Hilfe

Einleitung

Nicht alle Daten müssen händisch in das Formular eingetragen werden. Daten, die ganze Listen umfassen, können aus einer CSV-Datei mit Hilfe eines Importdialogs ins Formular importiert werden.

Bei einer CSV-Datei handelt es sich um eine Textdatei, die nach bestimmten Vorgaben aufgebaut ist und auf allen Plattformen erstellt werden kann. Damit besteht grundsätzlich die Möglichkeit, Daten aus vorhandenen Backend-Systemen für den Import in das elektronische Formular in Mein ELSTER entsprechend aufzubereiten (Eigenständiges Erstellen von CSV-Dateien).

Zur Bearbeitung und Überprüfung der CSV-Datei kann das bereitgestellte Excel-Sheet verwendet werden (Erstellen einer CSV-Datei mit Hilfe des Excel-Sheets). Es kann im Importbereich heruntergeladen werden.

Wichtige Hinweise

Im Zusammenhang mit der Nutzung der Importfunktionalität macht das Bundeszentralamt für Steuern auf Folgendes aufmerksam:

  1. Die Benutzung der Importfunktionalität erfolgt auf eigenes Risiko. Das BZSt schließt jegliche Haftung für unmittelbare und mittelbare Schäden aus, die den Antragstellern aufgrund der Benutzung dieser Funktionalität oder der Unfähigkeit, diese Funktionalität zu verwenden, entstehen, insbesondere für Datenverluste, Mehraufwendungen oder fehlerhafte Ergebnisse, entgangenem Gewinn, Betriebsunterbrechung, Verlust von geschäftlichen Informationen und sonstige finanzielle Verluste.
  2. Das zur Vereinfachung des Datenimports vom BZSt bereitgestellte Excel-Sheet für das Programm MS-Excel ist eine Serviceleistung des BZSt. Es wurde vom BZSt sorgfältig erstellt, getestet und wird den Antragstellern im reinen Ist-Zustand zur Verfügung gestellt.

Eigenständiges Erstellen von CSV-Dateien

Meldelisten können als CSV-Dateien auf Teilseite 2 in das Formular "Zusammenfassende Meldung" importiert werden.

Falls bereits eine CSV-Datei vorhanden ist, kann diese an die Vorgaben dieses Kapitels angepasst werden. Falls die zu importierende CSV-Datei neu erstellt werden muss, ist das mit Hilfe dieses Kapitels möglich. Einfacher ist es aber in diesem Fall das bereitgestellte Excel-Sheet zu nutzen (

Erstellen einer CSV-Datei mit Hilfe des Excel-Sheets ).

Allgemeiner Aufbau einer in Mein ELSTER zu importierenden CSV-Datei (Beispiel einer CSV-Datei):

  1. Zeile: CSV-Version der Importfunktion (Aufbau der Versions-Zeile)

  2. Zeile: Headerzeile mit Spaltenbezeichnungen (Aufbau der Headerzeile)

  3. bis letzte Zeile: Zu importierende Datensätze (Aufbau eines Datensatzes). Die maximal mögliche Anzahl an Datenzeilen ist am Ende des Abschnitts "Aufbau eines Datensatzes" vermerkt.

Zu beachten: Leere Zeilen sind nicht erlaubt.

Sollten während des Imports Fehler auftreten, so wird Ihnen eine kommentierte CSV-Datei zum Herunterladen angeboten (Import der CSV-Datei in Mein ELSTER).

Hier soll anhand von typischen Feldern gezeigt werden, wie mit Hilfe einer Datensatztabelle eine importierbare CSV-Datei erstellt werden kann. Dieses Beispiel ist nur technisch logisch, und hat keinen fachlichen Hintergrund.

Datensatztabelle:

FeldbezeichnungFormatErläuterungPflichtfeld
LeistungenString (alle gültigen Zeichen), max. 50 Zeichen
Pflicht
ZeitraumSiehe zulässige Werte in Erläuterung

Zulässige Werte:

012002: 1.1.2002 bis 30.6.2010

072010: 1.7.2010 bis 31.12.2012

012013: ab 1.1.2013
Pflicht
Betrag1Zahl (nicht-negativ) mit exakt 2 Nachkommastellen. Dezimaltrennzeichen ist der Punkt. Bis zu 12 Vorkommastellen möglich.BemessungsgrundlagePflicht
Betrag2

Wie bei Betrag1

Abweichende Steuer

Optional
Staat

Länderkürzel aus Staatenliste

Staat des Leistungserbringers

Pflicht

Beispiel einer passenden CSV-Datei mit neuester CSV-Version 1.5:

#v1.5
Leistungen, Zeitraum, Betrag1, Betrag2, Staat
Lieferung, 012002, 236.36, 34.00, DE
"Lieferung, die Zweite", 072010, 0.00,, AD
'Lieferung, die Dritte; Info', 012013, 3.89,, MQ
'Lieferung an "Mayer AG" 2018', 012002, 5454.05, 567.04, IN
"Lieferung an ""Mayer AG"" 2018", 012013, 45.79, 3.56, VQ

Betrag2 ist ein optionales Feld, und wurde in der zweiten und dritten Datensatzzeile nicht angegeben (s. dritter Abschnitt in Aufbau eines Datensatzes). Informationen zum Gebrauch von Anführungszeichen, Komas und Semikola innerhalb von Textangaben finden sich in den letzten beiden Abschnitten von Zulässige Zeichen.

Die zu importierende Datei sollte mit dem Zeichensatz ISO-8859-15 erstellt werden. Ansonsten kann der Import aufgrund ungültiger Angaben scheitern, oder die Angaben werden beim Import fehlerhaft übertragen.

Als Dezimaltrennzeichen von Zahlen muss immer ein Punkt verwendet werden.

Textangaben dürfen in einfache oder doppelte Anführungsstriche gefasst werden. Gleiches gilt für alle anderen Angaben, mit Ausnahme der numerischen.

Komma und Semikola dürfen in Textangaben vorkommen, dabei müssen die Textangaben aber in doppelte oder einfache Anführungsstriche gefasst werden. Beispiele sind in der Beispiel einer CSV-Datei unter "Leistungen" im zweiten und dritten Datensatz zu finden.

Doppelte und einfache Anführungsstriche dürfen ebenfalls innerhalb von Textangaben verwendet werden. Auch hier muss die gesamte Textangabe in doppelten oder einfachen Anführungsstrichen gefasst werden. Dabei ist folgendes zu beachten: Anführungszeichen müssen verdoppelt werden, wenn sie auch als Textklammer verwendet werden. Beispiele:

  • 'Lieferung an "Mayer AG" 2018'
  • "Lieferung an ""Mayer AG"" 2018"

Wird eine CSV-Datei neu erstellt, so sollte die erste Zeile die neueste CSV-Version der Importfunktion enthalten, versehen mit dem Präfix #v, also bspw. #v2.4. Informationen zur Anpassung älterer CSV-Dateien finden sich unter Versionsangaben in der CSV-Datei.

Die Headerzeile dient als Spaltenbeschreibung der Datensätze. In die Headerzeile werden die Feldbezeichnungen in der Reihenfolge der Datensatztabelle geschrieben.

Zu beachten: Falls die Headerzeile weggelassen wird, und an ihrer Stelle die erste Datensatzzeile steht, so wird der erste Datensatz nicht ins Formular importiert.

Jede Zeile der zu erstellenden CSV-Datei wird mit Angaben passend zu den Feldbezeichnungen gefüllt. Die Angaben werden durch Komma oder Semikola voneinander getrennt (in gesamter Datei entweder durchweg Kommata oder durchweg Semikola).

Im Folgenden ist eine Datensatztabelle oder sog. Spaltenbeschreibung aufgeführt, mit den zu verwendenden Feldbezeichnungen und Formaten. Außerdem enthält die Spaltenbeschreibung Erläuterungen und die Angabe ob es sich um ein Pflichtfeld handelt oder nicht.

Zu beachten: Die Reihenfolge der Feldangaben wird durch die Reihenfolge der Feldbezeichnungen in der Datensatztabelle vorgegeben, und darf nicht geändert werden.

In Pflichtfeldspalten müssen Angaben gemacht werden. Handelt es sich um einen Betrag, so muss mindestens "0.00" eingegeben werden (siehe zweiter Datensatz in der Beispiel-CSV-Datei ). Optionale Felder dürfen leer gelassen werden. Das Feld wird dann durch zwei hintereinander folgende Komma oder Semikola dargestellt (siehe zweite und dritte Datensatzzeile in der Beispiel-CSV-Datei ).

Legende der Abkürzungen des Formats in der Spaltenbeschreibung:

AbkürzungFormat
A oder ANalphanumerisch, d.h. Text und Ziffern
Nnumerisch, d.h. Ziffern
(X)X ist die Anzahl maximal angebbarer Zeichen

Es können maximal 1500 Datenzeilen in einer CSV-Datei von Meldelisten zur Zusammenfassender Meldung importiert werden.

Spaltenbeschreibung für Meldezeilen

FeldbezeichnungFormatErläuterungPflichtfeld
LänderkennzeichenA(2)

Zulässige Zeichen sind nur die Großbuchstaben A bis Z.

Die gültigen Länderkennzeichen finden Sie in der Liste der Länderkennzeichen

Pflicht
USt-IdNr.A(12)Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Zulässige Zeichen sind Buchstaben, Ziffern sowie die Zeichen + und *.
Die Angabe zur USt-IdNr. muss mindestens 5 Zeichen enthalten.
Pflicht
Betrag (Euro)N(11)Betrag in Euro.
Dieses Feld beinhaltet eine ganze Zahl. Die Anzahl der Ziffern darf nicht größer als 11 sein, mit dem negativen Vorzeichen 12.
Zulässige Zeichen sind die Ziffern 0 bis 9 und das Minuszeichen.
Pflicht
Art der LeistungA(1)

Dieses Feld gibt an, ob es sich um ein Dreiecksgeschäft, eine innergemeinschaftliche Lieferung oder eine sonstige Leistung handelt.
Zulässige Eingaben:
D ( = Dreiecksgeschäft),
L ( = Innergemeinschaftliche Lieferung),
S ( = Sonstige Leistung)

Bitte beachten Sie, dass die Angabe "sonstige Leistung" ausschließlich in Meldezeiträumen ab 2010 verwendet werden darf.

Pflicht

Erstellen einer CSV-Datei mit Hilfe des Excel-Sheets

Sofern Sie Ihre Daten mit Hilfe von Microsoft Excel bearbeiten wollen, stellt Ihnen das BZSt Excel-Sheets zur Vereinfachung Ihrer Arbeit zum kostenlosen Download zur Verfügung. Sie finden den Download-Link "Excel-Sheet (XLS)" im Importbereich des Formulars. Wo genau sich der Importbereich im Formular findet, ist zu Beginn von Eigenständiges Erstellen von CSV-Dateien vermerkt. Im Portal importiert wird dann eine CSV-Datei, die mit Hilfe des Excel-Sheets erstellt werden kann.

Nach dem Herunterladen zeigt das geöffnete Excel-Sheet eine Sicherheitswarnung an. Um die Makros des Excel-Sheets zu aktivieren, sollten Sie überprüfen, ob das geöffnete Excel-Sheet vom Bayerischen Landesamt für Steuern signiert wurde.
Zunächst müssen Sie die Bearbeitung des Excel-Sheets aktivieren. Danach gehen sie unter "Datei" auf "Informationen". Bei "Inhalt aktivieren" klicken Sie auf "erweiterte Optionen". Der jetzt geöffnete Sicherheitshinweis sollte auch die Signatur anzeigen. Wenn angezeigt wird, dass das Excel-Sheet vom Bayerischen Landesamt für Steuern signiert ist, können Sie den Inhalt für Ihre jetzige Sitzung aktivieren, oder auch für die Zukunft allen Dokumenten von diesem Herausgeber vertrauen.

Das Excel-Sheet bietet neben dem ersten Reiter zur Dateneingabe auch einen Hilfe-Reiter mit Informationen zum korrekten Befüllen der Spalten. Außerdem gibt es die Reiter "Allgemeine Informationen" und "Änderungshistorie" (Versionierung der Importfunktion).

Mehr Informationen zu den Spalten als im Hilfe-Reiter, finden Sie unter Aufbau eines Datensatzes. Außerdem erscheinen beim Anklicken der Spalten im Excel-Sheet kleine Fenster mit Informationen zu den Feldern (sog. Tooltips).

Erfassen Sie die Daten, die Sie später in Mein ELSTER importieren möchten, im Excel-Sheet. Beachten Sie dazu die obige Datensatztabelle (unter Aufbau eines Datensatzes) und den Hilfe-Reiter im Excel-Sheet. Falls Sie Ihre Daten bereits im CSV-Format vorliegen haben, nutzen Sie die Schaltfläche "CSV Import".

  • Schaltfläche "Daten prüfen": Nachdem Sie Ihre Daten in das Excel-Sheet eingegeben haben, können Sie mit der Schaltfläche "Daten prüfen" eine erste Prüfung Ihrer Daten anstoßen. Sie erhalten gegebenenfalls Fehlermeldungen im Excel-Sheet.

Korrigieren Sie gegebenenfalls Ihre Daten, und prüfen Sie diese danach erneut.

  • Schaltfläche "CSV Export": Hier kann mit Hilfe des Excel-Sheets eine CSV-Datei erstellt werden. Gegebenenfalls müssen Sie Ihre Daten mit Hilfe der angezeigten Fehlermeldungen korrigieren. Nach erfolgreichem Export ist das Excel-Sheet leer.

Jetzt kann der Import der CSV-Datei in Mein ELSTER im Importbereich des Formulars angestoßen werden (Import der CSV-Datei in Mein ELSTER). Dabei werden die Daten einer umfangreicheren Prüfung als im Excel-Sheet unterzogen. Falls Fehler auftreten, kann die zum Download angebotene kommentierte CSV-Datei wieder in das Excel-Sheet importiert werden, mit Hilfe der Schaltfläche "CSV Import".

  • Schaltfläche "CSV Import": Hiermit können CSV-Dateien in das Excel-Sheet eingelesen werden. Dabei kann es sich um Daten handeln, die noch nicht mit Hilfe des Excel-Sheets bearbeitet wurden. Oder es handelt sich um eine vom Portal kommentierte CSV-Datei.

Anmerkung: Das gestellte Excel-Sheet erlaubt die Verwendung einiger Sonderzeichen, die beim Import in die Portalanwendung für unzulässig erachtet werden.

Import der CSV-Datei in Mein ELSTER

Die zu importierende CSV-Datei kann entweder mit Hilfe des Excel-Sheets (Erstellen einer CSV-Datei mit Hilfe des Excel-Sheets) oder ohne (Eigenständiges Erstellen von CSV-Dateien) erstellt werden.

Der Import der CSV-Datei erfolgt im Importbereich des Formulars. Wo genau sich der Importbereich im Formular findet, ist zu Beginn von Eigenständiges Erstellen von CSV-Dateien vermerkt. Die CSV-Datei wird einer umfangreichen Prüfung unterzogen. Falls dabei Fehler auftreten, wird die CSV-Datei nicht importiert. Stattdessen wird Ihnen eine kommentierte CSV-Datei angeboten. Mit Hilfe dieser kommentierten Datei können Sie die Fehler beheben, und den Importvorgang erneut starten. Nach erfolgreichem Import empfiehlt sich zu prüfen, ob die Anzahl der Datensätze in der Eingabedatei mit der Anzahl der importierten Datensätze übereinstimmt.

Versionierung der Importfunktion

Änderungen der Importfunktion, bspw. das Hinzufügen einer neuen Spalte, verlangen oft eine Anpassung der zu importierenden CSV-Datei durch den Benutzer. Deshalb sind Änderungen mit den zugehörigen Versionen in der Tabelle in

CSV- und Excel-Versionen der Importfunktion hinterlegt. Die aktuellste Version findet sich in der ersten Zeile.

Beim Import einer CSV-Datei wird die Version überprüft. Dabei muss die neueste Hauptversion (erste Zahl der Version) verwendet werden.

Ältere CSV-Dateien, die für CSV-Versionen die nicht der aktuellsten entsprechen, erstellt wurden, können an die neueste Version angepasst werden. Mit Hilfe der Versions-Tabelle CSV- und Excel-Versionen der Importfunktion können Änderungen zwischen der vorliegenden älteren Version und der aktuellsten Version in Erfahrung gebracht werden.

Das Excel-Sheet trägt beim Erstellen der CSV-Datei automatisch die CSV-Version ein. Die Version des vorliegenden Excel-Sheets ist in der obersten Zeile der Tabelle im Reiter "Änderungshistorie" des Excel-Sheets vermerkt. Die neueste verfügbare Excel-Version findet sich in der obersten Zeile der Tabelle CSV- und Excel-Versionen der Importfunktion. Wurde eine CSV-Datei mit einer älteren Excel-Version erstellt, so kann diese mit Hilfe des aktuellsten Excel-Sheets (herunterzuladen im Importbereich, s. Beginn von Eigenständiges Erstellen von CSV-Dateien) angepasst werden. Dazu wird die ältere CSV-Datei in das aktuellste Excel-Sheet importiert, und mit Hilfe der Schaltfläche "Daten prüfen" angepasst.

Die aktuellste Version der Importfunktionen ist in der folgenden Tabelle in der obersten Zeile angegeben. Beim Neuerstellen einer CSV-Datei sollte die aktuellste CSV-Version angegeben werden.

CSV-VersionExcel-VersionInhalt der Änderungen
1.1
Maximale Anzahl von Meldezeilen auf 1500 erhöht
1.11.1.9Validierung der USt-IdNr. angepasst
1.11.1.8Validierung der USt-IdNr. angepasst
1.11.1.7Validierung der USt-IdNr. angepasst
1.11.1.6Längenanpassung des Betrag-Feldes auf 11 Stellen
1.11.1.4Ergänzung des Länderkennzeichens HR für Kroatien
1.11.1.3Umstellung des CSV-Formats
1.01.1.0Erste Version der ZM-Importfunktion

Liste der Länderkennzeichen

Die folgende Tabelle enthält die Liste der zulässigen Länderkennzeichen mit dem Hinweis, ab wann die jeweilige Länderkennzeichen in einer Zusammenfassenden Meldung verwendet werden dürfen.

LänderkennzeichenKommentar
AT
BE
BGAb 01.01.2007
CYAb 01.05.2004
CZAb 01.05.2004
DK
EEAb 01.05.2004
EL
ES
FI
FR
GBBitte beachten Sie die Auswirkungen des Brexits
HRAb 01.07.2013
HUAb 01.05.2004
IE
IT
LTAb 01.05.2004
LU
LVAb 01.05.2004
MTAb 01.05.2004
NL
PLAb 01.05.2004
PT
ROAb 01.01.2007
SE
SIAb 01.05.2004
SKAb 01.05.2004

Hotline und Benutzersupport

Außer den Hinweisen, die Sie über die Online-Hilfe direkt von Mein ELSTER erhalten, können Sie eine von den Steuerverwaltungen des Bundes und der Länder eingerichtete Informationsstelle (Hotline) nutzen, die Ihnen

  • montags bis freitags von 7:00 bis 22:00 Uhr sowie
  • samstags und sonntags von 10:00 bis 18:00 Uhr
bei Fragen und Problemen mit Mein ELSTER zur Verfügung steht. Einzelfragen werden dort telefonisch unter der Nummer 01805/235055 (0,14 Euro pro Minute) beantwortet beziehungsweise entgegengenommen. Die Informationsstelle ist auch perBeachten Sie bitte: Über die Hotline ist keine steuerliche Beratung möglich.