf auf Antrag des Arbeitnehmers gesperrt. Die Versteuerung muss dann nach Steuerklasse VI erfolgen.

Der Arbeitgeber erhält einen Verfahrenshinweis „Arbeitnehmer unbekannt: die IdNr. des Arbeitnehmers kann nicht verifiziert werden“. Was ist die Ursache?

Dieser Verfahrenshinweis wird ausgegeben, wenn die vom Arbeitgeber in der Anmeldung mitgeteilten Daten des Arbeitnehmers nicht schlüssig sind.
Mögliche Ursachen sind:

  • Die Identifikationsnummer ist nicht korrekt.
  • Das Geburtsdatum ist nicht korrekt.
  • Die Identifikationsnummer passt nicht zum Geburtsdatum.
  • Das verwendete Datum des Beschäftigungsbeginns liegt vor dem Geburtsdatum.

Der Arbeitgeber erhält bei der Anmeldung eines Arbeitnehmers einen Verfahrenshinweis, dass der Freibetrag gekürzt wurde. Was ist die Ursache?

Der Hinweistext „Freibetrag gekürzt, da verfügbares Hinzurechnungsvolumen kleiner als angeforderter Freibetrag“ wird in folgendem Fall ausgegeben:

Der Arbeitgeber meldet den Arbeitnehmer mit einem Nebenbeschäftigungsverhältnis an. Es soll ein Freibetrag wegen Übertragung des Grundfreibetrages beim Hauptbeschäftigungsverhältnis (§ 39a Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 EStG) berücksichtigt werden, der dann in gleicher Höhe bei der Hauptbeschäftigung als Hinzurechnungsbetrag berücksichtigt wird. Der bei der Anmeldung mitgeteilte Betrag übersteigt jedoch das verfügbare Freibetragsvolumen, das zuvor beim Finanzamt beantragt wurde. Die abgerufenen ELStAM enthalten den maximal möglichen und vom Arbeitgeber zu berücksichtigenden Freibetrag.

Der Arbeitgeber erhält den Verfahrenshinweis „keine Anmeldung vor Beschäftigungsbeginn möglich“. Was ist die Ursache?

Das bei der Anmeldung verwendete Datum des Beginns der Beschäftigung liegt nach dem aktuellen Tagesdatum Eine Anmeldung des Arbeitnehmers ist erst nach dem Beginn des Beschäftigungsverhältnisses zulässig.

Der Arbeitgeber erhält den Verfahrenshinweis „keine Abrufberechtigung mehr, da der Abruf der ELStAM für den Arbeitnehmer bereits anderweitig erfolgt ist“. Was ist die Ursache?

Ein anderer Datenübermittler (z.B. Steuerberater) oder der Arbeitgeber selbst (mit einem anderen Zertifikat) hat bereits die ELStAM im Auftrag dieses Arbeitgebers abgerufen. Wenn zwei Zugreifende für einen Arbeitgeber abrufen, erhält derjenige den Verfahrenshinweis, der für den aktuellen Zeitraum die Berechtigung verloren hat.

Der Arbeitgeber erhält den Verfahrenshinweis „Ab-/Ummeldung des Arbeitnehmers ist nicht möglich, weil kein Arbeitsverhältnis besteht“. Was ist die Ursache?

Die Abmeldung des Arbeitnehmers scheitert, wenn ein Wert der Kombination von IdNr., Geburtsdatum, Arbeitgebersteuernummer und Datenübermittler-Zertifikat nicht mit den Daten aus der ursprünglichen Anmeldung (oder letzten Ummeldung) übereinstimmt oder das Arbeitsverhältnis bereits erfolgreich abgemeldet wurde.

Das Regelverfahren
zuklappenmit Enter bzw. Leertaste

Was ist bei einem Arbeitgeberwechsel zu beachten?

Bei einem Arbeitgeberwechsel muss der Arbeitnehmer dem neuen Arbeitgeber die IdNr., das Geburtsdatum und die Information, ob dieser Haupt- oder Nebenarbeitgeber ist, mitteilen.

Was ist bei einem weiteren Arbeitsverhältnis (Nebenarbeitsverhältnis) zu beachten?

Auch eine Nebenbeschäftigung ist im ELStAM-Verfahren durch den Arbeitgeber anzumelden. Dazu muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine IdNr., das Geburtsdatum und die Information, dass er Nebenarbeitgeber ist, mitteilen. Zusätzlich muss mitgeteilt werden, ob und in welcher Höhe ein nach § 39a Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 EStG festgestellter Freibetrag abgerufen werden soll.

Wie werden dem Arbeitgeber geänderte ELStAM mitgeteilt?

Grundsätzlich werden die geänderten ELStAM dem Arbeitgeber durch die monatlichen Änderungslisten automatisch bereitgestellt. Diese sind vom Arbeitgeber anzuwenden (§ 39e Abs. 5 Satz 1 EStG). Sollte jedoch durch das Finanzamt eine Sperre der ELStAM gesetzt worden sein und können deshalb keine elektronischen ELStAM bereitgestellt werden, stellt das Finanzamt dem Arbeitnehmer eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus. Eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug gilt bis zur Bereitstellung neuer elektronischer Daten, längstens bis zum Ende der bescheinigten Gültigkeit, fort. Änderungen einer bereits ausgestellten Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug werden durch das Finanzamt auf der Bescheinigung selbst vorgenommen. Ein Nachweis der ELStAM durch einen ELStAM-Ausdruck der Finanzverwaltung ist nicht möglich.

Wie ist zu verfahren, wenn dem Arbeitgeber unzutreffende Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers übermittelt werden, die auf vom Finanzamt zu bildenden Merkmalen beruhen (z.B. bei Ehegatten Steuerklassenkombination IV/IV statt III/V)?

Auf Veranlassung des Arbeitnehmers werden die ELStAM vom Finanzamt korrigiert und dem Arbeitgeber mit der nächsten Änderungsliste zur (ggf. rückwirkenden) Anwendung elektronisch bereitgestellt. Soweit die Korrektur im Finanzamt nicht erfolgen kann, stellt das Finanzamt dem Arbeitnehmer eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug zur Vorlage beim Arbeitgeber aus und sperrt die elektronische Abrufmöglichkeit des Arbeitgebers (sog. Vollsperrung). Damit ist bis zur Beseitigung des zu Grunde liegenden Problems der richtige Lohnsteuerabzug gewährleistet. Nach einer Korrektur der Daten wird die gesetzte Abrufsperre durch das Finanzamt wieder aufgehoben und die zutreffenden ELStAM werden mit der auf die Aufhebung der Vollsperrung folgenden Monatsliste zum Abruf bereitgestellt.

Wie ist zu verfahren, wenn dem Arbeitgeber unzutreffende Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers übermittelt werden, die auf unzutreffenden Meldedaten beruhen (z.B. Heirat, Geburt eines Kindes, Kirchenein- oder Kirchenaustritt), auf die das Finanzamt nur einen lesenden Zugriff hat?

Das Finanzamt stellt in diesem Fall eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus und sperrt den Arbeitgeberabruf für den betroffenen Arbeitnehmer (sog. Vollsperrung). Nach einer Bereinigung der Meldedaten durch die Meldebehörde wird die Vollsperrung durch das Finanzamt aufgehoben und dem Arbeitgeber werden die zutreffenden Lohnsteuerabzugsmerkmale elektronisch zum Abruf bereitgestellt, die er dann auch anzuwenden hat. Die Bescheinigung enthält einen Hinweis, dass der Arbeitnehmer eine Änderung seiner persönlichen Verhältnisse dem Finanzamt mitzuteilen hat, wenn sie auf geänderten Meldedaten beruhen. Änderungen einer ausgestellten Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug werden durch das Finanzamt auf der Bescheinigung selbst vorgenommen. Ein Nachweis der ELStAM durch einen ELStAM-Ausdruck der Finanzverwaltung ist nicht möglich.

Muss die Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug nach Aufhebung einer Vollsperrung an das Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers zurückgesandt werden?

Nein, die Bescheinigung darf allerdings nicht vernichtet, sondern muss weiterhin bis zum Ende des Kalenderjahres aufbewahrt werden. Nach Ablauf des Kalenderjahres kann die Bescheinigung dann vernichtet werden.

Müssen im Lohnsteuerabzugsverfahren zu berücksichtigende Freibeträge im LohnsteuerErmäßigungsverfahren jährlich erneut beantragt werden?

Seit 2016 können die Freibeträge für einen Zeitraum von max. zwei Kalenderjahren beantragt werden. Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene sowie Kinderfreibeträge, die für einen längeren Zeitraum zu gewähren sind, können direkt für den gesamten Anspruchszeitraum beim Finanzamt beantragt werden. Die Übermittlung an den Arbeitgeber erfolgt elektronisch.

Elektronische Lohnsteuerbescheinigung

Datenübermittlung
zuklappenmit Enter bzw. Leertaste

Ich habe eine Lohnsteuerbescheinigung übermittelt, kann aber kein Verarbeitungsprotokoll abrufen. Was kann ich tun?

Sollten Sie innerhalb von fünf Tagen nach Übermittlung Ihr Protokoll immer noch nicht abrufen können, so wenden Sie sich bitte unter Angabe der Ticketnummer, des Sendedatums, der Fehlernummer und des Fehlertextes an den Support von ElsterLohn.

Wo finde ich etwas über die Fehlernummern und deren Bedeutung?

Wenn Sie eine Fehlermeldungen erhalten, prüfen Sie bitte die genannten Fehlerursachen. Sollten Sie trotzdem weiterhin Probleme bei der Abgabe Ihrer Daten haben, wenden Sie sich bitte an die ELSTER Hotline.

Müssen unterjährige Meldungen (zum Beispiel bei Austritt am 30.6.) zeitnah nach dem Austritt übermittelt werden oder erst mit dem Jahreslauf im Februar des Folgejahres?

Alle Meldungen können zeitnah nach dem Austritt oder erst mit dem Jahreslauf im Februar des Folgejahres übermittelt werden.

Gibt es eine Beschränkung der Anzahl von Datensätzen, die in einer Lieferung übermittelt werden dürfen?

Ja, eine Datenlieferung sollte nicht mehr als 50.000 Lohnsteuerbescheinigungen beinhalten. Unserseits empfehlen wir Lieferungen auf circa 10.000 - 15.000 Lohnsteuerbescheinigungen zu begrenzen.

Kann ich für meine Arbeitnehmer mehrfach übermitteln (zum Beispiel zuerst die allgemeinen Arbeitnehmer und dann die Vorstandsmitglieder getrennt davon)?

Die Frage, ob die Daten für die "allgemeinen Arbeitnehmer" und die "besonderen Arbeitnehmer" mit ELSTER getrennt an die Finanzverwaltung übertragen werden können, kann mit "Ja" beantwortet werden. Durch den Arbeitgeber ist nur sicherzustellen, dass die Daten der jeweiligen Arbeitnehmer nicht doppelt übertragen werden.

Der Arbeitnehmer erhält Arbeitslohn "aus mehreren Lohnbuchhaltungen", müssen die Daten zusammengeführt werden oder können diese getrennt übermittelt werden?

Die Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug sind in § 41 EStG beschrieben. Die Aufzeichnungen des Arbeitsgebers im Lohnkonto des Arbeitnehmers ergeben sich aus § 4 LStDV. Nach R 135 Absatz 2 Nummer 1 LStR 2004 ist der Gesamtbetrag des Bruttoarbeitslohns - einschließlich des Werts der Sachbezüge - zu bescheinigen, den der Arbeitnehmer aus dem Dienstverhältnis im Kalenderjahr bezogen hat. Bruttolohn ist die Summe aus dem laufenden Arbeitslohn, der für Lohnzahlungszeiträume gezahlt worden ist, die im Kalenderjahr geendet haben, und den sonstigen Bezügen, die dem Arbeitnehmer im Kalenderjahr zugeflossen sind. Es ist daher nur eine elektronische Lohnsteuerbescheingung auszustellen und eine Datenübermittlung für diesen Arbeitnehmer an die Finanzverwaltung vorzusehen. Diese Aussage trifft alle Arbeitnehmer, die dem Arbeitgeber nur die Lohnsteuerkarte mit einer der Klassen 1, 2, 3, 4 oder 5 vorlegen. Legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber hingegen auch noch eine oder mehrere weitere Lohnsteuerkarten mit der Klasse 6 (neben der mit der Klasse 1, 2, 3, 4 oder 5) vor, können dann natürlich auch die Lohnzahlungen "aus unterschiedlichen Buchführungen" über separate elektronische Lohnsteuerbescheinigungen jeweils gesondert übermittelt werden. Zur Verdeutlichung:

  • Eine Übermittlung und Ausstellung einer elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für den Arbeitslohn, der über die Lohnsteuerklasse 1, 2, 3, 4 oder 5 abgerechnet wird.
  • Je Lohnsteuerkarte mit einer Lohnsteuerklasse 6 eine Übermittlung und Ausstellung einer elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für den Arbeitslohn, der über die Lohnsteuerklasse 6 abgerechnet wird.

Werden die Lohnsteuerbescheinigungsdaten meiner Mitarbeiter verschlüsselt gesendet, wie funktioniert die Verschlüsselung?

Selbstverständlich werden die Daten auf ihrem Weg zur Finanzverwaltung verschlüsselt. Zur Übertragung von Daten zwischen dem Lohnbuchhaltungsprogramm und den ELSTER-Clearingstellen der Finanzverwaltung wird ein PKI-Verfahren eingesetzt, das eine sichere Übertragung gewährleistet. Grundlage für dieses Verfahren ist ein Schlüsselpaar bestehend aus einem öffentlichen Schlüssel und einem privaten Schlüssel. Der öffentliche Schlüssel wird bei einer Lieferung von Lohnsteuerbescheinigungen an die ELSTER-Clearingstelle übermittelt. Mittels dieses öffentlichen Schlüssels wird das Protokoll, das Sie zu dieser Datenlieferung abrufen in der Clearingstelle verschlüsselt. Somit ist sichergestellt, dass nur derjenige der im Besitz des privaten Schlüssels ist, da Protokoll entschlüsseln und lesen kann. Wie Sie mit Ihrer Software ein geeignetes Schlüsselpaar erstellen können und wo Sie einstellen, dass dieses genutzt wird, erfragen Sie bitte bei Ihrem Softwarehersteller.

Ich habe den Betrieb neu gegründet und noch keine Steuernummer. Kann ich die Lohnsteuerbescheinigungs-Daten trotzdem bereits elektronisch übermitteln?

Die Arbeitgebersteuernummer ist ein Pflichtfeld welches abgeprüft wird. Ohne Arbeitgebersteuernummer ist keine Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungsdaten möglich. Die Datenlieferung muss deshalb bis zum Erhalt der Steuernummer zurückgestellt werden.

Ausfüllen und Erstellen einer Lohnsteuerbescheinigung
zuklappenmit Enter bzw. Leertaste

Stornierung und Korrektur ab dem Veranlagungsjahr 2016

Falls die zu stornierende / korrigierende Lohnsteuerbescheinigung mit einer anderen Software als Mein ELSTER übermittelt wurde, müssen Sie die KmId (KONSENS-Mitteilungsidentifikation) dieser Übermittlung angeben. Halten Sie zur Ermittlung der KmId gegebenenfalls Rücksprache mit dem Hersteller Ihrer Steuersoftware, falls sie auf Ihrem Übertragungsprotokoll nicht enthalten ist.

Wenn die Abgabe der LStB in Mein ELSTER erfolgt ist müssen Sie zur Korrektur oder Stornierung einer früheren Abgabe das Transferticket dieser Abgabe angeben. Das Transferticket finden Sie in der Postfach-Nachricht der Abgabe. Im folgenden Bild ist die Stelle mit dem Transferticket markiert.

Wie ist bei einmaligen Versorgungsbezügen (zum Beispiel Sterbegeld, Kapitalauszahlungen, Abfindungen, Nachzahlungen von Versorgungsbezügen) zu verfahren? Welche weiteren Angaben sind erforderlich, wenn in der Lohnsteuerbescheinigung einmalige Versorgungsbezüge bescheinigt werden?

In Zeile 32 der Lohnsteuerbescheinigung sind "Sterbegeld; Kapitalauszahlungen/Abfindungen und Nachzahlungen von Versorgungsbezügen in 3. und 8. enthalten" zu bescheinigen. Da diese Bezüge zwingend in Nummer 8 "In 3. enthaltene steuerbegünstigte Versorgungsbezüge" zu bescheinigen sind, ist zwingenderweise auch die Zeile 29 "Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibetrag"sowie "Maßgebendes Kalenderjahr des Versorgungsbeginns"zu bescheinigen.

In den Fällen in denen keine (laufenden) steuerbegünstigten Versorgungsbezüge (außer denen, die bereits in Zeile 30 bescheinigt wurden) bescheinigt werden, ist die Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibetrag (Zeile 27) mit "0" und das maßgebliche Kalenderjahr für diesen (Zeile 28) entsprechend zu bescheinigen. In diesen Fällen ist die Zeile 29 (Beginn und Ende-Monat) nicht zu bescheinigen. In allen anderen Fällen – es wurden laufende steuerbegünstigte Versorgungsbezüge bescheinigt – richten sich die Eintragungen der Zeilen 27 - 29 nach den bisherigen Grundsätzen.

Wie ist bei einem Wechsel des elektronischen Lohnbuchhaltungssystems innerhalb des laufenden Kalenderjahres zu verfahren? Muss bei ununterbrochenen Beschäftigungsverhältnissen auch in diesem Fall eine einzige Lohnsteuerbescheinigung übermittelt und ausgedruckt werden oder können hier ausnahmsweise zwei Bescheinigungen erstellt werden?

Bei einem unterjährigen Systemwechsel greift der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Dahingehend kann in dieser Ausnahmesituation die Vorgehensweise an die innerbetrieblichen Abläufe angepasst werden.
Es stehen Ihnen die folgenden beiden Möglichkeiten zur freien Auswahl:

  • Übernahme der Daten in das neue System. Elektronische Übermittlung und Ausdruck einer einzigen Lohnsteuerbescheinigung am Ende des Kalenderjahres beziehungsweise am Anfang des Folgejahres.
  • Falls eine Übernahme der Daten in das neue System nicht möglich ist, so können zwei separate Bescheinigungen übermittelt und ausgedruckt werden
    1. Lohnsteuerbescheinigung: mit dem Altsystem bis zum Wechselzeitpunkt; 2. Lohnsteuerbescheinigung: mit dem Neusystem ab dem Wechselzeitpunkt.
    Achten Sie bei dieser Vorgehensweise bitte darauf, dass es bei den Beschäftigungszeiträumen nicht versehentlich zu ungewollten Überschneidungen oder Lücken kommt.

Was muss ich machen, wenn ein Mitarbeiter im laufendem Jahr aus dem Betrieb ausscheidet?

  1. Sie melden ihren Mitarbeiter im ELStAM-Verfahren ab.
  2. Sie übermitteln die elektronische Lohnsteuerbescheinigung.
  3. Sie händigen Ihrem Mitarbeiter die Mitteilung zur elektronischen Lohnsteuerbescheinigung aus.

Muss die eTIN für 1 Jahr festgeschrieben werden und bei allen Meldungen verwendet werden, zum Beispiel auch dann, wenn sich der Name geändert hat?

Die eTIN kann immer aus dem aktuellen Datenbestand ermittelt werden.

Mein Arbeitnehmer war das ganze Jahr krank geschrieben und hat keinen Arbeitslohn erhalten, muss ich trotzdem eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung übermitteln?

Ja, nach § 41b EStG ist auch für diesen Fall eine (elektronische) Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen, weil ein Dienstverhältnis bestanden hat. Sie müssen die von Ihnen geleisteten Zuschüsse zum Krankengeld gegebenenfalls mit "0" und die Anzahl der Großbuchstaben "U" bescheinigen.

Ein Mitarbeiter verstirbt und der Arbeitgeber zahlt an Angehörige Sterbegeld aus. Muss nun der Arbeitgeber eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung für die hinterbliebene Person erstellen?

Für die Hinterbliebenen ist eine eigene Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen und zu übermitteln. Der Hinterbliebene muss dem Arbeitgeber wie ein Arbeitnehmer seine IdNr. und sein Geburtsdatum mitteilen, damit dieser dessen ELStAM abrufen kann.

Wie muss eine Rückzahlung von Arbeitslohn behandelt werden?

Zahlt der Arbeitnehmer Arbeitslohn an den Arbeitgeber zurück, zu dem er im Zeitpunkt der Rückzahlung noch in einem Dienstverhältnis steht, so kann der Arbeitgeber die zurückgezahlten Beträge vom zu versteuernden laufenden Arbeitslohn kürzen; die Lohnsteuer wird in diesen Fällen nur von dem die zurückgezahlten Beträge übersteigenden Arbeitslohn berechnet.

Muss der Arbeitnehmer Arbeitslohn zurückzahlen, nachdem sein Dienstverhältnis beendet ist, darf der Arbeitgeber eine Verrechnung nicht vornehmen. Eine Erstattung der zuviel einbehaltenen Lohnsteuerbeträge erfolgt grundsätzlich im Rahmen der Veranlagung zur Einkommensteuer des Arbeitnehmers für das Jahr, in dem die Rückzahlung geleistet wurde. Auf Antrag des Arbeitnehmers kann für den Rückzahlungsbetrag gegebenenfalls ein Freibetrag zu den ELStAM gebildet werden. Der Arbeitgeber erteilt dem Arbeitnehmer eine Lohnsteuerbescheinigung über den negativen Bruttobetrag ohne Berücksichtigung von Lohnsteuerabzugsbeträgen für das Jahr der Rückzahlung. Um den negativen Betrag übermitteln zu können, ist eine Steuerklasse einzutragen. Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer dazu für den Monat der Rückzahlung erneut im ELStAM-Verfahren anzumelden. Die Anmeldung erfolgt grundsätzlich als Nebenarbeitgeber und es ist die Steuerklasse VI anzuwenden.