Hilfe für Arbeitgeber

FAQ zur elektronischen Lohnsteuerbescheinigung


Allgemeine Fragen

Hinweis zur Sicherheitsauthentifizierung

Sicherheitsauthentifizierung ab Kalenderjahr 2009

Lohnsteuerbescheinigungen von Arbeitslöhnen für das Kalenderjahr 2008 sind nicht betroffen.

Unabhängig von der für die Übermittlung ausgewählten Software ist hierfür die Registrierung am ElsterOnline-Portal zwingend notwendig. Datenübermittler (zum Beispiel Lohnbüros oder Steuerberater) müssen sich nur einmal registrieren. Mit einem Zertifikat können Übermittlungen für alle Mandanten in deren Auftrag ausgeführt werden. Rechtliche Grundlagen Zum ElsterOnline-Portal, Link öffnet neues Fenster

Nähere Informationen zu den drei möglichen Sicherheitsverfahren bei der Registrierung erhalten Sie auf der Seite Sicherheit.

Wo finde ich Informationen über die Steuernummer?

Für die Zwecke der elektronischen Übermittlung von Steuernummern wurde die Steuernummer im Elster-Format geschaffen. Hierbei handelt es sich nicht um selbstständige Steuernummern, die extra für elektronische Zwecke vom Finanzamt vergeben werden, sondern um ein aufbereitetes einheitliches Format der bundeslandspezifischen Steuernummer.

Mehr Informationen und Aufbau der ELSTER-Steuernummern: Information zur Steuernummer

Was ist ELSTER? Was ist ElsterLohn?

ELSTER ist die Bezeichnung für eine Softwarekomponente die in die meisten Steuer- und Finanzbuchhaltungsprodukte kommerzieller Softwareanbieter integriert ist. So können die Anwender dieser Produkte alle Funktionen der elektronischen Steuererklärung nutzen, vorausgesetzt ELSTER wird von dem jeweiligen Programm unterstützt. Daneben hat die Steuerverwaltung ein eigenes Steuerprogramm entwickelt. Dieses Programm nennt sich ElsterFormular. Es hat eine einfache - an den Steuerformularen orientierte - Eingabeoberfläche und nutzt natürlich ebenfalls die Softwarekomponente ELSTER.

ElsterLohn ist ein ELSTER-Teilprojekt. Hauptaufgabe ist die Entgegennahme der elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen, die durch die Arbeitgeber an die ELSTER-Clearingstellen gesendet werden. Dort werden diese elektronisch geprüft und in einem weiteren Schritt den Finanzrechenzentren der Länder zur Verfügung gestellt.

Gibt es eine Frist zur Abgabe und was passiert wenn ich sie nicht einhalten kann?

Die Lohnsteuerbescheinigung ist spätestens bis 28.02. des Folgejahres elektronisch zu übermitteln (§ 41b Absatz 1 Satz 2 EStG). Diese Verpflichtung hat der Arbeitgeber erst erfüllt, wenn seine Datenlieferungen auch von der Übermittlungsstelle fehlerfrei angenommen worden sind. Die fehlerfreie Annahme der Datenlieferungen ist durch den Abruf des Verarbeitungsprotokolls feststellbar.

Arbeitgeber die nicht oder nicht fristgerecht die elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen übermitteln, können sanktioniert werden.

Sofern die elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungen nachzuholen ist oder bereits unzutreffend übermittelte Lohnsteuerbescheinigungen korrigiert werden müssen, kann dies bis zum 31.12. des Folgejahres erfolgen.

Ist es technisch nicht mehr möglich, Lohnsteuerbescheinigungsdaten elektronisch zu übermitteln, ist wie folgt zu verfahren:

Für die einzelnen Kalenderjahre gelten die folgenden Fristen:

Lohnsteuerbescheinigungen gesetzlicher Abgabetermin letzte technische Korrekturmöglichkeit
2009 28.02.2010 31.12.2010
2010 28.02.2011 31.12.2011
2011 28.02.2012 31.12.2012

Gibt es die "besondere Lohnsteuerbescheinigung" auch elektronisch?

Ja. Seit Einführung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ist auch die Übermittlung einer besonderen elektronischen Lohnsteuerbescheinigung möglich.

Wie ist mit den Lohnsteuerkarten bei Beendigung des Dienstverhältnisses beziehungsweise nach Ablauf des Kalenderjahres zu verfahren?

Wenn das Dienstverhältnis vor Ablauf des Kalenderjahres endet, ist die Lohnsteuerkarte dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Nach Ablauf des Kalenderjahres gilt folgendes:

Bei Austritten innerhalb des Kalenderjahres muss die Lohnsteuerkarte an den ausgetretenen Mitarbeiter zurückgegeben werden, zusammen mit der Lohnsteuerbescheinigung. Neben aktiven Mitarbeitern gibt es auch einen großen Bestand an Werksrentnern. Was ist zu tun, wenn ein Werksrentner verstirbt: Muss in diesen Fällen die Lohnsteuerkarte an die Angehörigen ausgehändigt werden, muss sie von der Firma einbehalten werden oder kann die Firma beliebig verfahren?

Dieser Fall ist nach den Grundsätzen von § 41b Absatz 1 Sätze 3 bis 5 EStG zu entscheiden. Demnach ist die Lohnsteuerkarte - sie enthält ja keine Lohnsteuerbescheinigung(en) - grundsätzlich nicht an die Hinterbliebenen herauszugeben. Folglich kann der Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte nach Ablauf des Kalenderjahres vernichten beziehungsweise aufbewahren.


Fragen zur Datenübermittlung

Ich habe eine Lohnsteuerbescheinigung übermittelt, kann aber kein Verarbeitungsprotokoll abrufen. Was kann ich tun?

Wenn Sie Ihre Lohnsteuerbescheinigungen vor dem aktuellen Verarbeitungsdatum an die ELSTER-Clearingstelle übermittelt haben, aber kein Verarbeitungsprotokoll abrufen können, so wenden Sie sich bitte unter Angabe der Ticketnummer, des Sendedatums, der Fehlernummer und des Fehlertextes an den Support von ElsterLohn: weiter zum Kontaktformular Zum ElsterLohn-Kontaktformular, Link öffnet neues Fenster

Wo finde ich etwas über die Fehlernummern und deren Bedeutung?

Folgende Seite befasst sich mit ausgewählten Fehlernummern, die von den Softwaremodulen der Finanzverwaltung gemeldet werden und wie Sie beim Auftreten eines dieser Fehler reagieren sollen.

Wenn Sie diese Fehlermeldungen erhalten, prüfen Sie bitte die genannten Fehlerursachen. Sollten Sie trotzdem weiterhin Probleme bei der Abgabe Ihrer Daten haben, wenden Sie sich bitte an die Hotline.

Zu den Fehlernummern und deren Bedeutung: Fehlernummernliste

Muss ich die Lohnsteuerbescheinigungen elektronisch übermitteln?

Lohnsteuerbescheinigungen für das Kalenderjahr 2004 und für alle folgenden Kalenderjahre sind zwingend elektronisch abzugeben, auch wenn der Arbeitgeber bisher die Lohnsteuerkarte manuell ausgefüllt hat.

Ab dem 01.01.2006 sind Lohnsteuerbescheinigungen für das Kalenderjahr 2005 und für alle folgenden Kalenderjahre zwingend elektronisch abzugeben, auch wenn der Arbeitgeber bisher die Lohnsteuerkarte manuell ausgefüllt hat.

Ausnahmenregelungen gelten gemäß § 41b Absatz 4 EStG ab dem 01.01.2006 nur noch für Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, die ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung mit pauschalversteuertem Arbeitslohn im Privathaushalt beschäftigen (Haushaltshilfen).

Dieser Personen kann auch weiterhin die Lohnsteuerkarte manuell ausfüllen.

Ich habe eine Lohnsteuerbescheinigung mit fehlerhaften Werten übermittelt, wie kann ich dies korrigieren?

Grundsätzlich sind auch elektronische Korrekturen möglich, bitte beachten Sie die Hinweise in Ihrem Lohnbuchhaltungsprogramm.

Das Verfahren für Korrekturlieferungen können Sie hier nachlesen:
Korrekturlieferungen

Müssen unterjährige Meldungen (zum Beispiel bei Austritt am 30.6.) zeitnah nach dem Austritt übermittelt werden oder erst mit dem Jahreslauf im Februar des Folgejahres?

Alle Meldungen können zeitnah nach dem Austritt oder erst mit dem Jahreslauf im Februar des Folgejahres übermittelt werden.

In den diversen Texten zum Thema elektronische Lohnsteuerbescheinigung (ElsterLohn) werden unterschiedliche Begriffe für den "Empfänger" der Bescheinigungen verwendet.
Es ist von einer "Clearingstelle", von "amtlich bestellten Übermittlungsstellen" oder vom "Bundesland" als Empfänger die Rede.

Erster Empfänger der Daten ist immer eine der beiden ELSTER-Clearingstellen. Die Adressierung einer bestimmten ELSTER-Clearingstelle ist nicht erforderlich, da die Verteilung nicht aufgrund von Adressdaten der Bescheinigungen sondern aufgrund von Kapazitäten der Server erfolgt. Dies ist ein rein technischer Vorgang, der vom Absender nicht beeinflusst werden kann. Die Verteilung auf die Server wird von ELSTER sichergestellt. Die Verweisdaten werden zwischen beiden ELSTER-Clearingstellen repliziert. Deshalb ist es unerheblich, an welche der beiden ELSTER-Clearingstelle die Datenlieferung oder Protokollanforderungen gesendet wird.

Gibt es eine Beschränkung der Anzahl von Datensätzen, die in einer Lieferung übermittelt werden dürfen?

Ja, eine Datenlieferung sollte nicht mehr als 50.000 Lohnsteuerbescheinigungen beinhalten. Unserseits empfehlen wir Lieferungen auf circa 10.000 - 15.000 Lohnsteuerbescheinigungen zu begrenzen.

Kann ich für meine Arbeitnehmer mehrfach übermitteln (zum Beispiel zuerst die allgemeinen Arbeitnehmer und dann die Vorstandsmitglieder getrennt davon)?

Die Frage, ob die Daten für die "allgemeinen Arbeitnehmer" und die "besonderen Arbeitnehmer" mit ELSTER getrennt an die Finanzverwaltung übertragen werden können, kann mit "Ja" beantwortet werden. Durch den Arbeitgeber ist nur sicherzustellen, dass die Daten der jeweiligen Arbeitnehmer nicht doppelt übertragen werden.

Der Arbeitnehmer erhält Arbeitslohn "aus mehreren Lohnbuchhaltungen", müssen die Daten zusammengeführt werden oder können diese getrennt übermittelt werden?

Die Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug sind in § 41 EStG beschrieben. Die Aufzeichnungen des Arbeitsgebers im Lohnkonto des Arbeitnehmers ergeben sich aus § 4 LStDV. Nach R 135 Absatz 2 Nummer 1 LStR 2004 ist der Gesamtbetrag des Bruttoarbeitslohns - einschließlich des Werts der Sachbezüge - zu bescheinigen, den der Arbeitnehmer aus dem Dienstverhältnis im Kalenderjahr bezogen hat. Bruttolohn ist die Summe aus dem laufenden Arbeitslohn, der für Lohnzahlungszeiträume gezahlt worden ist, die im Kalenderjahr geendet haben, und den sonstigen Bezügen, die dem Arbeitnehmer im Kalenderjahr zugeflossen sind. Es ist daher nur eine elektronische Lohnsteuerbescheingung auszustellen und eine Datenübermittlung für diesen Arbeitnehmer an die Finanzverwaltung vorzusehen. Diese Aussage trifft alle Arbeitnehmer, die dem Arbeitgeber nur die Lohnsteuerkarte mit einer der Klassen 1, 2, 3, 4 oder 5 vorlegen. Legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber hingegen auch noch eine oder mehrere weitere Lohnsteuerkarten mit der Klasse 6 (neben der mit der Klasse 1, 2, 3, 4 oder 5) vor, können dann natürlich auch die Lohnzahlungen "aus unterschiedlichen Buchführungen" über separate elektronische Lohnsteuerbescheinigungen jeweils gesondert übermittelt werden.

Zur Verdeutlichung:

Werden die Lohnsteuerbescheinigungsdaten meiner Mitarbeiter verschlüsselt gesendet, wie funktioniert die Verschlüsselung?

Selbstverständlich werden die Daten auf ihrem Weg zur Finanzverwaltung verschlüsselt. Zur Übertragung von Daten zwischen dem Lohnbuchhaltungsprogramm und den ELSTER-Clearingstellen der Finanzverwaltung wird ein PKI-Verfahren eingesetzt, das eine sichere Übertragung gewährleistet. Grundlage für dieses Verfahren ist ein Schlüsselpaar bestehend aus einem öffentlichen Schlüssel und einem privaten Schlüssel. Der öffentliche Schlüssel wird bei einer Lieferung von Lohnsteuerbescheinigungen an die ELSTER-Clearingstelle übermittelt. Mittels dieses öffentlichen Schlüssels wird das Protokoll, das Sie zu dieser Datenlieferung abrufen in der Clearingstelle verschlüsselt. Somit ist sichergestellt, dass nur derjenige der im Besitz des privaten Schlüssels ist, das Protokoll entschlüsseln und lesen kann. Wie Sie mit Ihrer Software ein geeignetes Schlüsselpaar erstellen können und wo Sie einstellen, dass dieses genutzt wird, erfragen Sie bitte bei Ihrem Softwarehersteller.

Ich habe den Betrieb neu gegründet und noch keine Steuernummer. Kann ich die Lohnsteuerbescheinigungs-Daten trotzdem bereits elektronisch übermitteln?

Die Arbeitgebersteuernummer ist ein Pflichtfeld welches abgeprüft wird. Ohne Arbeitgebersteuernummer ist keine Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungsdaten möglich. Die Datenlieferung muss deshalb bis zum Erhalt der Steuernummer zurückgestellt werden.

Fragen zum Ausfüllen und Erstellen der Lohnsteuerbescheiniung

Nach dem Muster für den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung 2006 ist der Arbeitgeberanteil der Beiträge zu den gesetzlichen Rentenversicherungen und an berufsständische Versorgungseinrichtungen, die den gesetzlichen Rentenversicherungen vergleichbare Leistungen erbringen, unter Nummer 22 des Ausdrucks zu bescheinigen, der entsprechende Arbeitnehmeranteil unter Nummer 23.
Wie ist zu verfahren, wenn der Arbeitgeber die nach § 3 Nummer 62 Satz 2 EStG steuerfreien Zuschüsse zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für die berufsständische Versorgung unmittelbar an den Arbeitnehmer auszahlt und dieser die zweckentsprechende Verwendung durch eine entsprechende Bescheinigung des Versicherungsträgers nachweist (R 24 Absatz 4 Satz 2 LStR). Sind in diesem Fall nur die gewährten Zuschüsse als Arbeitgeberanteil unter Nummer 22 zu bescheinigen und keine Eintragungen unter Nummer 23 vorzunehmen?

Für die Eintragungen unter Nummer 22 der Lohnsteuerbescheinigung wird grundsätzlich nicht auf den Zahlungsweg abgestellt. Deshalb sind dort auch die an den Arbeitnehmer steuerfrei ausbezahlten Zuschüsse des Arbeitgebers zu den Aufwendungen für eine berufsständische Versorgungseinrichtung auszuweisen. Voraussetzung hierfür ist der Verwendungsnachweis durch eine Bescheinigung des Versicherungsträgers nach R 24 Absatz 4 Satz 2 LStR.

Auch für die Eintragungen unter Nummer 23 der Lohnsteuerbescheinigung ist der Zahlungsweg grundsätzlich unbeachtlich. Andererseits wird der Arbeitgeber nicht stets über die vom Arbeitnehmer im Kalenderjahr geleisteten Beiträge informiert sein. Deshalb ist in den von Ihnen genannten Fällen der Arbeitnehmerbeitrag unter Nummer 23 regelmäßig mit dem Wert "Null" auszuweisen.

Wie ist bei einmaligen Versorgungsbezügen (zum Beispiel Sterbegeld, Kapitalauszahlungen, Abfindungen, Nachzahlungen von Versorgungsbezügen) zu verfahren? Welche weiteren Angaben sind erforderlich, wenn in der Lohnsteuerbescheinigung einmalige Versorgungsbezüge bescheinigt werden?

In Zeile 32 der Lohnsteuerbescheinigung sind "Sterbegeld; Kapitalauszahlungen/Abfindungen und Nachzahlungen von Versorgungsbezügen in 3. und 8. enthalten" zu bescheinigen. Da diese Bezüge zwingend in Nummer 8 "In 3. enthaltene steuerbegünstigte Versorgungsbezüge" zu bescheinigen sind, ist zwingenderweise auch die Zeile 29 "Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibetrag"sowie "Maßgebendes Kalenderjahr des Versorgungsbeginns"zu bescheinigen.

In den Fällen in denen keine (laufenden) steuerbegünstigten Versorgungsbezüge (außer denen, die bereits in Zeile 30 bescheinigt wurden) bescheinigt werden, ist die Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibetrag (Zeile 27) mit "0" und das maßgebliche Kalenderjahr für diesen (Zeile 28) entsprechend zu bescheinigen. In diesen Fällen ist die Zeile 29 (Beginn und Ende-Monat) nicht zu bescheinigen. In allen anderen Fällen – es wurden laufende steuerbegünstigte Versorgungsbezüge bescheinigt – richten sich die Eintragungen der Zeilen 27 - 29 nach den bisherigen Grundsätzen.

Wie ist bei einem Wechsel des elektronischen Lohnbuchhaltungssystems innerhalb des laufenden Kalenderjahres zu verfahren? Muss bei ununterbrochenen Beschäftigungsverhältnissen auch in diesem Fall eine einzige Lohnsteuerbescheinigung übermittelt und ausgedruckt werden oder können hier ausnahmsweise zwei Bescheinigungen erstellt werden?

Bei einem unterjährigen Systemwechsel greift der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Dahingehend kann in dieser Ausnahmesituation die Vorgehensweise an die innerbetrieblichen Abläufe angepasst werden. Es stehen Ihnen die folgenden beiden Möglichkeiten zur freien Auswahl:

Was muss ich machen, wenn ein Mitarbeiter im laufendem Jahr aus dem Betrieb ausscheidet?

  1. Sie händigen ihm die leere (unbeklebte) Lohnsteuerkarte aus.
  2. Sie übermitteln die elektronische Lohnsteuerbescheinigung.
  3. Sie händigen Ihrem Mitarbeiter die Mitteilung zur elektronischen Lohnsteuerbescheinigung aus.

Muss die eTIN für 1 Jahr festgeschrieben werden und bei allen Meldungen verwendet werden, zum Beispiel auch dann, wenn sich der Name geändert hat?

Grundsätzlich kann die eTIN immer aus dem aktuellen Datenbestand ermittelt werden. Bei Korrekturlieferungen ist jedoch darauf zu achten, dass eine Sendung nur dann als Korrektur erkannt wird, wenn die eTIN gleich ist.

Mein Arbeitnehmer war das ganze Jahr krank geschrieben und hat keinen Arbeitslohn erhalten, muss ich trotzdem eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung übermitteln? 

Ja, nach § 41b EStG ist auch für diesen Fall eine (elektronische) Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen, weil ein Dienstverhältnis bestanden hat. Sie müssen die von Ihnen geleisteten Zuschüsse zum Krankengeld gegebenenfalls mit "0" und die Anzahl der Großbuchstaben "U" bescheinigen.

Ein Mitarbeiter verstirbt und der Arbeitgeber zahlt an Angehörige Sterbegeld aus. Muss nun der Arbeitgeber eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung für die hinterbliebene Person erstellen? Bisher wurden diese Daten der Witwe beziehungsweise dem Witwer auf dessen Lohnsteuerkarte bescheinigt. Dies würde für eine separate Meldung sprechen.

Für die Hinterbliebenen ist eine eigene Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen und zu übermitteln. Wenn diese keine Lohnsteuerkarte vorlegen, ist eine (elektronische) besondere Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen und zu übermitteln, da keine Lohnsteuerkarte vorgelegt wurde, müssen die Steuerabzugsbeträge nach Lohnsteuerklasse 6 ermittelt werden.

Ist für Zeiträume, in denen ein Mitarbeiter pauschalversteuert wird und eine Nachzahlung aus einem unbeschränkt steuerpflichtigen Arbeitsverhältnis erhält, eine (besondere) Lohnsteuerbescheinigung auszustellen?

Werden sonstige Bezüge gezahlt, nachdem der Arbeitnehmer aus dem Dienstverhältnis ausgeschieden ist, so hat er dem Arbeitgeber für die Besteuerung des sonstigen Bezugs eine Lohnsteuerkarte vorzulegen. Der sonstige Bezug ist dann nach § 39b Absatz 3 EStG unter Anwendung der bescheinigten Steuerklasse, bei Nichtvorlage einer Steuerkarte (§ 39c EStG) nach Steuerklasse 6 zu besteuern (siehe R 39b.6 Absatz 3 LStR 2008). Die Zahlung ist entsprechend zu bescheinigen (Steuerbescheinigung für das Jahr der Zahlung/Steuerklasse/Beträge).

Wie muss eine Rückzahlung von Arbeitslohn behandelt werden?

Zahlt der Arbeitnehmer Arbeitslohn an den Arbeitgeber zurück, zu dem er im Zeitpunkt der Rückzahlung noch in einem Dienstverhältnis steht, so kann der Arbeitgeber die zurückgezahlten Beträge vom zu versteuernden laufenden Arbeitslohn kürzen; die Lohnsteuer wird in diesen Fällen nur von dem die zurückgezahlten Beträge übersteigenden Arbeitslohn berechnet.

Muss der Arbeitnehmer Arbeitslohn zurückzahlen, nachdem sein Dienstverhältnis beendet ist, darf der Arbeitgeber eine Verrechnung nicht vornehmen. Eine Erstattung der zuviel einbehaltenen Lohnsteuerbeträge erfolgt, indem der Arbeitnehmer sich den Rückzahlungsbetrag als Freibetrag auf seiner aktuellen Lohnsteuerkarte eintragen lässt oder im Rahmen der Veranlagung zur Einkommensteuer des Arbeitnehmers für das Jahr, in dem die Rückzahlung geleistet wurde. Der Arbeitgeber erteilt dem Arbeitnehmer eine Lohnsteuerbescheinigung über den negativen Bruttobetrag ohne Berücksichtigung von Lohnsteuerabzugsbeträgen für das Jahr der Rückzahlung, indem er diesen Datensatz übermittelt. Um den negativen Betrag übermitteln zu können, ist als Steuerklasse "6" einzutragen.

FAQ zur elektronischen Lohnsteuerkarte


Allgemeine Fragen

Sind Bescheinigungen nach §§ 39c und 39d EStG aus dem Jahr 2011 automatisch auch noch im Jahr 2012 und 2013 gültig?

Nein! Nur die Lohnsteuerkarte 2010 beziehungsweise Ersatzbescheinigung des Jahres 2011 gilt auch für das Jahr 2012 und 2013. Die bisherige Regelung der §§ 39c und 39d EStG wurden im § 39 Absatz 3 EStG neu gefasst. Die Bescheinigungen nach § 39 Absatz 3 EStG müssen vom Arbeitnehmer/Arbeitgeber neu beantragt werden.

Wie wird verfahren, wenn beim selben Arbeitgeber für einen Arbeitnehmer die Lohnabrechnung unter mehreren Personalnummern erfolgt?

Ein Arbeitnehmer kann nur ein Arbeitsverhältnis bei einem Arbeitgeber haben. Werden vom Arbeitgeber sowohl Bezüge aus früheren Beschäftigungsverhältnissen als auch Bezüge aus dem aktuellen Beschäftigungsverhältnis gezahlt (zum Beispiel Betriebsrentner mit einem zusätzlichen aktiven Arbeitsverhältnis), handelt es sich steuerrechtlich um ein Arbeitsverhältnis, welches zwingend einheitlich abgerechnet werden muss. Soweit ein Arbeitgeber bisher für einen Arbeitnehmer unter mehreren Personalnummern mit verschiedenen Steuerklassen Lohnabrechnungen vorgenommen hat, darf diese Praxis aus Kulanzgründen bis Ende 2014 fortgeführt werden. Der zweite Bezug muss dann aber mit Steuerklasse 6 versteuert werden. Ein Abruf der ELSTAM ist dazu weder erforderlich noch möglich.

Bislang diente die Lohnsteuerkarte auch als Urkunde für bestimmte Angelegenheiten. Wie wird das zukünftig gehandhabt?

Nach den eindeutigen gesetzlichen Regelungen ist beziehungsweise war die Lohnsteuerkarte ausschließlich dem Arbeitgeber für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs vorzulegen.

Bisher wurde zum Jahreswechsel immer eine Lohnsteuerkarte vorgelegt. Erhält der Arbeitgeber nun zum Jahreswechsel automatisch ELStAM mitgeteilt?

Die ELStAM werden dem Arbeitgeber nur mitgeteilt, wenn sich Änderungen an den Daten ergeben haben. Diese Änderungen werden dem Arbeitgeber unabhängig vom Jahreswechsel mitgeteilt, zum Beispiel bei einem Steuerklassenwechsel im Laufe eines Jahres. Zum Jahreswechsel werden nur ELStAM bereitgestellt, wenn sie erstmals anzuwenden sind oder zum 01.01. des neuen Jahres geändert werden. Dies gilt zum Beispiel bei

Steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.)

Wie erhält der Arbeitgeber die für den ELStAM-Abruf erforderliche IdNr. des Arbeitnehmers?

Hat das Arbeitsverhältnis bereits vor dem Jahr 2013 bestanden, liegt dem Arbeitgeber die IdNr. bereits vor, da sie auf der Lohnsteuerkarte 2010 beziehungsweise Ersatzbescheinigung aufgedruckt ist. Für ein erstmaliges Arbeitsverhältnis ab dem Jahr 2013 erhält der Arbeitgeber diese Angaben durch Vorlage einer vom Finanzamt ausgestellten Ersatzbescheinigung durch den Arbeitnehmer. Diese gilt auch, wenn der Arbeitgeber schon auf das elektronische Verfahren umgestellt hat. Eine Ausnahme gilt für Auszubildende, die erstmals ein Beschäftigungsverhältnis starten, wenn von der Vereinfachungsregelung Gebrauch gemacht wurde.
Nach der Umstellung aller Arbeitgeber auf das ELStAM-Verfahren erhält der Arbeitgeber die IdNr. vom Arbeitnehmer.

Was muss der Arbeitgeber tun, wenn der Arbeitnehmer seine vorhandene IdNr. nicht mitteilen möchte?

Wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine IdNr. vorsätzlich oder fahrlässig nicht mitteilt ist er verpflichtet, die Steuerklasse 6 anzuwenden, da er ohne IdNr. die ELStAM nicht abrufen kann. Der Arbeitgeber ist nicht berechtigt, die IdNr. des Arbeitnehmers beim Finanzamt zu erfragen. Die Weigerung zur Herausgabe der IdNr. und die Anwendung der Steuerklasse 6 ist zu dokumentieren, darüber hinaus besteht keine gesonderte Aufzeichnungspflicht im Lohnkonto.

Was muss der Arbeitgeber tun, wenn ein unbeschränkt steuerpflichtiger Arbeitnehmer keine IdNr. erhalten hat oder ihm diese nicht bekannt ist?

Der Arbeitgeber ist für eine fehlende IdNr. des Arbeitnehmers nicht verantwortlich. Der Arbeitnehmer muss die IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern oder beim Finanzamt erfragen. Fehlt die IdNr. ohne Verschulden des Arbeitnehmers, kann der Arbeitgeber bis zu drei Monaten die voraussichtlichen familiengerechten Lohnsteuerabzugsmerkmale anwenden. Der Arbeitnehmer hat nachzuweisen, dass er die Verzögerung der Vorlage der IdNr. nicht zu vertreten hat. Der Arbeitgeber muss diesen Sachverhalt im Lohnkonto dokumentieren. Alternativ kann der Arbeitnehmer eine durch das Finanzamt ausgestellte Ersatzbescheinigung (§ 39e Absatz 8 EStG) vorlegen.

Was muss der Arbeitgeber tun, wenn für den Arbeitnehmer keine IdNr. vergeben wurde?

IdNr. wurden sowohl für solche Bürger vergeben, die in Deutschland gemeldet sind oder bei Einführung der IdNr. in Deutschland gemeldet waren, als auch für Bürger, die nicht in Deutschland meldepflichtig waren, aber aufgrund eines konkreten steuerlichen Anstoßes eine IdNr. benötigten. Im letzten Fall erfolgte der Anstoß durch Vergabe der IdNr. durch das zuständige Finanzamt des Bürgers. Nach Einstieg des Arbeitgebers in das elektronische Verfahren können für Arbeitnehmer, denen keine IdNr. zugeteilt wurde, keine ELStAM abgerufen werden. Diese Arbeitnehmer erhalten vom Finanzamt eine Ersatzbescheinigung (§ 39 Absatz 3 EStG), die die Funktion der ehemaligen Lohnsteuerkarte übernimmt. Ebenso ist es in Einzelfällen möglich, dass ELStAM für Arbeitnehmer, denen eine IdNr. zugeordnet worden ist, nicht abgerufen können. Auch diese Arbeitnehmer erhalten vom Finanzamt eine Ersatzbescheinigung (§ 39 Absatz 3 EStG), die die Funktion der ehemaligen Lohnsteuerkarte übernimmt. Der Arbeitgeber hat in beiden Fällen die elektronische Lohnsteuerbescheinigung mit der eTIN zu übermitteln.

Kann der Arbeitgeber die IdNr. auch über eine Online-Abfrage vom Finanzamt erhalten

Nein. Die IdNr. kann ausschließlich über den Arbeitnehmer erlangt werden.

Was ist eine steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.)?

Die steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.) – umgangssprachlich auch als Steuer-ID bezeichnet – ist eine bundeseinheitliche und lebenslang gültige steuerliche Identifikationsnummer von in Deutschland steuerpflichtigen Bürgern. Sie dient ausschließlich steuerlichen Zwecken und findet ihre gesetzliche Grundlage in §§ 139a, 139b Abgabenordnung.

ELStAM

Welche Daten umfassen die ELStAM?

ELStAM steht für Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale. Dabei handelt es sich um die Angaben, die bislang auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte standen:

In späteren Ausbaustufen werden hinzukommen:

Welche Religionen werden von der ELStAM erfasst?

Dies hängt davon ab, in welchem Bundesland die lohnsteuerliche Betriebsstätte des Arbeitgeber liegt. Es werden dem Arbeitgeber stets nur die Kirchensteuerabzugsmerkmale in den ELStAM bereitgestellt, die im jeweiligen Bundesland als erhebungsberechtigte Religionsgemeinschaften geführt werden, denn nur für diese ist Kirchensteuer einzubehalten.
Übersicht der bundeseinheitlichen Religionsschlüssel

Wie werden dem Arbeitnehmer seine ELStAM mitgeteilt?

Die erstmalig gebildeten Lohnsteuerabzugsmerkmale wurden den Arbeitnehmern im Herbst 2011, in Form eines gesonderten Anschreibens durch das zuständige Finanzamt mitgeteilt. Alle künftigen Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale sind aus der Lohnabrechnung des Arbeitgebers ersichtlich und gelten damit als bekannt gegeben. Auskünfte zu den Lohnsteuerabzugsmerkmalen erteilt auch das zuständige Finanzamt. Jeder Arbeitnehmer kann seine persönlichen ELStAM auch im ElsterOnline-Portal abfragen. Voraussetzung hierfür ist eine kostenlose Registrierung mit Identifikationsnummer. Einzelheiten zur Registrierung finden Sie unter https://www.elster.de/eon_home.php

Wie schnell werden dem Arbeitgeber nach der Anmeldung eines Arbeitnehmers die ELStAM zum Abruf bereitgestellt?

Die ELStAM werden spätestens 5 Werktage nach der Anmeldung bereitgestellt. Der Samstag gilt auch als Werktag.
Wenn nach Ablauf dieser Frist eine Bereitstellung der ELStAM beziehungsweise eine Rückmeldung von Verfahrenshinweisen noch nicht erfolgt ist, haben Arbeitgeber beziehungsweise deren Datenübermittler die Möglichkeit, sich über ein Kontaktformular nach dem Verarbeitungsstand der Anmeldung zu erkundigen.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet zu prüfen, ob die ELStAM korrekt sind?

Nein. Der Arbeitgeber ist an die mitgeteilten ELStAM gebunden. Sollten die ELStAM unzutreffend sein, können diese nur nach Antrag des Arbeitnehmers vom/über das Finanzamt geändert werden.
Der Arbeitgeber sollte den Arbeitnehmer aber (insbesondere vor erstmaliger Anwendung der ELStAM) auf ihm bekannt gewordene Abweichungen zwischen den Eintragungen im Lohnkonto und den abgerufenen ELStAM hinweisen.
Vordruck Überprüfung der ELStAM

Der Arbeitnehmer ist verstorben. Bekommt der Arbeitgeber dies ebenfalls durch die ELStAM-Datenbank mitgeteilt?

Nein. Der Arbeitgeber erhält bis zum Zeitpunkt des Todes die ELStAM des Arbeitnehmers. Ist der Arbeitnehmer verstorben, erhält der Arbeitgeber bei dem Versuch, die nächste Änderungsliste abzurufen einen Verfahrenshinweis, der ihn informiert, dass keine Abrufberechtigung mehr besteht. Aus dem Text der Fehlermeldung kann aus Gründen des Steuergeheimnisses kein Rückschluss auf den Tod des Arbeitnehmers gezogen werden.

Wie schnell werden die geänderten ELStAM bereitgestellt?

Es werden monatliche Änderungslisten am letzten Werktag des Monats nach 20 Uhr von der ELStAM-Datenbank generiert. Die ELStAM werden spätestens 5 Werktage nach der Anmeldung bereitgestellt. Der Samstag gilt auch als Werktag.
Wenn nach Ablauf dieser Frist eine Bereitstellung der ELStAM beziehungsweise eine Rückmeldung von Verfahrenshinweisen noch nicht erfolgt ist, haben Arbeitgeber beziehungsweise deren Datenübermittler die Möglichkeit, sich über ein Kontaktformular nach dem Verarbeitungsstand der Anmeldung zu erkundigen. Dem Arbeitgeber wird immer nur der letzte Stand der Änderungsliste übermittelt. Ändern sich im Laufe eines Kalendermonats die ELStAM eines Arbeitnehmers mehrfach, wird nur eine Änderungsliste erzeugt, in der aber mehrere Datensätze des Arbeitnehmers enthalten sind.

Wie ist bei einem Komplettverlust der ELStAM-Daten zu verfahren?

Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, eine sogenannte Brutto-Liste zu beantragen, die alle notwendigen ELStAM-Daten enthält. Diese Liste wird grundsätzlich elektronisch bereitgestellt. Der Abruf der Brutto-Liste muss mit dem gleichen Zertifikat erfolgen, mit dem der Arbeitgeber die Arbeitnehmer angemeldet hatte. Die Brutto-Liste kann ausschließlich beim Betriebsstättenfinanzamt beantragt werden.

Anmeldung eines Arbeitnehmers

Kann ein (neuer) Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer auch dann anmelden, wenn er vom alten Arbeitgeber noch nicht abgemeldet wurde?

Ja, wenn sich der neue Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber anmeldet, wird der bisherige Arbeitgeber automatisch als Neben- beziehungsweise weiterer Arbeitgeber eingestuft.

Der Arbeitnehmer kann dem Arbeitgeber den Tag der Geburt nicht mitteilen. Können trotzdem ELStAM abgerufen werden?

Eine IdNr. wurde nur vergeben, wenn offizielle Dokumente mit Ausweis des Geburtsdatums (zum Beispiel Personalausweis) vorliegen. Eine Anmeldung des Arbeitnehmers an der ELStAM-Datenbank kann mit dem dort ausgewiesenen Datum erfolgen. Dies kann gegebenenfalls auch ein nur teilweise bekanntes oder vollständig unbekanntes Geburtsdatum sein, zum Beispiel 00.MM.JJJJ, wenn der Tag der Geburt nicht genau feststeht.

Der Arbeitgeber meldet den Arbeitnehmer verspätet an. Bekommt der Arbeitgeber rückwirkend die ELStAM ab Beginn des Beschäftigungsverhältnisses?

Der Arbeitgeber gibt bei der Anmeldung des Arbeitnehmers neben dem Datum des Beginns der Beschäftigung auch das Datum an, ab dem erstmalig ELStAM geliefert werden sollen (Referenzdatum). Dieses darf nicht weiter zurück liegen als der Beschäftigungsbeginn. Für jeden Arbeitnehmer werden ELStAM mit Wirkung ab dem Referenzdatum bereitgestellt. Bitte beachten Sie hierzu auch die beiden nachfolgenden Fragen zur verspäteten Anmeldung.

Der neue Hauptarbeitgeber meldet den Arbeitnehmer verspätet an, der vorherige Hauptarbeitgeber hat den Arbeitnehmer fristgerecht abgemeldet. Für welchen Monat bekommt der neue Arbeitgeber die familiengerechten ELStAM mitgeteilt?

Der neue Hauptarbeitgeber bekommt die familiengerechten ELStAM seines Arbeitnehmers mit dem beantragten Datum, ab die ELStAM geliefert werden sollen (Referenzdatum), frühestens mit Beschäftigungsbeginn.

Der neue Hauptarbeitgeber meldet den Arbeitnehmer verspätet an und der vorherige Hauptarbeitgeber hat den Arbeitnehmer nicht oder verspätet abgemeldet. Für welchen Monat bekommt der neue Arbeitgeber die familiengerechten ELStAM mitgeteilt?

Wenn der neue Arbeitgeber den Arbeitnehmer innerhalb von sechs Wochen nach dem Datum, ab dem die ELStAM geliefert werden sollen (Referenzdatum), als Hauptarbeitgeber anmeldet, erhält er die familiengerechten ELStAM rückwirkend zum Referenzdatum. Der vorherige Arbeitgeber wird mit der Anmeldung des neuen Hauptarbeitgebers automatisch zum Nebenarbeitgeber. Bei einer späteren Anmeldung erhält der aktuelle Hauptarbeitgeber die familiengerechten ELStAM erst ab dem Tag der Anmeldung. Bis dahin hat er die Lohnsteuer nach Steuerklasse 6 einzubehalten.

Muss ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer auch dann anmelden, wenn dessen Lohn nach Steuerklasse 6 (Nebenarbeitsverhältnis) abgerechnet werden soll?

Die ELStAM müssen für alle Arbeitsverhältnisse abgerufen werden, deren Arbeitslohn individuell und nicht pauschal lohnversteuert werden sollen. Deshalb sind auch alle Arbeitsverhältnisse eines Arbeitnehmers anzumelden. Dies ist insbesondere für die korrekte Ermittlung der Kirchensteuer erforderlich.

Was passiert, wenn ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer doppelt/mehrfach anmeldet?

Die zweite und weitere Anmeldung wird mit einem Hinweistext zurückgewiesen. Die Anmeldelisten dürfen derzeit keine doppelten/mehrfachen IdNr. enthalten, da dies ansonsten bei der Anmeldung zu einer Abweisung der gesamten Anmeldeliste führt. Die verursachenden IdNr. werden im Hinweistext explizit benannt.
Der Arbeitgeber kann einen Arbeitnehmer zeitgleich nur einmal in der ELStAM-Datenbank anmelden. Dies gilt auch, wenn vom Arbeitgeber sowohl Bezüge aus früheren Beschäftigungsverhältnissen als auch Bezüge aus dem aktuellen Beschäftigungsverhältnis gezahlt werden (zum Beispiel Betriebsrentner mit einem zusätzlichen aktiven Arbeitsverhältnis). Es handelt sich steuerrechtlich um ein Arbeitsverhältnis, welches zwingend einheitlich abgerechnet werden muss. Soweit ein Arbeitgeber bisher für einen Arbeitnehmer unter mehreren Personalnummern mit verschiedenen Steuerklassen Lohnabrechnungen vorgenommen hat, darf diese Praxis aus Kulanzgründen bis Ende 2014 fortgeführt werden. Der zweite Bezug muss dann aber mit Steuerklasse 6 versteuert werden. Ein Abruf der ELStAM dazu ist nicht möglich.

Wie kann ein Arbeitgeber eine fälschliche Anmeldung eines Arbeitnehmers wieder zurücknehmen?

Es gibt keine spezielle Stornofunktion. Um eine fälschliche Anmeldung zurückzunehmen, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit dem Datum der ursprünglichen Anmeldung (= Referenzdatum, für das ELStAM abgerufen werden sollten) abmelden und anschließend eine erneute Anmeldung mit den richtigen Daten vornehmen.
Meldet der Arbeitgeber dasselbe Arbeitsverhältnis bei der Finanzverwaltung nach zuvor erfolgter Abmeldung ein weiteres Mal an, weist das ELStAM-Verfahren derzeit aufgrund technischer Probleme die Anmeldung des Arbeitnehmers ab, wenn das übermittelte Datum des Beschäftigungsbeginns vor dem Datum der Abmeldung liegt.
Bei diesen „technischen Störungen“ darf der Arbeitgeber bis zu zwei Monate nach dem Einsatz der Programmversion, mit der dieser Fehler behoben wird, längstens für den letzten Lohnzahlungszeitraum im Kalenderjahr 2013, den Lohnsteuerabzug nach den ihm in Papierform vorliegenden Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers durchführen.
Diese Grundsätze gelten auch bei einem Wechsel vom ersten Dienstverhältnis (Hauptarbeitsverhältnis) zu einem (Nebenarbeitsverhältnis) beim selben Arbeitgeber oder umgekehrt.

Wie muss ich meinen Arbeitnehmer bei Einmalzahlung anmelden, wenn er bereits ausgeschieden ist?

Grundsätzlich ist für die An- beziehungsweise Abmeldung des Arbeitnehmers der Tag des Zuflusses der Zahlung maßgeblich, wenn es sich um einen sonstigen Bezug handelt. Aus Vereinfachungsgründen ist jedoch die Anmeldung beziehungsweise der Tag, an dem die ELStAM abgerufen werden sollen (sogenanntes Referenzdatum) zum 01. des Monats der Zahlung zulässig.

Der Arbeitgeber möchte seine Arbeitnehmer anmelden. Die Anmeldung scheitert jedoch aus technischen Gründen – was ist zu beachten?

Wenn die Teilnahme des Arbeitgebers am elektronischen Verfahren aus technischen Gründen scheitert, kann bis zur Fehlerbehebung, längstens jedoch bis November 2013, das bisherige Verfahren unter Anwendung der Lohnsteuerkarte 2010 beziehungsweise Ersatzbescheinigung fortgeführt werden.

Die Anmeldung eines Arbeitnehmers beim Einstieg in das ELStAM-Verfahren wird zurückgewiesen mit dem Hinweis, dass der Arbeitgeber keine Anmeldeberechtigung hat - was ist zu beachten?

Grundsätzlich ist der Lohnsteuerabzug nach Steuerklasse 6 (§ 39e Absatz 6 Satz 8 EStG) durchzuführen. Die Regelungen sind jedoch nicht anzuwenden, wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vorgelegt hat, die die Finanzverwaltung für den Arbeitnehmer aufgrund unzutreffender ELStAM ausgestellt hat. Der Arbeitgeber darf die Lohnsteuerabzugsmerkmale dieser Besonderen Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug nur dann für den angegebenen Zeitraum anwenden, wenn ihm die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung 2011, 2012 oder 2013 des Arbeitnehmers mit einer der Steuerklassen 1 bis 5 (erstes Dienstverhältnis) vorliegt.

Die Anmeldung eines Arbeitnehmers beim Einstieg in das ELStAM-Verfahren wird zurückgewiesen mit dem Hinweis, dass der Arbeitgeber keine Anmeldeberechtigung hat, weil das Finanzamt den Arbeitgeberabruf wegen unzutreffend bereitgestellter ELStAM gesperrt hat. Wann kann ich den Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank anmelden?

Erfolgte die Sperrung der ELStAM vor dem erstmaligen Abruf durch den Arbeitgeber, hat der Arbeitnehmer und nicht das Finanzamt dem Arbeitgeber die Aufhebung der Sperrung mitzuteilen. Dazu hat der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber ein Informationsschreiben seines Wohnsitzfinanzamts über die Aufhebung der Sperrung auszuhändigen. Aufgrund dieser Mitteilung hat der Arbeitgeber den beschäftigten Arbeitnehmer erstmalig in der ELStAM-Datenbank anzumelden und die entsprechenden ELStAM abzurufen.

Kann der Arbeitgeber die ELStAM für bestimmte Arbeitnehmer-Gruppen (zum Beispiel Geschäftsführung) getrennt von den ELStAM der übrigen Arbeitnehmer abrufen?

Grundsätzlich erhält ein Arbeitgeber nur eine Änderungsliste für alle Arbeitnehmer. Möchte der Arbeitgeber den Arbeitslohn für eine bestimmte Arbeitnehmer-Gruppe (zum Beispiel Geschäftsführung) getrennt von den übrigen Arbeitnehmern abrechnen, müssen dafür unterschiedliche Zertifikate (ein persönliches und ein Organisationszertifikat) verwendet werden. Beide Abrufe sind unter derselben Arbeitgeber-Steuernummer durchzuführen und erzeugen somit separate Änderungslisten für jede Arbeitnehmer-Gruppe. Die Verwendung mehrerer Organisationszertifikate führt nicht zu getrennten Änderungslisten.

ELStAM-Abruf

Wen kann der Arbeitgeber kontaktieren, falls der ELStAM-Abruf nicht richtig funktioniert oder Fragen zum Datensatz bestehen?

Ansprechpartner für alle inhaltlichen Fragen ist das zuständige Finanzamt. Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte zunächst an Ihren Softwarehersteller/Dienstleister. Bei Fragen zum ElsterOnline-Portal oder zu ElsterFormular steht Ihnen die ELSTER-Hotline unter der kostenfreien Telefonnummer 0800 52 35 099 zur Verfügung.

Wie lange und wie oft kann der Arbeitgeber die Änderungslisten abrufen?

Der Abruf ist jederzeit möglich. Die Änderungslisten werden bis zum 28.2. des Folgejahres vorgehalten. Pro Monat wird eine Änderungsdatei je Arbeitgeber bereitgestellt. Dabei kann es auch vorkommen, dass leere Listen erzeugt werden, zum Beispiel bei Verlängerung der Gültigkeit eines Freibetrages in gleicher Höhe. Diese Listen sind numerisch nach dem jeweiligen Monat (01 – 12) gekennzeichnet.

Ab wann kann ein Arbeitgeber die ELStAM des Arbeitnehmers abrufen?

Der Abruf ist frühestens ab dem Tag des Beginns des Beschäftigungsverhältnisses möglich. Ein früherer Abruf ist unzulässig und wird mit dem Verfahrenshinweis „Keine Anmeldung vor Beschäftigungsbeginn“ zurückgewiesen. Es ist ebenfalls zu beachten, dass bei einem Arbeitnehmer, der gegebenenfalls zuvor im Ausland gelebt hat, eine Anmeldung nicht vor dem Beginn der Meldepflicht erfolgen darf.

Die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte hat sich geändert. Hat dies Auswirkungen auf die ELStAM?

Die Änderung der Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte des Arbeitgebers wird automatisch in der Berechtigungsverwaltung nachvollzogen. Sie müssen Ihre Arbeitnehmer nicht erneut anmelden. Dies gilt aber nicht, wenn Sie das Bundesland gewechselt haben. In diesen Fällen ist eine Abmeldung unter der alten und eine erneute Anmeldung unter der neuen Steuernummer erforderlich.

Die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte hat sich geändert. Was passiert, wenn ich die bisherige Steuernummer weiterhin verwende?

Die Änderung der Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte des Arbeitgebers wird automatisch in der Berechtigungsverwaltung nachvollzogen. Die Finanzverwaltung empfiehlt, unmittelbar die neue Steuernummer im Lohn- und Gehaltsprogramm zu speichern. Dies gilt aber nicht, wenn Sie das Bundesland gewechselt haben. In diesen Fällen ist eine Abmeldung Ihrer Arbeitnehmer unter der alten und eine erneute Anmeldung unter der neuen Steuernummer erforderlich.

Der Arbeitgeber möchte einen anderen Steuerberater/Datenübermittler mit der Lohnabrechnung beauftragen. Hat dies Auswirkungen auf die ELStAM?

Ein Wechsel des Steuerberaters/Datenübermittlers hat keine Auswirkungen auf die ELStAM der Arbeitnehmer. Beim Wechsel selbst, gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Der neue Datenübermittler hat die Möglichkeit der Ummeldung. Diese erfolgt dadurch, dass für alle Arbeitnehmer des betroffenen Arbeitgebers der Termin, zu dem umgemeldet werden soll, identisch ist. Der neue Datenübermittler erhält eine Ummeldebestätigungsliste. Der alte Datenübermittler erhält mit der nächsten Monatsliste den Hinweis, dass er nicht mehr abrufberechtigt ist.
  2. Der alte Steuerberater/Datenübermittler meldet die Arbeitnehmer ab und der neue Datenübermittler meldet die Arbeitsverhältnisse neu an. Dabei erhält der alte Datenübermittler eine Abmeldebestätigungsliste, der neue eine Anmeldebestätigungsliste.

Der Arbeitgeber wechselt den Steuerberater/Datenübermittler. Ab wann bekommt der neue Steuerberater/Datenübermittler die ELStAM zur Verfügung gestellt?

Der neue Steuerberater/Datenübermittler erhält erstmalig ab dem Zeitpunkt der Ummeldung eine Ummeldebestätigungsliste mit den aktuellen ELStAM der betroffenen Arbeitnehmer Als Referenzdatum kann nur einen Wert zwischen dem 01. des aktuellen Monats und dem 01. des Folgemonats bezogen auf den Tag der Ummeldung angeben werden.

Die Lohnzahlung erfolgt nachschüssig (Ende des Monats). Sind die Änderungen der ELStAM des letzten Monats schon in der aktuellen Änderungsliste enthalten?

Grundsätzlich sind die Änderungen dort enthalten. Dabei ist aber die Gültigkeit der ELStAM in der Änderungsliste maßgebend. Hierzu zwei Beispiele:

Die Lohnzahlung erfolgt vorschüssig (Anfang des laufenden Monats). Sind die Änderungen der ELStAM des letzten Monats schon in der aktuellen Änderungsliste enthalten?

Nein, die Änderungen können bei vorschüssiger Zahlung nicht berücksichtigt werden. Dem Arbeitgeber liegen die aktuellen Änderungen der ELStAM für den betroffenen Monat (zum Beispiel für Februar, gültig ab 01. März) bei Lohnzahlung (Anfang Februar für den Monat Februar) noch nicht vor. Liegen geänderte ELStAM in der nächsten Änderungsliste mit Wirkung für den vorschüssig abgerechneten Monat vor, kann eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs erfolgen.

Wie bekomme ich als Arbeitgeber eine Abrufberechtigung für die ELStAM-Datenbank?

Um die ELStAM abrufen zu können, benötigt der Arbeitgeber eine Registrierung im ElsterOnline-Portal. Mit der Registrierung erhält der Arbeitgeber ein Zertifikat. Zu unterscheiden ist zwischen einem persönlichen Zertifikat (Privatpersonen) und einem Organisationszertifikat (Unternehmen). Grundsätzlich wird für Arbeitgeber die Nutzung eines Organisationszertifikats empfohlen. Nach der Registrierung kann das Zertifikat auch mit anderen Softwareprodukten genutzt werden.

Was ist ein Organisationszertifikat?

Das Organisationszertifikat wird unternehmensbezogen ausgestellt und ermöglicht insbesondere größeren Arbeitgebern für organisatorische Zwecke mehrere Zertifikate (zurzeit maximal 20 Zertifikate) unter einer Steuernummer zu beantragen. Für die Nutzung von ELStAM ist ein Organisationszertifikat mit der aktuellen Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte zu erzeugen. Alle Zertifikate, die entsprechend ausgestellt worden sind, berechtigen zum Abruf der ELStAM und der Änderungslisten.
Wurde ein Organisationszertifikat vor dem 01.04.2012 mit einer inzwischen nicht mehr gültigen Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte erzeugt, ist für die Nutzung von ELStAM zwingend ein neues Zertifikat zu erstellen.

Der Arbeitgeber hat seine Arbeitnehmer erfolgreich angemeldet, der Abruf von Änderungslisten scheitert jedoch aus technischen Gründen – was ist zu beachten?

Nach einer erfolgreichen Anmeldung der Arbeitnehmer hat der Arbeitgeber grundsätzlich die in den §§ 38 ff EStG enthaltenden Regelungen anzuwenden. Die für den Arbeitnehmer vorliegende Lohnsteuerkarte 2010 oder Ersatzbescheinigung sind nicht mehr zu beachten.
Der Arbeitgeber kann im Rahmen des § 39c EStG die ihm bekannten ELStAM bis zu drei Kalendermonate weiter verwenden. Soweit auch nach Ablauf der drei Monate der Abruf der ELStAM scheitert und Arbeitnehmer bis dahin keine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vorgelegt hat, ist der Steuerabzug auch für vorherige Monate nach Steuerklasse 6 vorzunehmen. Scheitert der erstmalige Abruf der ELStAM während des Einführungszeitraums aufgrund technischer Probleme, kann der Arbeitgeber bis zum vorletzten Lohnzahlungszeitraum des Einführungszeitraums weiterhin das Papierverfahren und die Regelungen des § 52b EStG anwenden.

Der Arbeitgeber hat seine Arbeitnehmer erfolgreich angemeldet, der Abruf von Änderungslisten wird mit dem Hinweis „keine Abrufberechtigung“ zurückgewiesen – was ist zu beachten?

Liegt dem Arbeitgeber eine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug für das Kalenderjahr 2013 vor, kann er unterstellen, dass durch das Finanzamt aus technischen Gründen eine Übermittlungssperre der ELStAM gesetzt wurde. In diesen Fällen muss er bis zur Bereitstellung neuer Änderungslisten für diesen Arbeitnehmer die ELStAM der vorliegenden Besonderen Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug verwenden.
Liegt dem Arbeitgeber keine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, ist durch den Arbeitnehmer der Grund für die fehlende Abrufberechtigung zu klären. Der Arbeitgeber kann im Rahmen des § 39c EStG die ihm bekannten ELStAM bis zu drei Kalendermonate weiter verwenden. Soweit bis dahin keine Klärung erfolgt ist und der Arbeitnehmer keine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vorgelegt hat, ist der Steuerabzug auch für vorherige Monate nach Steuerklasse 6 vorzunehmen.

Ab wann kann ich als Arbeitgeber Änderungslisten abrufen?

Die erste Änderungsliste können sie als Arbeitgeber im auf den Monat der Anmeldung folgenden Monat abrufen.
Beispiel:
Sie melden ihre Arbeitnehmer im November 2012 an. Dann wird ihnen die erste Änderungsliste Anfang Dezember 2012 zum Abruf bereitgestellt.

Abmeldung eines Arbeitnehmers

Was geschieht, wenn ein Arbeitgeber nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses die Abmeldung des Arbeitnehmers vergisst?

Eine automatische Abmeldung erfolgt nicht. Wenn sich ein neuer Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber anmeldet, wird der vorherige Arbeitgeber automatisch zum Nebenarbeitgeber mit der Folge, dass diesem nur noch die ELStAM mit Steuerklasse 6 bereitgestellt werden.

Wie ist zu verfahren, wenn der Arbeitgeber nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses noch Lohnzahlungen leistet?

Hier muss unterschieden werden, ob es sich um nachträglichen laufenden Arbeitslohn oder sonstige Bezüge handelt.

Wie ist zu verfahren, wenn nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses noch nachträglicher laufender Arbeitslohn gezahlt wird?

Nachträgliche Zahlungen, zum Beispiel Korrekturen für einen abgelaufenen Monat, sind nach den ELStAM für diesen Monat zu besteuern. Eine erneute Anmeldung oder verspätete Abmeldung des Arbeitnehmers ist hier nicht erforderlich, da dem Arbeitgeber die ELStAM für den betroffenen Monat bereits vorliegen.

Wie ist zu verfahren, wenn nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses sonstige Bezüge gezahlt werden?

Einmalige Zahlungen, zum Beispiel Abfindungen, sind nach den ELStAM zum Zeitpunkt der Zahlung zu besteuern. Hierfür hat der Arbeitgeber neue ELStAM anzufordern und abzurufen. Dies ist im Regelfall die Steuerklasse 6, wenn bereits ein neues Beschäftigungsverhältnis aufgenommen wurde. Aus Vereinfachungsgründen ist jedoch die Anmeldung zum 01. des Monats der Zahlung zulässig.

Datenschutz

Ist der Arbeitgeber berechtigt, die IdNr. des Arbeitnehmers beim Finanzamt abzufragen?

Nein. Die IdNr. kann ausschließlich über den Arbeitnehmer erlangt werden.

Kann ein Arbeitgeber auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses und Abmeldung des Arbeitnehmers dessen ELStAM weiterhin abrufen?

Nein.

Kann der Arbeitgeber auch alte Änderungslisten einsehen oder überschreiben neue Änderungslisten die vorangegangenen?

Die Änderungslisten werden bis zum 28.02. des Folgejahres vorgehalten und können bei Bedarf (ungeachtet eines erfolgten Abrufs) eingesehen werden.

Verfahrenshinsweise

Der Arbeitgeber erhält nach Anmeldung des Arbeitnehmers den Verfahrenshinweis „keine Anmeldeberechtigung“. Was ist die Ursache?

Der Verfahrenshinweis „keine Anmeldeberechtigung“ wird bei verschiedenen Fallkonstellationen ausgegeben.
Mögliche Ursachen sind:

Der Arbeitgeber erhält einen Verfahrenshinweis „Arbeitnehmer unbekannt: die IdNr. des Arbeitnehmers kann nicht verifiziert werden“ erhalten. Was ist die Ursache?

Dieser Verfahrenshinweis wird ausgegeben, wenn die vom Arbeitgeber in der Anmeldung mitgeteilten Daten des Arbeitnehmers nicht schlüssig sind.
Mögliche Ursachen sind:

Der Arbeitgeber erhält bei der Anmeldung eines Arbeitnehmers einen Verfahrenshinweis, dass der Freibetrag gekürzt wurde. Was ist die Ursache?

Der Hinweistext „Freibetrag gekürzt, da verfügbares Hinzurechnungsvolumen kleiner als angeforderter Freibetrag“ wird in folgendem Fall ausgegeben:
Der Arbeitnehmer wird angemeldet und es handelt sich um eine Nebenbeschäftigung. Es soll ein Freibetrag nach § 39a Absatz 1 Nummer 7 EStG berücksichtigt werden, der bei der Hauptbeschäftigung als Hinzurechnungsbetrag berücksichtigt wird. Der bei der Anmeldung mitgeteilte Betrag übersteigt jedoch das verfügbare Freibetragsvolumen. Die abgerufenen ELStAM enthalten den maximal möglichen und vom Arbeitgeber zu berücksichtigenden Freibetrag.

Der Arbeitgeber erhält den Verfahrenshinweis „keine Anmeldung vor Beschäftigungsbeginn möglich“. Was ist die Ursache?

Das mitgeteilte Datum des Beginns der Beschäftigung oder das Datum, ab dem ELStAM geliefert werden soll (Refernzdatum) liegt nach dem aktuellen Tagesdatum. Eine Anmeldung des Arbeitnehmers ist erst nach dem Beginn des Beschäftigungsverhältnisses zulässig.

Der Arbeitgeber erhält einen Verfahrenshinweis „keine Abrufberechtigung“. Was ist die Ursache?

Der Verfahrenshinweis „keine Abrufberechtigung“ wird bei verschiedenen Fallkonstellationen ausgegeben.
Mögliche Ursachen sind:

Der Arbeitgeber erhält den Verfahrenshinweis „keine Abrufberechtigung mehr, da der Abruf der ELStAM für den Arbeitnehmer bereits anderweitig erfolgt ist“. Was ist die Ursache?

Der Arbeitgeber selbst oder ein anderer Datenübermittler, zum Beispiel Steuerberater, hat bereits die ELStAM im Auftrag dieses Arbeitgebers abgerufen. Wenn zwei Zugreifende für einen Arbeitgeber abrufen, erhält derjenige den Verfahrenshinweis, der für den aktuellen Zeitraum keine Berechtigung mehr hat.

Der Arbeitgeber erhält den Verfahrenshinweis „Ab-/Ummeldung des Arbeitnehmers (IdNr. und Geburtsdatum) ist nicht möglich, weil kein Arbeitsverhältnis besteht“. Was ist die Ursache?

Die Abmeldung des Arbeitnehmers scheiterte, weil die Daten des Arbeitgebers  nicht zu den Daten des Arbeitnehmers (IdNr. und Geburtsdatum) passen. Soweit keine offenbaren Unstimmigkeiten zu erkennen sind (zum Beispiel alte Steuernummer oder Zahlendreher), ist gegebenenfalls durch den Arbeitnehmer beim BZSt seine korrekte IdNr. zu erfragen.

Auswirkungen der Startverschiebung auf den 01.01.2013

Was ist bei einem Arbeitgeberwechsel zu beachten?

Bei einem Arbeitgeberwechsel muss - wie bisher - der Arbeitnehmer dem neuen Arbeitgeber die Lohnsteuerkarte 2010, die Ersatzbescheinigung mit allen dazugehörigen Papierbelegen (zum Beispiel Mitteilungsschreiben oder Ausdruck der ab dem Jahr 2012 gültigen ELStAM) oder die Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aushändigen. Dieses gilt für das Jahr 2013 unabhängig davon, ob die betreffenden Arbeitgeber schon das neue Verfahren anwenden. Der bisherige Arbeitgeber hat diese Unterlagen dem Arbeitnehmer zur Vorlage beim neuen Arbeitgeber herauszugeben.

Was ist als Berufseinsteiger (Hauptarbeitsverhältins) zu beachten?

Für alle Arbeitnehmer, die im Jahr 2012 oder 2013 ein neues oder ein weiteres Dienstverhältnis beginnen, stellt das Finanzamt bis zum Ende des Kalenderjahres 2013 – wie bisher – eine Ersatzbescheinigung aus. Diese ist dem Arbeitgeber vorzulegen ungeachtet dessen, ob der Arbeitgeber bereits am neuen Verfahren teilnimmt. Für Auszubildende gilt die Vereinfachungsregel aus dem Jahr 2011 auch für die Jahre 2012 und 2013 weiter.
Das bedeutet, dass für unbeschränkt einkommensteuerpflichtige ledige Arbeitnehmer, die ein Ausbildungsverhältnis als erstes Dienstverhältnis beginnen, der Arbeitgeber die Steuerklasse 1 unterstellen kann. Der Arbeitnehmer muss in diesem Fall seinem Arbeitgeber folgende Informationen mitteilen:

Was ist bei einem weiteren Arbeitsverhältnis (Nebenarbeitsverhältnis) zu beachten?

Das Finanzamt stellt bis zum Ende des Einführungszeitraums des neuen ELStAM-Verfahrens – wie bisher – eine Ersatzbescheinigung mit Steuerklasse 6 aus. Diese ist dem Arbeitgeber vorzulegen.

Welche Nachweise können bei geänderten ELStAM akzeptiert werden?

Wenn der Arbeitgeber noch nicht am neuen Verfahren teilnimmt, kann er folgende Nachweise akzeptieren:

Es ist zu beachten, dass mit jedem neuen Nachweis alle bisherigen Eintragungen/Nachweise ungültig werden. Nur der aktuellste Nachweis gilt. Die Belege sind zum Lohnkonto zu nehmen.
Wenn der Arbeitgeber bereits am neuen Verfahren teilnimmt, werden dem Arbeitgeber die aktuellen ELStAM mit der Anmeldung und Änderungen durch die monatlichen Änderungslisten automatisch zur Verfügung gestellt werden.
Sollte jedoch aus technischen Gründen durch das Finanzamt eine Übermittlungssperre Ihrer ELStAM gesetzt worden sein, erhält der Arbeitgeber durch den Arbeitnehmer eine vom Finanzamt ausgestellte Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug, die er bis zur Aufhebung der Übermittlungssperre für den Lohnsteuerabzug anzuwenden hat.

Auswirkungen der gestreckten Einführung in 2013

Was bedeutet „gestreckte Einführung“ oder „gleichmäßiger Einstieg“?

Grundsätzlich besteht für alle Arbeitgeber die Verpflichtung zur Teilnahme am ELStAM-Verfahren ab dem 01. Januar 2013. Um einen geregelten Einstieg aller Arbeitgeber in das neue Verfahren zu gewährleisten, wird im Rahmen einer Kulanzregelung die Möglichkeit eingeräumt, erst im Laufe des Jahres 2013 einzusteigen. Dabei ist zu beachten, dass mindestens ein Lohnzahlungszeitraum des Kalenderjahres 2013 über das neue Verfahren abzurechnen ist.

Was legt der Arbeitgeber im Kalenderjahr 2013 dem Lohnsteuerabzug zugrunde, bis er in das neue Verfahren einsteigt?

Die Lohnsteuerkarte 2010 beziehungsweise eine Ersatzbescheinigung (gegebenenfalls mit ergänzenden Bescheinigungen) gelten mit allen Eintragungen und Freibeträgen bis zur erstmaligen Anwendung der ELStAM fort.

Was passiert bei einem Arbeitgeberwechsel in 2013?

Der bisherige Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 beziehungsweise eine Ersatzbescheinigung (gegebenenfalls mit ergänzenden Bescheinigungen) zur Vorlage beim neuen Arbeitgeber auszuhändigen. Ohne Vorlage dieser Dokumente hat der neue Arbeitgeber keine Berechtigung, die Anmeldung als Hauptarbeitgeber durchführen (Steuerklasse 1 - 5). Dafür sind diese Unterlagen in allen Fällen bis Ende 2014 weiter aufzubewahren.
Diese Grundsätze gelten unabhängig davon, ob die betreffenden Arbeitgeber bereits am neuen Verfahren teilnehmen.

Hat der Arbeitgeber den Einstieg in das ELStAM-Verfahren für alle Arbeitnehmer seines Betriebs/seiner lohnsteuerlichen Betriebsstätte zeitgleich vorzunehmen?

Nein, der Arbeitgeber kann seine Arbeitnehmer stufenweise in das neue ELStAM-Verfahren überführen. Auch eine „Mindestteilnehmerzahl“ muss beim Einstieg in das neue ELStAM-Verfahren nicht erfüllt werden.

Soll der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer vor dem Einstieg in das ELStAM-Verfahren in 2013 informieren?

Ja, eine entsprechende Information an die Arbeitnehmer sollte vor dem erstmaligen Abruf der ELStAM erfolgen.

Hat der Arbeitgeber auch seinem Betriebsstättenfinanzamt den erstmaligen Abruf der ELStAM gesondert anzuzeigen?

Nein, eine solche Anzeige ist nicht erforderlich.

Darf sich der Arbeitgeber im Kalenderjahr 2013 im ELStAM-Verfahren stets als „erster Arbeitgeber“ anmelden?

Eine Anmeldung als „erster Arbeitgeber“ ist nur dann zulässig, wenn dem Arbeitgeber für den jeweiligen Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte 2010 oder eine Ersatzbescheinigung– jeweils mit den Steuerklassen 1 bis 5 für ein erstes Dienstverhältnis – vorliegt oder es sich um Auszubildende handelt, die eine Erklärung abgegeben haben, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt.

Wie hat sich der Arbeitgeber beim Einstieg in das ELStAM-Verfahren anzumelden, wenn er eine Lohnsteuerkarte 2010 beziehungsweise eine Ersatzbescheinigung mit der Steuerklasse 6 vorliegen hat?

In diesem Fall hat sich der Arbeitgeber als zweiter beziehungsweise weiterer Arbeitgeber anzumelden.

Wie ist im Kalenderjahr 2013 zu verfahren, wenn dem Arbeitgeber unzutreffende Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers übermittelt werden, die auf vom Finanzamt zu bildenden Merkmalen beruhen (zum Beispiel bei Ehegatten Steuerklassenkombination 4/4 statt 3/5)?

Auf Veranlassung des Arbeitnehmers werden die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale vom Finanzamt korrigiert und dem Arbeitgeber mit der nächsten Änderungsliste zur (gegebenenfalls rückwirkenden) Anwendung elektronisch bereitgestellt. Soweit die Korrektur im Finanzamt aufgrund technischer Gründe nicht erfolgen kann, stellt das Finanzamt dem Arbeitnehmer eine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug zur Vorlage beim Arbeitgeber aus und sperrt die elektronische Abrufmöglichkeit des Arbeitgebers (sogenannte Vollsperrung). Damit ist bis zur Beseitigung des technischen Problems der richtige Lohnsteuerabzug gewährleistet. Nach einer Korrektur der Daten wird die gesetzte Abrufsperre durch das Finanzamt wieder aufgehoben.

Wie ist im Kalenderjahr 2013 zu verfahren, wenn dem Arbeitgeber unzutreffende Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers übermittelt werden, die auf unzutreffenden Meldedaten beruhen (zum Beispiel Heirat, Geburt eines Kindes, Kirchenein- oder Kirchenaustritt), auf die das Finanzamt nur einen lesenden Zugriff hat?

Das Finanzamt stellt in diesem Fall eine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus und sperrt den Arbeitgeberabruf für den betroffenen Arbeitnehmer (sogenannte Vollsperrung). Die Bescheinigung enthält einen Hinweis, dass der Arbeitnehmer eine Änderung seiner persönlichen Verhältnisse dem Finanzamt mitzuteilen hat, wenn sie auf geänderten Meldedaten beruhen. Nach einer Bereinigung der Meldedaten durch die Meldebehörde wird die Vollsperrung durch das Finanzamt aufgehoben und dem Arbeitgeber werden die zutreffenden Lohnsteuerabzugsmerkmale elektronisch zum Abruf bereitgestellt, die er dann auch anzuwenden hat.

Ist der Arbeitgeber im Einführungszeitraum verpflichtet, die im ELStAM-Verfahren bereitgestellten Lohnsteuerabzugsmerkmale anzuwenden oder kann er den Lohnsteuerabzug für eine gewisse Zeit noch nach den in das Lohnkonto übernommenen Lohnsteuerabzugsmerkmalen der Papierbescheinigung durchführen?

Der Arbeitgeber kann im Kalenderjahr 2013 den Lohnsteuerabzug nach dem erstmaligen Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale – unter Beteiligung des Arbeitnehmers – für eine Dauer von höchstens sechs Monaten weiterhin nach den in das Lohnkonto übernommenen Lohnsteuerabzugsmerkmalen der Papierbescheinigung durchführen.

Muss die Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug nach Aufhebung einer Vollsperrung an das Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers zurückgesandt werden?

Nein, die Bescheinigung darf allerdings nicht vernichtet, sondern muss weiterhin aufbewahrt werden.

Was muss der Arbeitgeber veranlassen, wenn er bei Verfahrenseinstieg feststellt, dass die bisher bescheinigten Lohnsteuerabzugsmerkmale im Papierverfahren unzutreffend waren?

Durch die Berücksichtigung der vom Arbeitnehmer im Papierverfahren vorgelegten Lohnsteuerabzugsmerkmale hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer und die übrigen Steuerabzugsbeträge vorschriftsmäßig ermittelt. Der Arbeitgeber hat daher weder eine rückwirkende Korrekturpflicht des Lohnsteuerabzugs (§ 41c Absatz 1 Nummer 1 EStG) noch eine Anzeigepflicht gegenüber seinem Betriebsstättenfinanzamt (§ 41c Absatz 4 in Verbindung mit Absatz 1 Nrummer 1 EStG). Das gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer seiner Anzeigepflicht gegenüber seinem Wohnsitzfinanzamt bei einer Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale zu seinen Ungunsten nicht nachgekommen sein sollte (zur Anzeigepflicht des Arbeitnehmers siehe § 52b Absatz 2 EStG).

Auf Antrag des Arbeitgebers kann das Betriebsstättenfinanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten zulassen, dass er nicht am Abrufverfahren teilnimmt (sogenannte „Härtefallregelung“). Für welchen Lohnabrechnungszeitraum sind diese Härtefallanträge erstmals zu stellen?

Härtefallanträge nach § 39e Absatz 7 EStG sind frühestens für den letzten Lohnabrechnungszeitraum im Kalenderjahr 2013 zu stellen.

Müssen für das Kalenderjahr 2013 im Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren zu berücksichtigende Freibeträge erneut beantragt werden?

Ja. Das Finanzamt stellt neben der Speicherung des Freibetrags im ELStAM-Verfahren eine Papierbescheinigung zur Vorlage beim Arbeitgeber aus. Entsprechend ist zu verfahren, wenn der Arbeitnehmer für das Kalenderjahr 2013 die Berücksichtigung eines Kinderfreibetragszählers beantragt.
Pauschbeträge für Menschen mit Behinderung und Hinterbliebene sowie Kinderfreibeträge, die über das Jahr 2012 hinaus gewährt worden sind, müssen nicht erneut beantragt werden.

Papierverfahren im Jahr 2013

Wie hat der Arbeitnehmer für die Dauer der Anwendung des Papierverfahrens im Jahr 2013 seine Lohnsteuerabzugsmerkmale gegenüber dem Arbeitgeber nachzuweisen?

Für die Dauer des Papierverfahrens im Jahr 2013 gelten die Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Hinzurechnungsbetrag, Kirchensteuerabzugsmerkmal, Faktor), die sich aus der Lohnsteuerkarte 2010 beziehungsweise der Ersatzbescheinigung oder sonstigen Papierbescheinigungen (unter anderem Mitteilungsschreiben, ELStAM-Ausdruck) ergeben.

Welche Bedeutung haben die „Papierbescheinigungen“ nach dem der Arbeitgeber in das ELStAM-Verfahren eingestiegen ist?

Nach dem Einstieg in das ELStAM-Verfahren hat der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug stets – mit der Möglichkeit einer sechsmonatigen Kulanzfrist – nach den individuellen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des jeweiligen Arbeitnehmers vorzunehmen. Die dem Arbeitgeber für den jeweiligen Arbeitnehmer vorliegenden Papierbescheinigungen sind nicht mehr zu beachten.
Hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die für den Abruf erforderliche Identifikationsnummer nicht mitgeteilt, kann er die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers zu Grunde legen. Voraussetzung hierfür ist, dass der Arbeitnehmer die fehlende Mitteilung der Identifikationsnummer nicht zu vertreten hat.
Die Papierbescheinigungen müssen auch nach dem Einstieg in das ELStAM-Verfahren bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2014 aufbewahrt werden.

Kann der Arbeitgeber im Jahr 2013 nach dem Einstieg in das ELStAM-Verfahren noch einmal zum „Papierverfahren“ zurückkehren?

Nein, nach dem Einstieg in das ELStAM-Verfahren ist eine Rückkehr zum Papierverfahren nicht mehr möglich.

Was geschieht im Kalenderjahr 2013 mit den „Papierbescheinigungen“ nach dem Einstieg des Arbeitgebers in das ELStAM-Verfahren?

Der Arbeitgeber hat die Papierbescheinigungen bis zum Ablauf des Jahres 2014 weiter aufzubewahren.

Ist die Vereinfachungsregelung für Auszubildende (vergleiche § 52b Absatz 4 EStG 2012 = schriftliche Erklärung des Auszubildenden über erstes Dienstverhältnis) im Kalenderjahr 2013 weiter anzuwenden?

Ja, die Vereinfachungsregelung gilt bis zum Einstieg in das ELStAM-Verfahren weiter. Beim Übergang zum ELStAM-Verfahren hat sich der Arbeitgeber als „erster Arbeitgeber“ des Auszubildenden anzumelden.

Hilfe zur Lohnsteuerkarte


Navigationstabelle
A B D E F G H I K L M N O P R S T U V W Z

A


Großbuchstabe A

Alles zu den Großbuchstaben

Adresse des Arbeitnehmers

Bei der Adresse für den Arbeitnehmer ist die Angabe einer "Hausadresse" obligatorisch. Soweit vorhanden und in dem Lohnkonto des Arbeitnehmers vermerkt, kann optional zusätzlich eine "Postfachadresse" übermittelt und bescheinigt werden. Jedoch ist eine reine "Postfachadresse" wie sie für den Arbeitgeber akzeptiert wird, beim Arbeitnehmer unzulässig. Darüber hinaus werden für Arbeitnehmeradressen keine Großkundenpostleitzahlen unterstützt.

Es ist immer die aktuelle Adresse des Arbeitnehmers zu übermitteln. Als aktuelle Adresse ist die dem Arbeitgeber zum Zeitpunkt der Übermittlung aktuell bekannte Adresse des Arbeitnehmers zu verstehen.

Beispiel

Lohnsteuerbescheinigung über Zeitraum 01. Januar 2010 bis 31. Dezember 2010 wird am 25. Januar 2011 vom Arbeitgeber erstellt. Der betroffene Arbeitnehmer ist am 07. Januar 2011 umgezogen.

  1. der Arbeitnehmer hat dies noch im Januar dem Arbeitgeber gemeldet:
    der Arbeitgeber übermittelt die Lohnsteuerbescheinigung mit der aktuellen (neuen) Adresse (in das Bundesland in dem der "neue" Wohnsitz des Arbeitnehmers liegt).
  2. der Arbeitnehmer meldet seinem Arbeitgeber den Umzug erst im Februar:
    der Arbeitgeber übermittelt die Lohnsteuerbescheinigung mit der "alten" (ihm bekannten aktuellen) Adresse.

Die Adresse des Arbeitnehmers besteht aus folgenden Elementen:

Neben diesen Daten kann optional auch eine Postfachadresse zum Arbeitnehmer übermittelt werden:

Altersteilzeitzuschläge

Siehe: Kurzarbeitergeld

Amtlicher Gemeindeschlüssel (AGS)

Im Rahmen der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ist der von der Gemeinde ermittelte, auf der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers aufgedruckte, amtliche Gemeindeschlüssel zu bescheinigen und zu übermitteln. Wenn ein Arbeitnehmer eine Lohnsteuerkarte vorlegt, ist immer der AGS der Lohnsteuerkarte zu bescheinigen.

Für Arbeitnehmer mit Wohnsitz im Inland

Für Arbeitnehmer, die mit Hauptwohnsitz im Inland gemeldet sind und eine Lohnsteuerkarte vorlegen, muss im Rahmen der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung der "AGS der Lohnsteuerkarte" bescheinigt werden.
Falls der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber keine Lohnsteuerkarte vorgelegt hat (der Arbeitgeber berechnet die Lohnsteuer wie für einen Arbeitnehmer, der eine Lohnsteuerkarte mit Lohnsteuerklasse "6" vorgelegt hat), muss als AGS die "00000000" geliefert werden. In diesen Fällen ist eine "besondere Lohnsteuerbescheinigung" auszustellen (besLStB).

Für Arbeitnehmer mit Wohnsitz im Ausland

Soweit ein Arbeitnehmer mit Wohnsitz im Ausland eine Lohnsteuerkarte vorlegt und die Lohnsteuer auf Basis der Besteuerungsmerkmale der Lohnsteuerkarte erfolgt, muss auch für diesen Arbeitnehmer der AGS der Lohnsteuerkarte erfasst und im Rahmen der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung bescheinigt werden.
Soweit der Arbeitnehmer eine Bescheinigung nach § 39d EStG vorlegt und nach diesen Besteuerungsmerkmalen besteuert wird, ist eine "besondere Lohnsteuerbescheinigung" (besLStB) mit dem AGS "00000000" zu bescheinigen.

Desweiteren gilt:

Hiervon ausgenommen sind die Gemeinden:

Anzahl Arbeitstage

In diesem Feld kann bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitstätte die Anzahl der Arbeitstage bescheinigt werden.

Sofern der Arbeitgeber diese freiwillig (elektronisch) bescheinigt, hat er diese im Ausdruck zur elektronischen Lohnsteuerbescheinigung in einem freien Feld als "Anzahl der Arbeitstage" auszuweisen.

Anzahl "U"

Siehe: Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn (Anzahl "U")

Arbeitgeber

Die Angaben zum Arbeitgeber bestehen aus den folgenden Elementen:

Arbeitnehmeranteil zur Winterbeschäftigungsumlage

In diesem Feld kann der Arbeitnehmeranteil zur Winterbeschäftigungsumlage bescheinigt werden.
Sofern der Arbeitgeber diese freiwillig (elektronisch) bescheinigt, hat er diese im Ausdruck zur elektronischen Lohnsteuerbescheinigung in einem freien Feld als "Arbeitnehmeranteil zur Winterbeschäftigungsumlage" auszuweisen.

Arbeitskammer/Arbeitnehmerkammer

Die vom Arbeitgeber an die Finanzverwaltung abgeführten Beiträge zur Arbeitskammer Saarland beziehungsweise zur Arbeitnehmerkammer Bremen sind in den freien Zeilen der Lohnsteuerbescheinigung zu bescheinigen.

Arten der Lohnsteuerbescheinigungen

Bei Lohnsteuerbescheinigungen werden die folgenden beiden Arten unterschieden:

Auslandspostleitzahl

Die Auslandspostleitzahl setzt sich aus einem 3-stelligen alphanumerischen Länderkennzeichen und einem weiteren maximal 10-stelligen alphanumerischen String (der "normalen" Auslandspostleitzahl) zusammen.

Das 3-stellige Länderkennzeichen basiert auf der Tabelle der Länderkennzeichen von der Deutschen Rentenversicherung Bund Anlage 8 in der Version 2.35 vom 03. September 2008.

Abweichend von der Liste der Deutschen Rentenversicherung Bund ist das Kennzeichen "D" für Deutschland nicht zulässig.

Auslandstätigkeitserlass

Unter Nummer 16 der Bescheinigung ist der nach dem Auslandstätigkeitserlass steuerfreie Arbeitslohn in dem dafür vorgesehenen Feld gesondert auszuweisen.

Das Datenfeld ist optional und nur anzugeben, soweit steuerfreier Arbeitslohn geleistet wurde. Eine "Nullbescheinigung" beziehungsweise die Bescheinigung negativer Werte ist unzulässig.

Ausnahmen der elektronischen Bescheinigung

§ 41b Absatz 3 Satz 1 EStG

Gemäß § 41b Absatz 3 Satz 1 EStG haben Arbeitgeber, die keine elektronische Lohnsteuerbescheinigung erteilen können, die Daten auf der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers einzutragen.

Wichtig

Gemäß § 52 Absatz 52c Satz 3 EStG gilt § 41b Absatz 3 Satz 1 EStG ab dem Kalenderjahr 2006 in der folgenden Fassung:
Ein Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, der ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in seinem Privathaushalt im Sinne des § 8a des Vierten Buches Sozialgesetzbuch beschäftigt und keine elektronische Lohnsteuerbescheinigung erteilt, hat an Stelle der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung eine entsprechende Lohnsteuerbescheinigung auf der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers zu erteilen.

§ 41b Absatz 4 EStG

Der Arbeitgeber darf für Arbeitslohn, der nach §§ 40 bis 40b EStG pauschal besteuert worden ist, keine elektronische Lohnsteuerbescheinigung erstellen.
Unter diese Regelungen fallen insbesondere die so genannten Minijobs. Minijobs lassen sich grundsätzlich in die beiden Kategorien Kurzfristige Beschäftigungen und Geringfügige Beschäftigungsverhältnisse aufteilen.

Kurzfristige Beschäftigungen

Neben den 400-Euro-Minijobs stellen die kurzfristigen Beschäftigungen die zweite Art von Minijobs dar. Eine kurzfristige Beschäftigung liegt nur dann vor, wenn sie im Laufe eines Kalenderjahres auf nicht mehr als zwei Monate oder insgesamt 50 Arbeitstage nach ihrer Eigenart, zum Beispiel Erntehilfe, oder im Voraus vertraglich begrenzt ist. Auf die Höhe des Einkommens aus einer solchen Beschäftigung kommt es – anders als bei den 400-Euro-Minijobs – nicht an.

Hinweis

Eine kurzfristige Beschäftigung kann auch kalenderjahrüberschreitend ausgeübt werden, vorausgesetzt sie ist von vornherein auf nicht mehr als zwei Monate oder 50 Arbeitstage befristet.

Geringfügige Beschäftigungsverhältnisse

Neben den kurzfristigen Beschäftigungen stellen die geringfügig entlohnten Beschäftigungen die zweite Art von Minijobs dar. Geringfügig entlohnte Beschäftigungen liegen vor, wenn der Verdienst regelmäßig im Monat die festgelegte Höchstgrenze von 400 Euro nicht übersteigt. Verdient der Arbeitnehmer regelmäßig bis zu 400 Euro im Monat, muss er keine Sozialversicherungsbeiträge zahlen, sondern verdient im Regelfall brutto für netto. Die Pauschalbeiträge zur Sozialversicherung übernimmt der Arbeitgeber.
Dem regelmäßigen monatlichen Arbeitsverdienst sind auch einmalige Einnahmen hinzuzurechnen, die mit hinreichender Sicherheit mindestens einmal jährlich gezahlt werden, wie zum Beispiel das Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld. Wer also 400 Euro monatlich verdient, daneben aber noch ein Urlaubs- oder Weihnachtsgeld erhält, ist nicht mehr geringfügig beschäftigt.
Neben der Möglichkeit der Erhebung der Lohnsteuer nach den Merkmalen der Steuerkarte besteht bei 400-Euro-Minijobs auch die Möglichkeit der pauschalen Lohnsteuererhebung. Verzichtet der Arbeitgeber auf die Vorlage einer Lohnsteuerkarte, ist die Lohnsteuer einschließlich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer für einen 400-Euro-Minijob mit einem einheitlichen Pauschsteuersatz von insgesamt 2 % des Arbeitsentgelts zu erheben. Voraussetzung ist allerdings, dass er für diese Beschäftigung Rentenversicherungsbeiträge (Pauschalbeitrag mit oder ohne Aufstockungsbetrag des Arbeitnehmers) zahlt.

Wichtig

Soweit sich der Arbeitgeber für die Erhebung der Lohnsteuer nach den Merkmalen der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers entscheidet, muss für den Minijob auch eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung übermittelt werden.
Soweit sich der Arbeitgeber für die pauschale Besteuerung gemäß §§ 40 bis 40b EStG entscheidet, darf für dieses Arbeitsverhältnis keine elektronische Lohnsteuerbescheinigung erstellt und übermittelt werden (§ 41b Absatz 4 EStG).

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B


Großbuchstabe B

Alles zu den Großbuchstaben

Besteuerungsmerkmale

Es sind die amtlich bescheinigten Besteuerungsmerkmale der Lohnsteuerkarte beziehungsweise der besonderen Lohnsteuerbescheinigung zu übertragen.

Bruttoarbeitslohn

Unter Nummer 3 der Bescheinigung ist der Gesamtbetrag des steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohns einschließlich des Werts der Sachbezüge anzugeben, den der Arbeitnehmer aus dem Dienstverhältnis im Kalenderjahr bezogen hat. Bruttoarbeitslohn ist die Summe aus dem laufenden Arbeitslohn, der für Lohnzahlungszeiträume gezahlt worden ist, die im Kalenderjahr geendet haben, und den sonstigen Bezügen, die dem Arbeitnehmer im Kalenderjahr zugeflossen sind. Netto gezahlter Arbeitslohn ist mit dem hochgerechneten Bruttobetrag anzusetzen. Zum Bruttoarbeitslohn rechnen auch die laufend und einmalig gezahlten Versorgungsbezüge einschließlich Sterbegelder und Abfindungen, beziehungsweise Kapitalauszahlungen solcher Ansprüche (Zeilen 8 und 32 des Ausdrucks), soweit es sich nicht um Bezüge für mehrere Jahre handelt; steuerbegünstigte Versorgungsbezüge für mehrere Jahre, die ermäßigt besteuert werden, sind ausschließlich in Nummer 9 anzugeben. Der Bruttoarbeitslohn darf nicht um die Freibeträge für Versorgungsbezüge (§ 19 Absatz 2 EStG) und den Altersentlastungsbetrag (§ 24a EStG) gekürzt werden. Auf der Lohnsteuerkarte eingetragene Freibeträge sind gleichfalls nicht abzuziehen und Hinzurechnungsbeträge nicht hinzuzurechnen. Arbeitslöhne im Sinne des § 8 Absatz 3 EStG sind um den Rabatt-Freibetrag nach § 8 Absatz 3 Satz 2 EStG zu kürzen.

Nicht zum steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn gehören steuerfreie Bezüge, zum Beispiel steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit, steuerfreie Umzugskostenvergütungen, steuerfreier Reisekostenersatz, Auslagenersatz, die nach § 3 Nummer 56 und Nummer 63 EStG steuerfreien Beiträge des Arbeitgebers an einen Pensionsfonds, eine Pensionskasse oder für eine Direktversicherung sowie Bezüge, für die die Lohnsteuer nach den §§ 40 bis 40b EStG pauschal erhoben wurde. Nicht unter Nummer 3, sondern gesondert anzugeben, sind insbesondere ermäßigt besteuerte Entschädigungen, ermäßigt besteuerter Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre sowie die auf Grund eines Doppelbesteuerungsabkommens oder des Auslandstätigkeitserlasses von der Lohnsteuer freigestellten Bezüge.

Wichtig

Für die Jahre bis einschließlich 2009 muss zum Bruttoarbeitslohn die Lohnsteuertabelle (A/B) angegeben werden, nach der die abgeführte Lohnsteuer ermittelt wurde (siehe: Großbuchstabe A und B). Für die Jahre ab einschließlich 2010 entfällt diese Angabe.

D


Dienstreisen

Siehe: Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit

Doppelbesteuerungsabkommen

Unter Nummer 16 der Bescheinigung ist der nach Doppelbesteuerungsabkommen steuerfreie Arbeitslohn in den dafür vorgesehenen Feldern gesondert auszuweisen.

Das Datenfeld ist optional und nur anzugeben, soweit steuerfreier Arbeitslohn geleistet wurde. Eine "Nullbescheinigung" ist unzulässig.

Doppelte Haushaltsführung

Siehe: Steuerfreie Arbeitgeberleistungen bei doppelter Haushaltsführung

E


Einbehaltene Kirchensteuer des Arbeitnehmers von 9. und 10.

Unter Nummer 13 des Ausdrucks hat der Arbeitgeber die Kirchensteuer, die er von ermäßigt besteuerten Versorgungsbezügen für mehrere Jahre, Entschädigungen und Vergütungen für eine mehrjährige Tätigkeit im Sinne des § 34 EStG einbehalten hat, gesondert zu bescheinigen.

Ohne die Bescheinigung mehrjähriger Bezüge ist die Bescheinigung von Kirchensteuer auf mehrjährige Bezüge unzulässig.

Die Bescheinigung von Kirchensteuer – hierzu zählt auch die Bescheinigung einer "0" – ist nur zulässig, soweit auch eine Konfession für den Arbeitnehmer bescheinigt wurde.

Wenn für den Arbeitnehmer eine Konfession bescheinigt wird und Einnahmen für mehrere Kalenderjahre bescheinigt werden, muss auch die "Einbehaltene Kirchensteuer des Arbeitnehmers von 9. und 10." (Nummer 13 des Ausdrucks) bescheinigt werden.

Die Bescheinigung negativer Steuerabzugsbeträge ist nur zulässig, wenn das Arbeitsverhältnis unterjährig (nach dem 01.01.) begonnen und bis zum 31.12. fortbestanden hat.

Einbehaltene Kirchensteuer des Ehegatten von 9. und 10. (nur bei konfessionsverschiedener Ehe)

Unter Nummer 14 des Ausdrucks hat der Arbeitgeber die Ehegatten-Kirchensteuer, die er von ermäßigt besteuerten Versorgungsbezügen für mehrere Jahre, Entschädigungen und Vergütungen für eine mehrjährige Tätigkeit im Sinne des § 34 EStG einbehalten hat, gesondert zu bescheinigen.

Ohne die Bescheinigung mehrjähriger Bezüge ist die Bescheinigung von Ehegatten-Kirchensteuer auf mehrjährige Bezüge unzulässig.

Die Bescheinigung von Ehegatten-Kirchensteuer – hierzu zählt auch die Bescheinigung einer "0" – ist nur zulässig, soweit auch eine zugehörige Konfession für den Ehegatten des Arbeitnehmers bescheinigt wurde.

Wenn für den Ehegatten des Arbeitnehmers eine Konfession bescheinigt wird und Einnahmen für mehrere Kalenderjahre bescheinigt werden, muss auch die "Einbehaltene Kirchensteuer des Ehegatten von 9. und 10. (nur bei konfessionsverschiedener Ehe)" (Nummer 14 des Ausdrucks) bescheinigt werden.

Wenn "Einbehaltene Kirchensteuer des Ehegatten von 9. und 10. (nur bei konfessionsverschiedener Ehe)" (Nummer 14 des Ausdrucks) bescheinigt wird, muss auch die "Einbehaltene Kirchensteuer des Arbeitnehmers von 9. und 10." (Nummer 13 des Ausdrucks) bescheinigt werden.

Die Bescheinigung negativer Steuerabzugsbeträge ist nur zulässig, wenn das Arbeitsverhältnis unterjährig (nach dem 01.01.) begonnen und bis zum 31.12. fortbestanden hat.

Einbehaltene Lohnsteuer von 9. und 10.

Unter Nummer 11 des Ausdrucks hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer, die er von ermäßigt besteuerten Versorgungsbezügen für mehrere Jahre, Entschädigungen und Vergütungen für eine mehrjährige Tätigkeit im Sinne des § 34 EStG einbehalten hat, gesondert zu bescheinigen.

Wenn weder "Ermäßigt besteuerte Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre" (Nummer 9 des Ausdrucks) noch "Ermäßigt besteuerter Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre (ohne 9.) und ermäßigt besteuerte Entschädigungen" (Nummer 10 des Ausdrucks) bescheinigt wurden, ist die Eintragung zur Lohnsteuer für mehrere Kalenderjahre unzulässig.

Hinweis zu negativen Lohnsteuerabzugsbeträgen

Für Arbeitnehmer mit ganzjährigem Beschäftigungszeitraum (01.01. - 31.12.) können die Lohnsteuerabzugsbeträge inklusive der Annexsteuern (Solidaritätszuschlag und Kirchensteuern) niemals negativ werden. Gemäß § 42b des Einkommensteuergesetzes kann der Arbeitgeber diese Beträge maximal bis "0" € erstatten.

Nur für unterjährig Beschäftigte, die am 31.12. des Jahres in einem Beschäftigungsverhältnis beim Arbeitgeber stehen, können die Lohnsteuerabzugsbeträge theoretisch negativ werden, sofern der Arbeitgeber die von einem vorherigen Arbeitgeber zu viel einbehaltenen Lohnsteuerabzugsbeträge im aktiven Beschäftigungsverhältnis erstattet.

Einbehaltener Solidaritätszuschlag von 9. und 10.

Unter Nummer 12 des Ausdrucks hat der Arbeitgeber den Solidaritätszuschlag, den er von ermäßigt besteuerten Versorgungsbezügen für mehrere Jahre, Entschädigungen und Vergütungen für eine mehrjährige Tätigkeit im Sinne des § 34 EStG einbehalten hat, gesondert zu bescheinigen.

Wenn weder "Ermäßigt besteuerte Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre" (Nummer 9 des Ausdrucks) noch "Ermäßigt besteuerter Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre (ohne 9.) und ermäßigt besteuerte Entschädigungen" (Nummer 10 des Ausdrucks) bescheinigt wurden, ist die Eintragung zum Solidaritätszuschlag für mehrere Kalenderjahre unzulässig.

Wenn Solidaritätszuschlag für mehrere Kalenderjahre bescheinigt wurde, muss auch Lohnsteuer für mehrere Kalenderjahre bescheinigt werden.

Die Bescheinigung negativer Steuerabzugsbeträge ist nur zulässig, wenn das Arbeitsverhältnis unterjährig (nach dem 01.01.) begonnen und bis zum 31.12. fortbestanden hat.

Einsatzwechseltätigkeit

Siehe: Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit

Ermäßigt besteuerter Arbeitslohn und Entschädigungen für mehrere Kalenderjahre

Im Lohnsteuerabzugsverfahren ermäßigt besteuerte Entschädigungen (zum Beispiel steuerpflichtiger Teil von Abfindungen) und der ermäßigt besteuerte Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre (zum Beispiel Jubiläumszuwendungen) sind in einer Summe unter Nummer 10 der Bescheinigung gesondert anzugeben. Entschädigungen und Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre, die nicht ermäßigt besteuert wurden, können unter Nummer 19 eingetragen werden; diese Beträge müssen in dem unter Nummer 3 bescheinigten Bruttoarbeitslohn enthalten sein.

Soweit "Ermäßigt besteuerter Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre (ohne 9.) und ermäßigt besteuerte Entschädigungen" (Nummer 10 des Ausdrucks) bescheinigt wird, sind zwingend auch "Einbehaltene Lohnsteuer von 9. und 10." (Nummer 11 des Ausdrucks) und "Einbehaltener Solidaritätszuschlag von 9. und 10." (Nummer 12 des Ausdrucks) zu bescheinigen.

Ermäßigt besteuerter Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre beziehungsweise ermäßigt besteuerte Entschädigungen sind nur zu bescheinigen, wenn entsprechende Bezüge geleistet wurden – eine "Nullbescheinigung" ist nicht zulässig.

Ermäßigt besteuerte Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre

Unter Nummer 9 des Ausdrucks sind die nach § 34 EStG ermäßigt besteuerten Versorgungsbezüge für mehrere Jahre zu bescheinigen.

Bei mehreren als sonstige Bezüge gezahlten Versorgungsbezügen mit unterschiedlichen Versorgungsbeginnen nach § 19 Absatz 2 Satz 3 EStG sind die Angaben zu Nummer 9 und Nummer 28 jeweils getrennt zu bescheinigen (gegebenenfalls auf einem Zusatzblatt).

Soweit "Ermäßigt besteuerte Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre" (Nummer 9 des Ausdrucks) bescheinigt werden, sind zwingend auch "Einbehaltene Lohnsteuer von 9. und 10." (Nummer 11 des Ausdrucks) und "Einbehaltener Solidaritätszuschlag von 9. und 10." (Nummer 12 des Ausdrucks) zu bescheinigen.

Ermäßigt besteuerte Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre sind nur zu bescheinigen, wenn entsprechende Bezüge geleistet wurden – eine "Nullbescheinigung" ist nicht zulässig.

eTIN

Wichtig

Sofern dem Arbeitgeber die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers bekannt ist, muss diese verwendet werden. Nur in Ausnahmefällen kann anstelle der Identifikationsnummer die eTIN des Arbeitnehmers angegeben werden.

eTIN steht für electronic Taxpayer Identification Number.

Gemäß § 41b Absatz 2 EStG hat der Arbeitgeber für die Datenfernübertragung aus dem Namen, Vornamen und Geburtsdatum des Arbeitnehmers ein Ordnungsmerkmal nach amtlich festgelegter Regel für den Arbeitnehmer zu bilden und zu verwenden. Das lohnsteuerliche Ordnungsmerkmal darf nur für die Zuordnung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung oder sonstiger für das Besteuerungsverfahren erforderlicher Daten zu einem bestimmten Steuerpflichtigen und für Zwecke des Besteuerungsverfahrens erhoben, gebildet, verarbeitet oder genutzt werden.

Die eTIN ist ein 14-stelliger Ordnungsbegriff, der aus den persönlichen Daten Name, Vorname und Geburtsdatum gebildet wird. Sie besteht aus den Großbuchstaben A bis Z und den Ziffern 0 bis 9. Solange sich die persönlichen Daten, zum Beispiel durch eine Namensänderung, nicht ändern, behält die eTIN ihre Gültigkeit.

Zusammensetzung der eTIN

Stellen Abhängigkeit Format
4 Familienname alphanumerisch [A-Z]
4 Vorname alphanumerisch [A-Z]
2 Jahr der Geburt numerisch [0-9]
1 Monat der Geburt alphanumerisch [A-Z]
2 Tag der Geburt numerisch [0-9]
1 Prüfziffer alphanumerisch [A-Z]

Beispiel

Familienname Vorname Geburtsdatum Prüfziffer
Mustermann Michael 07.01.1967 07.01.1967
MSTR MCHL 67A07 Z

eTIN-Berechnung

Regelwerk zur Berechnung der eTIN

  1. Verwendete Zeichen
    Zur Ermittlung der eTIN werden nicht alle Zeichen des von ELSTER unterstützen Zeichensatzes (ISO-8859-1 beziehungsweise -15) verwendet. Eventuell müssen die im Namen des Arbeitnehmers verwendeten Zeichen (nur für die Ermittlung der eTIN) in ein ELSTER-verträgliches Format umgewandelt werden.
  2. Grundsatz: Verwendung der Konsonanten
    Vom Familiennamen und Vornamen werden grundsätzlich die ersten vier Konsonanten verwendet. Im Namen (Familienname und Vorname) enthaltene "SCH" werden durch "Y" ersetzt. Wenn der Name nicht genug Konsonanten enthält, werden die Vokale des Namens von hinten verwendet. Zum Beispiel: BIRAU = BRUA. Wenn der Name aus weniger als 4 Buchstaben besteht beziehungsweise nach der Wandlung von "SCH" zu "Y" nicht mehr genug Buchstaben hat, werden die verbleibenden Stellen mit "X" aufgefüllt. Zum Beispiel: JO = JOXX.
  3. Besonderheiten beim Familiennamen
    Maßgeblich ist der Familienname ohne Namensbestandteile (zum Beispiel von, zu) und Titel. Bei Doppelnamen werden Trennzeichen ignoriert und der Doppelname wie ein Name behandelt.
  4. Besonderheiten beim Vornamen
    Hat eine Person mehrere Vornamen werden Trennzeichen ignoriert und die zusammengeschriebenen Vornamen wie ein Name behandelt.
  5. Geburtsjahr
    Vom Geburtsjahr werden nur die letzten 2 Ziffern verwendet. Bei unbekanntem Geburtsjahr wird "00" verwendet.
  6. Geburtsmonat
    Der Geburtsmonat wird alphabetisch durch die Buchstaben A (=Januar) bis L (=Dezember) dargestellt. Bei unbekanntem Geburtstag wird "A" verwendet.
  7. Geburtstag
    Das Datum von 01 bis 31. Bei 1 bis 9 sollen führende Nullen verwendet werden. Bei unbekanntem Geburtstag wird 01 verwendet.
  8. Die Prüfziffer
    Die Prüfziffer ermittelt sich aus den ersten 13 Stellen der eTIN. Dafür wird eine Prüfsumme (initial = 0) erstellt und für jede Stelle der eTIN erhöht. Abhängig vom Wert und der Stelle der eTIN (gerade oder ungerade – die Stelle wird von 1 an gezählt), wird die Prüfsumme entsprechend der folgenden Tabelle erhöht:
Wert gerade ungerade Wert gerade ungerade
A, 0 0 1 N 13 20
B, 1 1 0 O 14 11
C, 2 2 5 P 15 3
D, 3 3 7 Q 16 6
E, 4 4 9 R 17 8
F, 5 5 13 S 18 12
G, 6 6 15 T 19 14
H, 7 7 17 U 20 16
I, 8 8 19 V 21 10
J, 9 9 21 W 22 22
K 10 2 X 23 23
L 11 4 Y 24 24
M 12 18 Z 25 25

Der ganzzahlige Rest der Prüfsumme geteilt durch 26 bestimmt dann die Prüfziffer (0 = "A" bis 25 = "Z").

Beispielberechnung der Prüfziffer

Stelle 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Summe
eTIN M S T R M C H L 6 7 A 0 7 Z  
Wertigkeit 18 18 14 17 18 2 17 11 15 7 1 0 17   155

Gemäß der Tabelle wird jedem Buchstaben und jeder Ziffer eine Wertigkeit zugeordnet. Dem M, das an der 1. Stelle steht, wird die Wertigkeit 18 zugewiesen, da die erste Stelle ungerade ist. Dem S, das an der 2. Stelle steht, wird die Wertigkeit 18 zugewiesen, da die 2. Stelle gerade ist. Die Summe aller Wertigkeiten (im Beispiel = 155) ist dann die Ausgangsbasis zur Ermittlung der Prüfziffer. Nun wird von der Summe solange die 26 subtrahiert, bis 0 oder ein positiver Rest, der kleiner 26 ist, übrig bleibt. Im Beispiel ist dies: 155 / 26 = 5, Rest 25.

Ausgehend von Zuordnung ist der 25 der Buchstabe "Z" zugeordnet. Die Prüfziffer ist "Z".

F


Großbuchstabe F

Alles zu den Großbuchstaben

Fahrtätigkeit

Siehe: Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit

Faktorverfahren anstelle Steuerklassenkombination 3/5 (gültig ab 2010)

Die gesetzliche Grundlage ist in § 39f EStG geregelt. Der Faktor darf nur bescheinigt werden, sofern die zugehörige Steuerklasse = 4 ist. Sofern ein Faktor bescheinigt wird, darf für denselben Zeitraum kein Steuerfreibetrag bescheinigt werden.

Familienname

Der obligatorisch zu übermittelnde Familienname des Arbeitnehmers besteht aus den folgenden Elementen:

Finanzamt

Gemäß § 41b Absatz 1 Nummer 1 EStG ist die Bezeichnung und die Nummer des Finanzamts, an das die Lohnsteuer abgeführt wurde, zu übermitteln.

G


Geburtsdatum

Das Geburtsdatum des Arbeitnehmers ist im Format JJJJMMTT zu übermitteln.

Entsprechend den Speicherungen von Geburtsdaten in den Melderegistern ist der Geburtstag "JJJJ0000" zulässig.

Geburtsname

Der optional zu übermittelnde Geburtsname des Arbeitnehmers besteht aus den folgenden Elementen:

Geringfügige Beschäftigung (400 Euro Job)

Siehe: Ausnahmen der elektronischen Bescheinigung

Geschlecht

Es ist das Geschlecht des Arbeitnehmers zu benennen.

Großbuchstaben

Gültigkeitszeiträume der einzelnen Großbuchstaben

Großbuchstabe gültig bis
A 31.12.2009
B 31.12.2009
F weiterhin gültig
S weiterhin gültig
U 31.12.2008
V 31.12.2008

Großbuchstabe A/B

Der Großbuchstabe "B" ist zu bescheinigen, wenn das Dienstverhältnis vor Ablauf des Kalenderjahres endet und der Arbeitnehmer für einen abgelaufenen Lohnzahlungszeitraum oder Lohnabrechnungszeitraum des Kalenderjahres unter Berücksichtigung der gekürzten Vorsorgepauschale zu besteuern war beziehungsweise der Lohnsteuerabzug entsprechend vorgenommen worden ist. Folglich sind unter Berücksichtigung der Vorgaben für die Erstellung des Datensatzes folgende Großbuchstaben zu übermitteln:

Die gekürzte Vorsorgepauschale (Großbuchstabe "B") ist demnach insbesondere bei folgenden Arbeitnehmern zu bescheinigen:

Sofern ein Arbeitnehmer irgendwann im Jahr einmal zur Gruppe "B" gehört hat ist grundsätzlich immer "B" zu bescheinigen.

Rechtsgrundlage: § 41b Absatz 1 Nummer 4 EStG in Verbindung mit § 10c Absatz 3 EStG.

Großbuchstabe F

Der Großbuchstabe "F" ist zu bescheinigen, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine unentgeltliche oder verbilligte Sammelbeförderung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gestellt hat und die Sammelbeförderung für den betrieblichen Einsatz des Arbeitnehmers notwendig ist.

Rechtsgrundlage: § 41b Absatz 1 Nummer 9 EStG in Verbindung mit § 3 Nummer 32 EStG.

Großbuchstabe S

Der Großbuchstabe "S" ist zu bescheinigen, wenn die Lohnsteuer von einem sonstigen Bezug im ersten Dienstverhältnis berechnet wurde und dabei der Arbeitslohn aus früheren Dienstverhältnissen des Kalenderjahres außer Betracht geblieben ist.

Rechtsgrundlage: § 41b Absatz 1 Nummer 2 EStG in Verbindung mit § 41 Absatz 1 Satz 7 EStG.

Großbuchstabe U

Die Anzahl der Großbuchstaben "U" ist aufzuzeichnen, wenn Arbeitslohnansprüche für mindestens fünf aufeinander folgende Werktage ganz oder überwiegend entfallen sind.

Im Gegensatz zu den anderen Großbuchstaben ist nicht nur der bloße Großbuchstabe "U" zu bescheinigen, sondern es ist die Anzahl der Großbuchstaben "U" zu bescheinigen.

Im Datenfeld "Anzahl U" ist also die Summe der aufgezeichneten Großbuchstaben "U" zu bescheinigen. Insbesondere sind nicht die Anzahl der Arbeitstage, für die ganz oder überwiegend der Anspruch auf Arbeitslohn entfallen ist, zu bescheinigen.

Rechtsgrundlage: § 41b Absatz 1 Nummer 2 EStG in Verbindung mit § 41 Absatz 1 Satz 5 und 6 EStG.

Großbuchstabe V

Beiträge des Arbeitgebers aus dem ersten Dienstverhältnis an einen Pensionsfonds, eine Pensionskasse oder für eine Direktversicherung zum Aufbau einer kapitalgedeckten betrieblichen Altersversorgung, bei der eine Auszahlung der zugesagten Alters-, Invaliditäts- oder Hinterbliebenenversorgungsleistungen in Form einer Rente oder eines Auszahlungsplans (§ 1 Absatz 1 Satz 1 Nummer 4 des Altersvorsorgeverträge-Zertifizierungsgesetzes vom 26. Juni 2001 (Bundesgesetzblatt I Seiten 1310, 1322), welches zuletzt durch Artikel 7 des Gesetzes vom 5. Juli 2004 (Bundesgesetzblatt I Seite 1427) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung vorgesehen ist, soweit die Beiträge im Kalenderjahr 4 von Hundert der Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung nicht übersteigen. Dies gilt nicht, soweit der Arbeitnehmer nach § 1a Absatz 3 des Betriebsrentengesetzes verlangt hat, dass die Voraussetzungen für eine Förderung nach § 10a oder Abschnitt XI erfüllt werden. Der Höchstbetrag nach Satz 1 erhöht sich um 1.800 Euro, wenn die Beiträge im Sinne des Satzes 1 auf Grund einer Versorgungszusage geleistet werden, die nach dem 31. Dezember 2004 erteilt wurde. Aus Anlass der Beendigung des Dienstverhältnisses geleistete Beiträge im Sinne des Satzes 1 sind steuerfrei, soweit sie 1.800 Euro vervielfältigt mit der Anzahl der Kalenderjahre, in denen das Dienstverhältnis des Arbeitnehmers zu dem Arbeitgeber bestanden hat, nicht übersteigen; der vervielfältigte Betrag vermindert sich um die nach den Sätzen 1 und 3 steuerfreien Beiträge, die der Arbeitgeber in dem Kalenderjahr, in dem das Dienstverhältnis beendet wird, und in den sechs vorangegangenen Kalenderjahren erbracht hat; Kalenderjahre vor 2005 sind dabei jeweils nicht zu berücksichtigen.

Rechtsgrundlage: § 41b Absatz1 Nummer 8 EStG in Verbindung mit § 3 Nummer 63 EStG.

H


Hinzurechnungsbetrag

Der Hinzurechnungsbetrag ist ein Jahresbetrag und als solcher zu bescheinigen.

Rechtsgrundlage: § 39a EStG.

Historie der Besteuerungsmerkmale

Grundsätzlich muss für jedes Besteuerungsmerkmal eine Historie der für das Kalenderjahr gültigen Werte bescheinigt werden.

Soweit der Beschäftigungszeitraum nicht dem ganzen Kalenderjahr entspricht ist es ausreichend, wenn die für den Beschäftigungszeitraum maßgebliche Historie bescheinigt wird.

Es brauchen keine historischen Werte, die vor dem Beschäftigungsverhältnis gültig waren, erfasst werden.

Falls historische Werte, die vor dem Beginn des Beschäftigungszeitraumes liegen, nicht erfasst werden können/nicht erfasst wurden, kann hilfsweise der Beginn des Beschäftigungszeitraums übermittelt werden.

I


Identifikationsnummer (IdNr)

Sofern der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber seine Identifikationsnummer gemäß § 139b AO mitgeteilt hat, soll dieser die Identifikationsnummer im Rahmen der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung übermitteln.

Im Ausstellungsschreiben des Bundesministerium der Finanzen zum Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen 2009 wird die zukünftige Verwendung der Identifikationsnummer wie folgt geregelt:

Gemäß § 41b Absatz 2 Sätze 3 und 4 EStG hat der Arbeitgeber nach Vergabe der Identifikationsnummer für die Datenübermittlung anstelle der eTIN die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers zu verwenden. Das Bundesministerium der Finanzen teilt den Zeitpunkt der erstmaligen Verwendung durch ein im Bundessteuerblatt zu veröffentlichendes Schreiben gesondert mit.

Wichtig

  1. Sofern dem Arbeitgeber die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers bekannt ist, muss diese verwendet werden. Nur in Ausnahmefällen kann anstelle der Identifikationsnummer die eTIN des Arbeitnehmers angegeben werden.
  2. Zukünftig soll die im Rahmen der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung enthaltene Identifikationsnummer geprüft werden. Hierzu wird das in der Lohnsteuerbescheinigung enthaltene Geburtsdatum gegen das zu dieser Identifikationsnummer beim Bundeszentralamt für Steuern gespeicherte Geburtsdatum geprüft. Wenn die Identifikationsnummer nicht vergeben wurde beziehungsweise die Geburtsdaten nicht übereinstimmen, wird ein Fehler gemeldet. Aus datenschutzrechtlichen Gründen enthält die Fehlermeldung nur den Hinweis, dass die Identifikationsnummer unbekannt ist beziehungsweise dass das Geburtsdatum zur Identifikationsnummer nicht mit dem amtlichen Geburtsdatum übereinstimmt. Das amtliche Geburtsdatum wird nicht benannt!

Erfassung

Die Identifikationsnummer wird aufgrund von Daten der Meldebehörden vergeben, bei denen alle Einwohner registriert sind. Am 1. Juli 2007 haben die Meldebehörden damit begonnen, die für die Vergabe der Identifikationsnummer erforderlichen Daten an das BZSt zu übermitteln. Da jeder Einwohner nur eine einzige Identifikationsnummer erhalten darf, muss das BZSt sämtliche Daten von über 80 Millionen Einwohnern untereinander abgleichen und bereinigen. Diese sogenannte Konsolidierung wird einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen.

Aufbau der Identifikationsnummer

Die Identifikationsnummer besteht aus 11 Ziffern, die nicht aus anderen Daten über den Steuerpflichtigen gebildet oder abgeleitet werden. Die 11. Ziffer ist eine Prüfziffer. Sie wird ohne Trennstriche in dreistelligen Kolonnen von hinten beginnend dargestellt (zum Beispiel: 12 345 678 901).

Vergabe der Identifikationsnummer

Die Identifikationsnummer wird auch an Neugeborene vergeben, da natürliche Personen nach dem Einkommensteuergesetz bereits mit der Geburt einkommensteuerpflichtig sind. Zwar werden diese Steuerpflichtigen im Regelfall noch keine Einkommensteuer schulden, dennoch können derartige Konstellationen nicht von vornherein ausgeschlossen werden (zum Beispiel bei Kapitalerträgen).

Die Identifikationsnummer ändert sich ein Leben lang nicht. So wird die eindeutige Identifizierung eines Steuerpflichtigen jederzeit möglich. Damit können elektronische Kommunikations- und Verarbeitungsverfahren wesentlicher effektiver genutzt werden, was zu einer schnelleren Bearbeitung von Steuererklärungen und von Anträgen des Steuerpflichtigen führen wird.

Weitere Informationen zur Identifikationsnummer finden Sie auf den Webseiten des Bundesministerium der Finanzen.

K


Kammerbeitrag

Siehe: Arbeitskammer/Arbeitnehmerkammer

Kinder/Kindergeld

Es sind die auf der Lohnsteuerkarte beziehungsweise Bescheinigung nach § 39d EStG vermerkten Kinderfreibeträge zu bescheinigen.

Die Kinderfreibeträge müssen durch 0,5 teilbar sein.

Sofern die Steuerklasse 2 bescheinigt wird, muss zeitgleich ein Kinderfreibetrag größer "0" bescheinigt werden.

Sofern die Steuerklassen 5 oder 6 bescheinigt werden, darf der Kinderfreibetrag nicht größer "0" sein.

Unter Nummer 33 des Ausdrucks ist die Summe des vom Arbeitgeber an Angehörige des öffentlichen Dienstes im Kalenderjahr ausgezahlten Kindergeldes zu bescheinigen, wenn es zusammen mit den Bezügen oder dem Arbeitsentgelt ausgezahlt wird (§ 72 Absatz 7 Satz 1 EStG).

Kirchensteuerabzug

Es sind die auf der Lohnsteuerkarte beziehungsweise Bescheinigung nach § 39d EStG vermerkten Konfessionen zu bescheinigen.

Der Kirchensteuerabzug für den Ehegatten ist ausschließlich in den Fällen zu übermitteln, in denen der Steuerpflichtige verheiratet ist.

Eine Übermittlung von Werten zum Ehegatten ist bei Steuerpflichtigen, die während des Beschäftigungsverhältnisses nicht verheiratet waren, unzulässig.

Für Steuerpflichtige, die innerhalb eines Jahres aus der Kirche austreten und diesen Austritt auf der Lohnsteuerkarte bescheinigen lassen, ist ab dem Gültigkeitsdatum (gemäß der Lohnsteuerkarte) die Konfession mit "–" zu übermitteln.

Für Steuerpflichtige mit Erstwohnsitz im Ausland, die in Deutschland nicht kirchensteuerpflichtig sind und für die keine Kirchensteuer abgeführt wurde, kann abweichend von der Konfession ein "–" übermittelt werden.

Kirchensteuer des Arbeitnehmers (von 3.)

Unter Nummer 6 des Ausdrucks ist die Kirchensteuer zu bescheinigen, die der Arbeitgeber vom bescheinigten Bruttoarbeitslohn einbehalten hat.

Wichtig

Hinweise zu den negativen Abzugsbeträgen: Lohnsteuer (von 3.)

Soweit in den Besteuerungsmerkmalen für den Arbeitnehmer keine Konfession bescheinigt wurde, ist keine Kirchensteuer (auch nicht "0", "0.0" oder "0.00") zu bescheinigen.

Soweit in den Besteuerungsmerkmalen eine Konfession für den Arbeitnehmer bescheinigt wurde, ist auch Kirchensteuer des Arbeitnehmers (von 3.) zu bescheinigen.

Hier finden Sie alles zu den länderspezifischen Kirchensteuergesetzen.

Kirchensteuer des Ehegatten des Arbeitnehmers (von 3.)

Unter Nummer 7 des Ausdrucks ist die Kirchensteuer des konfessionsverschiedenen Ehegatten des Arbeitnehmers zu bescheinigen, die der Arbeitgeber vom bescheinigten Bruttoarbeitslohn einbehalten hat.

Wurde für den Ehegatten des Arbeitnehmers eine abweichende Konfession bescheinigt, aber keine Kirchensteuer einbehalten, so ist das Feld mit "0" beziehungsweise "0.0" oder "0.00" zu bescheinigen.

Wichtig

Hinweise zu den negativen Abzugsbeträgen: Lohnsteuer (von 3.)

Soweit in den Besteuerungsmerkmalen für den Ehegatten des Arbeitnehmers keine Konfession bescheinigt wurde, ist keine Kirchensteuer (auch nicht "0", "0.0" oder "0.00") zu bescheinigen.

Bei konfessionsverschiedenen Ehen (zum Beispiel Ehemann "ev", Ehefrau "rk") ist der auf den Ehegatten entfallende Teil der Kirchensteuer unter Nummer 7 oder Nummer 14 des Ausdrucks anzugeben (Halbteilung der Lohnkirchensteuer).
Die Halbteilung der Lohnkirchensteuer kommt in Bayern, Bremen und Niedersachsen nicht in Betracht. Deshalb ist in diesen Ländern die einbehaltene Kirchensteuer immer nur unter Nummer 6 oder Nummer 13 des Ausdrucks einzutragen. In den entsprechenden Feldern des Ehegatten ist sodann die "0" beziehungsweise "0.0" beziehungsweise "0.00" zu bescheinigen.

Konfession/Konfessionskürzel

Der Kirchensteuerabzug des Arbeitnehmers (sowie des Ehegatten) ist mit Historie zu übermitteln. Der Kirchensteuerabzug für den Ehegatten ist ausschließlich in den Fällen zu übermitteln, in denen der Steuerpflichtige verheiratet ist.
Eine Übermittlung von Werten zum Ehegatten ist bei Steuerpflichtigen, die während des Beschäftigungsverhältnisses nicht verheiratet waren, unzulässig.

Eine Übermittlung von Werten zum Ehegatten ist bei Steuerpflichtigen, die während des Beschäftigungsverhältnisses nicht verheiratet waren, unzulässig.

Für Steuerpflichtige die innerhalb eines Jahres aus der Kirche austreten und sich dies auf der Lohnsteuerkarte bescheinigen lassen, ist ab dem Gültigkeitsdatum (gemäß der Eintragung auf der Lohnsteuerkarte) die Konfession mit "–" zu übermitteln.

Für Steuerpflichtige mit Erstwohnsitz im Ausland, die in Deutschland nicht kirchensteuerpflichtig sind und für die keine Kirchensteuer abgeführt wurde, kann abweichend von der Konfession ein "–" übermittelt werden.

Für die Übertragung werden folgende Konfessionskürzel verwendet:

Konfessions-
kürzel
Konfessionsbezeichnung
-- ohne Konfession, nicht kirchensteuerpflichtig, ohne Kirchensteuerabzug
ak Altkatholische Kirchensteuer
ev Evangelische Kirchensteuer
fa Freie Religionsgemeinschaft Alzey
fb Kirchensteuer der Freireligiösen Landesgemeinde Baden
fg Freireligiöse Landesgemeinde Pfalz
fm Freireligiöse Gemeinde Mainz
fr Französisch reformiert
fs Freireligiöse Gemeinde Offenbach/Mainz
ib Kirchensteuer der Israelitischen Religionsgemeinschaft Baden
il Israelitische Kultussteuer der Kultusberechtigten Gemeinden
is Israelitische Kultussteuer Frankfurt
iw Kirchensteuer der Israelitischen Religionsgemeinschaft Württembergs
jd Jüdische Kultussteuer
jh Jüdische Kultussteuer (Hamburg)
lt Evangelisch lutherisch
na Neuapostolisch
rf Evangelisch reformiert
rk Römisch-Katholische Kirchensteuer

Die nachfolgende Tabelle zeigt, welche auf der Lohnsteuerkarte eingetragenen Konfessionskürzel welchen Kennzahlen und Zeilen der Lohnsteuer-Anmeldung zugeordnet werden müssen.

Mehr Informationen zu dem Thema Kirchensteuer finden Sie unter Kirchensteuergesetze.

Kennzahlen der Lohnsteuer-Anmeldung 2012

Bundesland
Konfessionsbezeichnung
Kürzel
Zeilen-
Nr.
Kennzahl
Baden-Württemberg
Evangelische Kirchensteuer
ev
25
61
Römisch-Katholische Kirchensteuer
rk
26
62
Kirchensteuer der Israelitischen Religionsgemeinschaft Baden
ib
27
78
Kirchensteuer der Freireligiösen Landesgemeinde Baden
fb
28
67
Kirchensteuer der Israelitischen Religionsgemeinschaft Württembergs
iw
29
73
Altkatholische Kirchensteuer
ak
30
63
Bayern
Evangelische Kirchensteuer
ev
25
61
Römisch-Katholische Kirchensteuer
rk
26
62
Israelitische Bekenntnissteuer
is
27
64
Altkatholische Kirchensteuer
ak
28
63
Berlin
Evangelische Kirchensteuer
ev
25
61
Römisch-Katholische Kirchensteuer
rk
26
62
Altkatholische Kirchensteuer
ak
27
63
Brandenburg 1
Evangelische Kirchensteuer
ev
25
61
Römisch-Katholische Kirchensteuer
rk
26
62
Israelitische / Jüdische Kultussteuer
is/jh/jd
27
64
Freireligiöse Gemeinde Mainz
fm
28
65
Israelitische Kultussteuer der kultusberechtigten Gemeinden
il
29
74
Altkatholische Kirchensteuer
ak
30
63
Bremen
Evangelische Kirchensteuer
ev
25
61
Römisch-Katholische Kirchensteuer
rk
26
62
Hamburg 1
Evangelische Kirchensteuer
25
61
Römisch-Katholische Kirchensteuer
26
62
Jüdische Kultussteuer
jh
27
64
Altkatholische Kirchensteuer
ak
28
63
Hessen
Evangelische Kirchensteuer
ev/lt/rf/fr
25
61
Römisch-Katholische Kirchensteuer
rk
26
62
Freireligiöse Gemeinde Offenbach/M
fs
27
66
Freireligiöse Gemeinde Mainz
fm
28
65
Israelitische Kultussteuer Frankfurt
is
29
64
Israelitische Kultussteuer der kultusberechtigten Gemeinden
il
30
74
Altkatholische Kirchensteuer
ak
31
63
Mecklenburg-Vorpommern 1
Evangelische Kirchensteuer
25
61
Römisch-Katholische Kirchensteuer
26
62
Niedersachsen
evangelische Kirchensteuer
lt/rf/ev
25
61
Römisch-Katholische Kirchensteuer
rk
26
62
Altkatholische Kirchensteuer
ak
27
63
Nordrhein-Westfalen
Evangelische Kirchensteuer
ev/lt/rf/fr
25
61
Römisch-Katholische Kirchensteuer
rk
26
62
Jüdische Kultussteuer
jd
27
64
Altkatholische Kirchensteuer
ak
28
63
Rheinland-Pfalz
Evangelische Kirchensteuer
ev
25
61
Römisch-Katholische Kirchensteuer
rk
26
62
Jüdische Kultussteuer
is
27
64
Freireligiöse Landesgemeinde Pfalz
fg
28
68
Freireligiöse Gemeinde Mainz
fm
29
65
Freie Religionsgemeinschaft Alzey
fa
30
72
Altkatholische Kirchensteuer
ak
31
63
Saarland 1
Evangelische Kirchensteuer
25
61
Römisch-Katholische Kirchensteuer
26
62
Israelitische Kultussteuer
27
64
Altkatholische Kirchensteuer
28
63
Sachsen 1
Evangelische Kirchensteuer
25
61
Römisch-Katholische Kirchensteuer
26
62
Sachsen-Anhalt 1
Evangelische Kirchensteuer
25
61
Römisch-Katholische Kirchensteuer
26
62
Schleswig-Holstein 1
Evangelische Kirchensteuer
25
61
Römisch-Katholische Kirchensteuer
26
62
Jüdische Kultussteuer
ih
27
64
Altkatholische Kirchensteuer
ak
28
63
Thüringen 1
Evangelische Kirchensteuer
25
61
Römisch-Katholische Kirchensteuer
26
62

1 Es sind die Konfessionskürzel laut Lohnsteuerkarte zu übermitteln.

Korrekturlieferungen

Bitte beachten Sie die Hinweise Ihres Softwareherstellers, wenn Sie bereits übermittelte Lohnsteuerbescheinigungen korrigieren wollen.

Stornierung

Eine Stornierung von bereits übermittelten Lohnsteuerbescheinigungen ist nicht möglich.

Fälschlicherweise übermittelte Lohnsteuerbescheinigungen können nur durch Nullmeldungen korrigiert werden.

Korrektur einer bereits übermittelten Lohnsteuerbescheinigung

Um eine bereits übermittelte Lohnsteuerbescheinigung zu korrigieren, muss eine "neue" Lohnsteuerbescheinigung mit den selben eindeutigen Attributwerten übermittelt werden.

Die maßgeblichen eindeutigen Attributwerte einer Lohnsteuerbescheinigung sind:

Eine Lohnsteuerbescheinigung gilt als korrigiert, wenn diese mittels eines zweiten, separaten Transfers an die Finanzverwaltung übermittelt wurde. Innerhalb einer Übermittlung ist eine Erstlieferung und Korrektur derselben Bescheinigung nicht möglich. In diesem Fall werden 2 Lohnsteuerbescheinigungen erstellt.

Wichtig

Es sind zwingend die eindeutigen Attributwerte der Ursprungsbescheinigung zu verwenden, da andernfalls eine weitere gültige Bescheinigung erstellt wird. Hierbei ist insbesondere zu beachten, dass sich bis zur Korrekturlieferung einige Attributwerte geändert haben könnten (zum Beispiel Steuernummer des Arbeitgebers, eTIN, Ordnungsmerkmal des Arbeitgebers). Auch in diesen Fällen müssen die eindeutigen Attributwerte der Ursprungslieferung zugrunde gelegt werden.

Besonderheiten bei Korrekturen des Beschäftigungszeitraums

Korrektur mittels einer Bescheinigung: Soll der Beschäftigungszeitraum korrigiert werden, so muss der Zeitraum der "neuen" Bescheinigung sich mit der Ursprungsbescheinigung überschneiden. Eine Zeitraumüberschneidung von einem Tag ist ausreichend.

Beispiele für Zeitraumüberschneidungen

  von bis
alter Zeitraum 01.01.2005 30.06.2005
neuer Zeitraum 01.02.2005 30.06.2005

Bei dieser Zeitraumüberschneidung handelt es sich um die Korrektur einer fehlerhaft gelieferten Bescheinigung, gegebenenfalls ist für den Zeitraum 01.07.2005 bis 31.12.2005 eine weitere Bescheinigung des Arbeitgebers zu übermitteln.

  von bis
alter Zeitraum 01.01.2005 30.06.2005
neuer Zeitraum 30.06.2005 31.07.2005

Allein ein einziger Tag der Zeitraumüberschneidung (im Beispiel der 30.06.) führt dazu, dass die "neue" Bescheinigung die "alte" Bescheinigung ersetzt.
Liegt keine Zeitraumüberscheidung vor, so muss die Ursprungsbescheinigung durch die so genannte Nullmeldung korrigiert werden und eine separate zweite Bescheinigung über den "richtigen" Beschäftigungszeitraum erstellt werden.

Nullmeldung

Die Nullmeldung ist der Spezialfall einer Korrektur und wurde als Ersatz für die Stornierung geschaffen.

In Fällen, in denen zum Beispiel ein unzutreffender Zeitraum beziehungsweise eine komplett unzutreffende Bescheinigung (zum Beispiel wurden versehentlich Testdaten ins Echtsystem gesendet) übermittelt wurden, können diese nur noch mittels einer Nullmeldung überschrieben werden.

Hierfür muss einfach eine neue elektronische Lohnsteuerbescheinigung mit den entsprechenden eindeutigen Attributwerten erstellt werden, in den Besteuerungsgrundlagen werden jedoch die Pflichtfelder (Bruttoarbeitslohn, Lohnsteuer und Solidaritätszuschlag) mit "0.00" übermittelt.

Hinweise

Eine Nullmeldung wird normal wie jede andere Lohnsteuerbescheinigung eingespeichert – lediglich die Abzugsbeträge und die bescheinigten Werte lauten "0.00".

Die Nullmeldung unterliegt denselben Plausibilitäten, wie jede andere Lohnsteuerbescheinigung.

Krankenversicherungen

Siehe: Zukunftssicherungsleistungen

Kurzarbeitergeld

Das Kurzarbeitergeld, das Winterausfallgeld, der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, die Verdienstausfallentschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz, Aufstockungsbeträge und Altersteilzeitzuschläge sind in einer Summe unter Nummer 15 der Bescheinigung anzugeben.

Hat der Arbeitgeber Kurzarbeitergeld oder Winterausfallgeld zurückgefordert, sind nur die so gekürzten Beträge zu bescheinigen. Ergibt die Verrechnung von ausgezahlten und zurückgeforderten Beträgen einen negativen Betrag, so ist dieser Betrag mit einem deutlichen Minuszeichen zu bescheinigen.

kurzfristige Beschäftigungen

Siehe: Ausnahmen der elektronischen Bescheinigung

L


Länderunterschiedliche Werte (Kirchensteuer 2012)

Siehe: Kennzahlen der Lohnsteueranmeldung 2012

Lohnsteuer (von 3.)

Unter Nummer 4 des Ausdrucks sind die Lohnsteuer zu bescheinigen, die der Arbeitgeber vom bescheinigten Bruttoarbeitslohn einbehalten hat. Als einbehaltene Lohnsteuer ist stets der Betrag zu bescheinigen, der sich nach Verrechnung mit dem vom Arbeitgeber für das Kalenderjahr beim Lohnsteuer-Jahresausgleich erstatteten Steuerbetrag ergibt.

Übersteigen die erstatteten Beträge die vom Arbeitgeber einbehaltenen Steuerbeträge, so ist als einbehaltener Steuerbetrag der negative Betrag mit einem Minuszeichen zu kennzeichnen.

Wurden Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag oder Kirchensteuer nicht einbehalten, sind die jeweiligen Felder mit "0" beziehungsweise "0.0" oder "0.00"zu bescheinigen.

Hinweis zu negativen Lohnsteuerabzugsbeträgen

Für Arbeitnehmer mit ganzjährigem Beschäftigungszeitraum (01.01. - 31.12.) können die Lohnsteuerabzugsbeträge inklusive der Annexsteuern (Solidaritätszuschlag und Kirchensteuern) niemals negativ werden. Gemäß § 42b des Einkommensteuergesetzes kann der Arbeitgeber diese Beträge maximal bis 0 € erstatten.

Nur für unterjährig Beschäftigte, die am 31.12. des Jahres in einem Beschäftigungsverhältnis beim Arbeitgeber stehen, können die Lohnsteuerabzugsbeträge theoretisch negativ werden, sofern der Arbeitgeber die von einem vorherigen Arbeitgeber zu viel einbehaltenen Lohnsteuerabzugsbeträge im aktiven Beschäftigungsverhältnis erstattet.

Lohnsteuertabelle

Bis einschließlich 2009 musste auf der Lohnsteuerkarte die angewandte Lohnsteuertabelle mittels Großbuchstabe bescheinigt werden. Seit 2010 ist die Bescheinigung der Tabelle entfallen.

M


Minijobs

Siehe: Ausnahmen der elektronischen Bescheinigung

Mutterschaftsgeld

Siehe: Kurzarbeitergeld

N


Namensbestandteile

Namensbestandteile (Namenszusätze und Namensvorsätze) werden gegen eine Liste gültiger Namenszusätze und Namensvorsätze geprüft.

Die Listen der gültigen Namenszusätze und Namensvorsätze basieren auf den von der Deutsche Rentenversicherung veröffentlichten Listen.

O


Ordnungsmerkmal

Für jeden Arbeitnehmer eines Arbeitgebers muss ein eindeutiges Ordnungsmerkmal verwendet werden. Es wird empfohlen, das Ordnungsmerkmal des Arbeitgebers (soweit dieses eindeutig ist) zu verwenden.

Das Ordnungsmerkmal ist maximal 20-stellig alphanumerisch.

Grundsätzlich können für einen Arbeitnehmer, der bei einem Arbeitgeber beschäftigt ist, mehrere Lohnsteuerbescheinigungen in einer Datenlieferung verarbeitet werden.

Hinweis

Soweit mehrere Lohnsteuerbescheinigungen für einen Arbeitnehmer innerhalb einer Datenlieferung übermittelt werden, werden diese (ohne sich gegenseitig zu überschreiben) gespeichert.

P


Pauschalbesteuerte Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Unter Nummer 18 der Bescheinigung sind pauschalbesteuerte Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte anzugeben.

Das Datenfeld ist optional und nur anzugeben, soweit entsprechende Bezüge geleistet wurden.

Personalnummer

Siehe: Ordnungsmerkmal

R


Rentenversicherungen

Siehe: Zukunftssicherungsleistungen

S


Großbuchstabe S

Alles zu den Großbuchstaben

Solidaritätszuschlag

Unter Nummer 5 des Ausdrucks ist der Solidaritätszuschlag, den der Arbeitgeber vom bescheinigten Bruttoarbeitslohn einbehalten hat, zu bescheinigen. Als einbehaltener Solidaritätszuschlag ist stets der Betrag zu bescheinigen, der sich nach Verrechnung mit dem vom Arbeitgeber für das Kalenderjahr beim Lohnsteuer-Jahresausgleich erstatteten Steuerbetrag ergibt.

Übersteigen die erstatteten Beträge die vom Arbeitgeber einbehaltenen Steuerbeträge, so ist als einbehaltener Steuerbetrag der negative Betrag mit einem Minuszeichen zu kennzeichnen.

Wurde kein Solidaritätszuschlag einbehalten, ist das Feld mit "0" beziehungsweise "0.0" oder "0.00" zu bescheinigen.

Zu den negativen Abzugsbeträgen siehe die Hinweise unter Lohnsteuer (von 3.)

Steuerfreibetrag

Der Steuerfreibetrag ist ein Jahresbetrag und als solcher zu bescheinigen.

Rechtsgrundlage: § 39a EStG.

Wichtig

Gemäß § 39f Absatz 1 Satz 5 2. Halbsatz EStG können keine Freibeträge neben einem Faktor bescheinigt werden.

Steuerfreie Arbeitgeberleistungen bei doppelter Haushaltsführung

Unter Nummer 21 des Ausdrucks sind die steuerfreien Arbeitgeberleistungen bei einer doppelten Haushaltsführung einzutragen. Es sind alle steuerfreien Leistungen (Familienheimfahrten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand) in einer Summe zu bescheinigen.

Das Datenfeld ist optional und nur anzugeben, soweit entsprechende Bezüge geleistet wurden. Eine "Nullbescheinigung" beziehungsweise die Bescheinigung negativer Werte ist unzulässig.

Steuerfreie Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Unter Nummer 17 der Bescheinigung sind die steuerfreien Sachbezüge für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (§ 8 Absatz 2 Satz 9 EStG – Job-Ticket – oder § 8 Absatz 3 EStG – Verkehrsträger) betragsmäßig anzugeben. Im Einzelnen wird auf Textziffer II.1 des Schreibens vom BMF vom 27. Januar 2004 Bundessteuerblatt I Seite 173) hingewiesen.

Bei steuerfreier Sammelbeförderung nach § 3 Nr. 32 EStG ist der Großbuchstabe F unter Nummer 2 der Bescheinigung einzutragen; vergleiche auch Textziffer II. 2 des Schreibens vom BMF vom 27. Januar 2004.

Das Datenfeld ist optional und nur anzugeben, soweit entsprechende Bezüge geleistet wurden.

Steuerfreier Fahrtkostenersatz bei Auswärtstätigkeit

In diesem Feld kann der steuerfreie Fahrtkostenersatz für Auswärtstätigkeiten bescheinigt werden.

Sofern der Arbeitgeber diese freiwillig (elektronisch) bescheinigt, hat er diese im Ausdruck zur elektronischen Lohnsteuerbescheinigung in einem freien Feld als "Steuerfreie Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeit" auszuweisen.

Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit

Unter Nummer 20 des Ausdrucks sind die steuerfreien Verpflegungszuschüsse bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten (Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit) zu bescheinigen; vergleiche auch Textziffer III. 7 des Schreibens vom BMF vom 27. Januar 2004.

Die unentgeltliche Gewährung von Mahlzeiten sowie die Zuzahlung des Arbeitnehmers zu gewährten Mahlzeiten haben auf die Höhe der zu bescheinigenden Beträge keinen Einfluss.

Das Datenfeld ist optional und nur anzugeben, soweit entsprechende Bezüge geleistet wurden. Eine "Nullbescheinigung" ist unzulässig.

Steuerklasse

Es sind die auf der Lohnsteuerkarte beziehungsweise Bescheinigung nach § 39d EStG vermerkten Lohnsteuerklassen zu bescheinigen.

Für "besondere Lohnsteuerbescheinigungen (besLStB)" – nur für diese – ist es zulässig, keine Steuerklasse zu übermitteln.

Die Steuerklasse "0" ist ausschließlich bei "besondere Lohnsteuerbescheinigungen (besLStB)" zulässig. Die Steuerklasse "0" gilt hierbei ausschließlich für Arbeitnehmer mit Wohnsitz im Ausland, deren Arbeitslohn gemäß einem Doppelbesteuerungsabkommen des Wohnsitzstaates mit Deutschland steuerfrei ist.

Sofern die Lohnsteuerklasse 2 bescheinigt wird, muss auch zwingend der Eintrag für Kinder größer "0" sein.

Sofern die Steuerklasse 5 oder 6 bescheinigt wird, darf im selben Zeitraum der Eintrag für Kinder nicht größer "0" sein.

Der Faktor darf nur bescheinigt werden, wenn die Lohnsteuerklasse = 4 ist.

Desweiteren ist eine Bescheinigung des Faktors und eines Steuerfreibetrages mit überschneidenden "gültig ab"–Werten unzulässig.

Wichtig

Der Wechsel der Steuerklasse erfordert keine Erstellung und Übermittlung einer elektronischen Lohnsteuerbescheinigung. Vielmehr ist für den gesamten Beschäftigungszeitraum eine Bescheinigung mit der Steuerklassenhistorie zu erstellen.

Steuernummer

Für die Zwecke der elektronischen Übermittlung von Steuernummern wurde die Steuernummer im ELSTER-Format geschaffen. Hierbei handelt es sich nicht um selbstständige Steuernummern, welche extra für elektronische Zwecke vom Finanzamt vergeben werden, sondern um ein aufbereitetes einheitliches Format der bundeslandspezifischen Steuernummer.

Aufbau der ELSTER-Steuernummer

ELSTER benötigt als bundesweites Verfahren die vollständige Angabe der Bundesfinanzamtsnummer um für eine Steuernummer eine Prüfziffernkontrolle durchführen zu können. Daher muss die auf den amtlichen Schreiben gedruckte Steuernummer um die Information der Bundesfinanzamtsnummer ergänzt werden. Eine Liste der Finanzämter und der zugehörigen Bundesfinanzamtsnummern steht auf den Seiten des Bundeszentralamts für Steuern (BZST) zur Verfügung.

Steuerpflichtige Entschädigungen und Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre, die nicht ermäßigt besteuert wurden – in 3. enthalten

Unter Nummer 19 des Ausdrucks sind Entschädigungen und Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre, die nicht ermäßigt besteuert wurden, anzugeben. Diese Beträge müssen in dem unter Nummer 3 bescheinigten Bruttoarbeitslohn enthalten sein.

Das Datenfeld ist optional und nur anzugeben, soweit entsprechender Arbeitslohn gezahlt wurde. Eine "Nullbescheinigung" ist unzulässig.

T


Titel

Sofern vorhanden, kann optional der Titel des Arbeitnehmers übermittelt werden. Der Titel darf keine Sonderzeichen enthalten (Ausnahmen: das Apostroph und Bindestriche).

U


Großbuchstabe U

Siehe: Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn (Anzahl "U")

V


Großbuchstabe V

Alles zu den Großbuchstaben

Versorgungsbezüge

Unter Nummer 8 des Ausdrucks sind die in Nummer 3 enthaltenen steuerbegünstigten Versorgungsbezüge nach § 19 Absatz 2 EStG einzutragen.

Für die Ermittlung des bei Versorgungsbezügen nach § 19 Absatz 2 EStG zu berücksichtigenden Versorgungsfreibetrags sowie des Zuschlags zum Versorgungsfreibetrag (Freibeträge für Versorgungsbezüge) sind die Bemessungsgrundlage des Versorgungsfreibetrags, das Jahr des Versorgungsbeginns und bei unterjähriger Zahlung von Versorgungsbezügen der erste und letzte Monat, für den Versorgungsbezüge gezahlt werden, maßgebend.

Folgt ein Hinterbliebenenbezug einem Versorgungsbezug, bestimmen sich der Prozentsatz, der Höchstbetrag des Versorgungsfreibetrags und der Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag für den Hinterbliebenenbezug nach dem Jahr des Beginns des Versorgungsbezugs des Verstorbenen (§ 19 Absatz 2 Satz 7 EStG). Unabhängig davon ist bei erstmaliger Zahlung dieses Hinterbliebenenbezugs im laufenden Kalenderjahr unter Nummer 31 des Ausdrucks eine unterjährige Zahlung zu bescheinigen.

Sterbegelder und Kapitalauszahlungen/Abfindungen von Versorgungsbezügen sowie Nachzahlungen von Versorgungsbezügen, die sich ganz oder teilweise auf vorangegangene Kalenderjahre beziehen, sind als eigenständige zusätzliche Versorgungsbezüge zu behandeln. Für diese Bezüge sind die Höhe des gezahlten Bruttobetrags im Kalenderjahr und das maßgebende Kalenderjahr des Versorgungsbeginns anzugeben. In diesen Fällen sind die maßgebenden Freibeträge für Versorgungsbezüge in voller Höhe und nicht zeitanteilig zu berücksichtigen (Randziffer 80, 82, 84 und 85 des Schreibens vom BMF vom 30. Januar 2008).

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die für die Berechnung der Freibeträge für Versorgungsbezüge erforderlichen Angaben für jeden Versorgungsbezug gesondert im Lohnkonto aufzuzeichnen (§ 4 Absatz 1 Nummer 4 LStDV) (Randziffer 87 des Schreibens vom BMF vom 30. Januar 2008). Die hiernach im Lohnkonto aufgezeichneten Angaben zu Versorgungsbezügen sind in den Ausdruck wie folgt zu übernehmen (§ 41b Absatz 1 Satz 2 EStG):

  1. Versorgungsbezüge, die laufenden Arbeitslohn darstellen

    Unter Nummer 29 des Ausdrucks ist die nach § 19 Absatz 2 Satz 4 bis 11 EStG ermittelte Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibetrag (das 12-fache des Versorgungsbezugs für den ersten vollen Monat zuzüglich voraussichtlicher Sonderzahlungen) einzutragen.

    Unter Nummer 30 ist das maßgebende Kalenderjahr des Versorgungsbeginns (4-stellig) zu bescheinigen.

    Unter Nummer 31 ist nur bei unterjähriger Zahlung eines laufenden Versorgungsbezugs der erste und letzte Monat (2-stellig mit Bindestrich, zum Beispiel "02 - 12" oder "01 - 08"), für den Versorgungsbezüge gezahlt wurden, einzutragen. Dies gilt auch bei unterjährigem Wechsel des Versorgungsträgers.

  2. Versorgungsbezug, der einen sonstigen Bezug darstellt

    Sterbegelder, Kapitalauszahlungen/Abfindungen von Versorgungsbezügen und die als sonstige Bezüge zu behandelnden Nachzahlungen von Versorgungsbezügen, die in Nummer 3 und Nummer 8 der Bescheinigung enthalten sind, sind unter Nummer 32 gesondert zu bescheinigen.

    Nach § 34 EStG ermäßigt zu besteuernde Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre sind dagegen unter Nummer 9 des Ausdrucks zu bescheinigen. Zusätzlich ist zu den in Nummer 9 oder Nummer 32 bescheinigten Versorgungsbezügen jeweils unter Nummer 30 des Ausdrucks das Kalenderjahr des Versorgungsbeginns anzugeben.

  3. Mehrere Versorgungsbezüge

    Fällt der maßgebende Beginn mehrerer laufender Versorgungsbezüge in dasselbe Kalenderjahr (Nummer 30 des Ausdrucks), kann der Arbeitgeber unter Nummer 29 des Ausdrucks die zusammengerechneten Bemessungsgrundlagen dieser Versorgungsbezüge in einem Betrag bescheinigen (Randziffer 75 des Schreibens vom BMF vom 30. Januar 2008). In diesem Fall sind auch die unter Nummer 8 zu bescheinigenden Versorgungsbezüge zusammenzufassen.

    Bei mehreren als sonstige Bezüge gezahlten Versorgungsbezügen mit maßgebendem Versorgungsbeginn in demselben Kalenderjahr können die Nummern 8 und/oder 9 sowie die Nummern 30 und 32 zusammengefasst werden. Gleiches gilt, wenn der Versorgungsbeginn laufender Versorgungsbezüge und als sonstige Bezüge gezahlter Versorgungsbezüge in dasselbe Kalenderjahr fällt.

    Bei mehreren laufenden Versorgungsbezügen und als sonstige Bezüge gezahlten Versorgungsbezügen mit unterschiedlichen Versorgungsbeginnen nach § 19 Absatz 2 Satz 3 EStG sind die Angaben zu den Nummern 8 und/oder 9 sowie den Nummern 29 bis 32 jeweils getrennt zu bescheinigen (Randziffer 87 des Schreibens vom BMF vom 30. Januar 2008).

Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre, die nicht ermäßigt besteuert wurden – in 3. und 8. enthalten:

In diesem Feld können Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre, die nicht ermäßigt besteuert wurden (in 3. und 8. enthalten) bescheinigt werden.

Sofern der Arbeitgeber diese freiwillig (elektronisch) bescheinigt, hat er diese im Ausdruck zur elektronischen Lohnsteuerbescheinigung in einem freien Feld als "Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre, die nicht ermäßigt besteuert wurden – in 3. und 8. enthalten" auszuweisen.

Vordruckmuster der Lohnsteuerbescheinigungen

W


Weitere freie Werte und Texte

Auf der Rückseite der bisherigen Lohnsteuerkarte sind freie Felder vorgesehen, um weitere Werte bescheinigen zu können. Diese freien Eintragungen wurden für die elektronische Lohnsteuerbescheinigung ebenfalls realisiert.

Mittels der optionalen freien Werte können weitere freiwillige beziehungsweise nicht auf der Lohnsteuerkarte vorgedruckte Texte erfasst und übermittelt werden.

Winterausfallgeld

Siehe: Kurzarbeitergeld

Winterbeschäftigungsumlage

Siehe: Arbeitnehmeranteil zur Winterbeschäftigungsumlage

Z


Zeiträume ohne Anspruch auf Arbeitslohn (Anzahl "U")

Die Anzahl der Großbuchstaben "U" ist aufzuzeichnen, wenn Arbeitslohnansprüche für mindestens fünf aufeinander folgende Werktage ganz oder überwiegend entfallen sind.

Im Gegensatz zu den anderen Großbuchstaben ist nicht nur der bloße Großbuchstabe "U" zu bescheinigen, sondern es ist die Anzahl der Großbuchstaben "U" zu bescheinigen.

Im Datenfeld "Anzahl U" ist also die Summe der aufgezeichneten Großbuchstaben "U" zu bescheinigen. Insbesondere sind nicht die Anzahl der Arbeitstage, für die ganz oder überwiegend der Anspruch auf Arbeitslohn entfallen ist, zu bescheinigen.

Rechtsgrundlage: § 41b Absatz 1 Nummer EStG in Verbindung mit § 41 Absatz 1 Satz 5 und 6 EStG.

Zukunftssicherungsleistungen

Bei der Bescheinigung von Zukunftssicherungsleistungen in den Zeilen Nummer 22 bis Nummer 25 ist folgendes zu beachten:

  1. Der Arbeitgeberanteil der Beiträge zu den gesetzlichen Rentenversicherungen und an berufsständische Versorgungseinrichtungen, die den gesetzlichen Rentenversicherungen vergleichbare Leistungen erbringen (vergleiche Schreiben des BMF vom 7. Februar 2007, Bundessteuerblatt I Seite 262), ist unter Nummer 22 des Ausdrucks zu bescheinigen, der entsprechende Arbeitnehmeranteil unter Nummer 23. Gleiches gilt für Beiträge, die auf Grund einer nach ausländischen Gesetzen bestehenden Verpflichtung an ausländische Sozialversicherungsträger, die den inländischen Sozialversicherungsträgern vergleichbar sind, geleistet werden.

    Unter den Nummern 22 und 23 sind auch Beiträge zur umlagefinanzierten Hüttenknappschaftlichen Zusatzversicherung im Saarland und die auf den Hinzurechnungsbetrag nach § 1 Absatz 1 Satz 3 der Sozialversicherungs-Entgeltverordnung (SvEV) basierenden Rentenversicherungsbeiträge zu bescheinigen. Das Gleiche gilt für Rentenversicherungsbeiträge bei geringfügiger Beschäftigung, wenn die Lohnsteuer nicht pauschal erhoben wurde (der Arbeitgeberbeitrag in Höhe von 15 % oder 5 % und der Arbeitnehmerbeitrag bei Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit). Bei geringfügiger Beschäftigung gilt dies für den Arbeitgeberbeitrag auch dann, wenn der Arbeitnehmer auf die Rentenversicherungsfreiheit nicht verzichtet hat.

    Arbeitgeberbeiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung für Beschäftigte nach § 172 Absatz 1 SGB VI (zum Beispiel bei weiterbeschäftigten Rentnern) gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn; sie sind nicht als steuerfreie Arbeitgeberanteile im Sinne des § 3 Nummer 62 EStG unter Nummer 22 zu bescheinigen. Dies gilt auch, wenn dieser Arbeitnehmerkreis geringfügig beschäftigt ist (§ 172 Absatz 3 und 3a SGB VI).

    Zahlt der Arbeitgeber bei Altersteilzeit steuerfreie Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung im Sinne des § 3 Nummer 28 EStG, können diese nicht als Sonderausgaben berücksichtigt werden und sind daher nicht in der Bescheinigung anzugeben. Werden darüber hinaus steuerpflichtige Beiträge zum Ausschluss einer Minderung der Altersrente gezahlt, sind diese als Sonderausgaben abziehbar und deshalb unter Nummer 23 zu bescheinigen.

    In Fällen, in denen der Arbeitgeber die Beiträge nicht unmittelbar an eine berufsständische Versorgungseinrichtung, sondern dem Arbeitnehmer einen zweckgebundenen steuerfreien Zuschuss zahlt, darf der Arbeitgeber unter den Nummern 22 und 23 weder einen Arbeitgeber- noch einen Arbeitnehmeranteil bescheinigen. Der steuerfreie Arbeitgeberzuschuss kann in den nicht amtlich belegten Zeilen mit der Beschreibung "Steuerfreier Arbeitgeberzuschuss zu berufsständischen Versorgungseinrichtungen" bescheinigt werden.

  2. Steuerfreie Zuschüsse des Arbeitgebers zur Krankenversicherung und zur sozialen Pflegeversicherung eines nicht krankenversicherungspflichtigen Arbeitnehmers, der in der gesetzlichen Krankenversicherung freiwillig versichert ist, soweit der Arbeitgeber zur Zuschussleistung gesetzlich verpflichtet ist, sind unter Nummer 24 des Ausdrucks einzutragen. Gleiches gilt für Zuschüsse des Arbeitgebers zur Kranken-und Pflegeversicherung eines nicht krankenversicherungspflichtigen Arbeitnehmers, der eine private Kranken-und Pflege-Pflichtversicherung abgeschlossen hat. Nicht einzutragen ist der Arbeitgeberanteil zur gesetzlichen Kranken-und Pflegeversicherung.

  3. Der Arbeitnehmerbeitrag zur gesetzlichen Krankenversicherung bei pflichtversicherten Arbeitnehmern ist unter Nummer 25 einzutragen. Dies gilt auch für die auf den Hinzurechnungsbetrag nach § 1 Absatz 1 Satz 3 Sozialversicherungs-Entgeltverordnung (SvEV) basierenden Krankenversicherungsbeiträge. Unter Nummer 25 sind auch Beiträge von Arbeitnehmern, die freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert sind, zu bescheinigen. Die Beiträge sind stets in voller Höhe, das heißt gegebenenfalls mit Beitragsanteilen für Krankengeld zu bescheinigen.

  4. Die Beiträge des Arbeitnehmers zur sozialen Pflegeversicherung sind unter Nummer 26 des Ausdrucks zu bescheinigen.

  5. Arbeitnehmerbeiträge zur Arbeitslosenversicherung sind unter Nummer 27 des Ausdrucks zu bescheinigen.

  6. Unter den Nummern 22 bis 27 des Ausdrucks dürfen keine Beiträge oder Zuschüsse bescheinigt werden, die mit steuerfreiem Arbeitslohn in unmittelbarem wirtschaftlichen Zusammenhang stehen, zum Beispiel Arbeitslohn, der nach dem Auslandstätigkeitserlass oder auf Grund eines Doppelbesteuerungsabkommens steuerfrei ist. Gleiches gilt in den Fällen, in denen Beiträge oder Zuschüsse des Arbeitgebers nicht nach § 3 Nummer 62 EStG, sondern nach einer anderen Vorschrift steuerfrei sind. Deshalb sind die Beiträge, die auf den nach § 3 Nummer 63 Satz 3 EStG steuerfreien Arbeitslohn (zusätzlicher Höchstbetrag von 1.800 Euro) entfallen, nicht zu bescheinigen, weil sie nicht als Sonderausgaben abziehbar sind (Randziffer 25 des Schreibens vom BMF vom 30. Januar 2008, Bundessteuerblatt I Seite 390). Dies gilt auch für Rentenversicherungsbeiträge des Arbeitgebers, die im Zusammenhang mit nach § 3 Nummer 2 EStG steuerfreiem Kurzarbeitergeld stehen.

    Im Fall der beitragspflichtigen Umwandlung von Arbeitslohn zugunsten einer Direktzusage oberhalb von 4 % der Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung sind die Beiträge unter den Nummern 22 bis 27 des Ausdrucks zu bescheinigen (Randziffer 25 des Schreibens vom BMF vom 30. Januar 2008).

    Werden bei einem sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer Beiträge von pauschal versteuertem Arbeitslohn (zum Beispiel nach § 37b Absatz 2 EStG, § 40b EStG) erhoben, sind diese unter den Nummern 22 bis 27 des Ausdrucks zu bescheinigen.

    Bei steuerfreien und steuerpflichtigen Arbeitslohnteilen im Lohnzahlungszeitraum ist nur der Anteil der Sozialversicherungsbeiträge zu bescheinigen, der sich nach dem Verhältnis des steuerpflichtigen Arbeitslohns zum gesamten Arbeitslohn des Lohnzahlungszeitraums (höchstens maßgebende Beitragsbemessungsgrenze) ergibt. Hierbei sind steuerpflichtige Arbeitslohnanteile, die nicht der Sozialversicherungspflicht unterliegen (zum Beispiel Entlassungsabfindungen), nicht in die Verhältnisrechnung einzubeziehen. Erreicht der steuerpflichtige Arbeitslohn im Lohnzahlungszeitraum die für die Beitragsberechnung maßgebende Beitragsbemessungsgrenze, sind die Sozialversicherungsbeiträge des Lohnzahlungszeitraums folglich insgesamt dem steuerpflichtigen Arbeitslohn zuzuordnen und in vollem Umfang zu bescheinigen.

    Werden Sozialversicherungsbeiträge erstattet, sind unter den Nummern 22 bis 27 nur die gekürzten Beiträge zu bescheinigen.

  7. Unter Nummer 28 des Ausdrucks sind die vom Arbeitnehmer nachgewiesenen Beiträge zur privaten Krankenversicherung und privaten Pflege-Pflichtversicherung zu bescheinigen. Begünstigt sind nur die vom Versicherungsunternehmen bescheinigten Beiträge über die Basisabsicherung.

Zusatzversorgung

Steuerpflichtiger Arbeitgeberbeitrag zur Zusatzversorgung

In diesem Feld können die vom Arbeitgeber freiwillig zu bescheinigenden Arbeitgeberbeiträge zur Zusatzversorgung, die nach den Merkmalen der Lohnsteuerkarte versteuert wurden, bescheinigt werden.

Sofern der Arbeitgeber diese freiwillig (elektronisch) bescheinigt, hat er diese im Ausdruck zur elektronischen Lohnsteuerbescheinigung in einem freien Feld als "Steuerpflichtiger Arbeitgeberbeitrag zur Zusatzversorgung" auszuweisen.

Arbeitnehmerbeitrag zur Zusatzversorgung

In diesem Feld können die vom Arbeitgeber für den Arbeitnehmer abgeführten Arbeitnehmerbeiträge zur Zusatzversorgung bescheinigt werden.

Sofern der Arbeitgeber diese freiwillig (elektronisch) bescheinigt, hat er diese im Ausdruck zur elektronischen Lohnsteuerbescheinigung in einem freien Feld als "Arbeitnehmerbeitrag zur Zusatzversorgung" auszuweisen.