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Die Funktion Postfachvertreter ermöglicht es dem Inhaber eines Benutzerkontos eine andere Person aus derselben Organisation zu benennen, die während eines definierten Zeitraums Nachrichten (z. B. Bescheide und sonstige Dokumente) aus dessen Postfach einsehen und abrufen darf. Typische Anwendungsfälle sind längere Urlaube, Krankheitsausfälle oder andere Abwesenheiten, bei denen sichergestellt werden muss, dass wichtige Nachrichten bekannt werden.

Wichtig: Die Einsicht und der Abruf von Nachrichten durch den Postfachvertreter sind rechtlich wirksam und werden dem Inhaber des Postfachs zugerechnet.

Die Funktion Postfachvertreter steht ausschließlich für Benutzerkonten einer Organisation zur Verfügung. Für Benutzerkonten von Privatpersonen sowie für Benutzerkonten bei "BOP - Ihr Online-Portal" des  Bundeszentralamts für Steuern ist die Funktion nicht verfügbar. Die Funktion ist dann ausgeblendet.

Die Funktion steht für alle Nachrichten (z. B. Bescheide und sonstige Dokumente) zur Verfügung. Eine Einschränkung auf bestimmte Nachrichten oder Bereiche erfolgt derzeit nicht.

Wenn Sie als Postfachvertreter eine Antwort verfassen, wird eine Kopie für den Inhaber des Postfachs sowie für Sie selbst bereitgestellt. Dies dient der Dokumentation, damit später jederzeit nachvollzogen werden kann, wie auf eine bestimmte Nachricht geantwortet wurde.

Um als Postfachvertreter benannt werden zu können, muss zunächst eine persönliche Postfachvertreter-Kennung erzeugt werden. Dies geschieht über das Menü mit „Jetzt Postfachvertreter werden" in Mein ELSTER. Die erzeugte Kennung (z. B. LMK7SJTW-C3YDJ4YS) muss dem Inhaber des Postfachs mitgeteilt werden, der den Postfachvertreter anschließend einträgt.

Hinweis: Wird die Postfachvertreter-Kennung zurückgezogen, können unter ihr keine neuen Vertretungen eingetragen werden, bestehende Vertretungen bleiben jedoch erhalten.

Der Inhaber des Benutzerkontos geht in Mein ELSTER zu „Mein Benutzerkonto" > „Postfachvertreter verwalten" > „Personen, die mich vertreten" und wählt „Person als Postfachvertreter hinzufügen". Beide Benutzerkonten müssen zur selben Organisation gehören und aktiv sein. Folgende Angaben sind verpflichtend:

Meine Angaben (sind die Angaben, die man für sich selbst als Inhaber des Postfachs macht):

• Anzeigename: Durch den Anzeigenamen kann der Postfachvertreter eindeutig erkennen, für welchen Inhaber eines Postfachs eingehende Nachrichten bestimmt sind. Besonders bei der Vertretung mehrerer Personen hilft ein eindeutiger Name bei der Zuordnung.

Angaben zu meinem Postfachvertreter:

• Postfachvertreter-Kennung: Diese muss gültig und das Benutzerkonto des Postfachvertreters aktiv sein.
• Anzeigename: Dies ist der Name für den Postfachvertreter. Damit kann der Inhaber des Postfachs mehrere Postfachvertreter unterscheiden. Für den Postfachvertreter ist dieser Anzeigename nicht sichtbar. 

Gültigkeitszeitraum: 

• Postfachvertreter können maximal für drei Jahre in die Zukunft und bis zu zwei Wochen rückwirkend eingetragen werden.
• Die Angabe erfolgt minutengenau (von "Datum/Uhrzeit" - bis "Datum/Uhrzeit").

Ja. Es können bis zu zehn aktive Postfachvertreter gleichzeitig eingetragen werden, auch mit sich überschneidenden Zeiträumen. Umgekehrt kann ein Benutzerkonto selbst für bis zu zehn andere Benutzerkonten als Postfachvertreter eingetragen sein.

Wichtig: Es ist nur eine Ebene an Vertretung möglich. Ein Postfachvertreter kann keine weiteren Postfachvertreter benennen und eine Bevollmächtigten-Vertretung ist nicht zulässig.

Beispiel:

• Mitarbeiter 1 wird vertreten durch Mitarbeiter 2 → wird berücksichtigt
• Mitarbeiter 2 wird vertreten durch Mitarbeiter 3 → wird NICHT berücksichtigt
• Mitarbeiter 2 ist Postfachvertreter für Mitarbeiter 4 → wird berücksichtigt

• Minimale Dauer: 1 Minute
• Maximale Dauer: 3 Jahre
• Zeitangabe: Minutengenau (Datum + Uhrzeit)
• Rückwirkende Einrichtung: Möglich, maximal zwei Wochen in die Vergangenheit

Der Postfachvertreter kann alle Nachrichten (z. B. Bescheide und sonstige Dokumente) abrufen, die innerhalb des Vertretungszeitraums bereitgestellt wurden. Nachrichten außerhalb dieses Vertretungszeitraums sind nicht zugänglich. Nicht abgerufene Nachrichten verfallen für den Postfachvertreter nach Ablauf des Vertretungszeitraums.

Eine Verlängerung wirkt sich nicht rückwirkend aus. Das gespeicherte Verfügbarkeitsdatum bleibt beim ursprünglichen Vertretungsende. Wird eine Nachricht wegen Ablauf nicht mehr angezeigt, wird sie beim nächsten Abruf im Rahmen des verlängerten Vertretungszeitraums zur Verfügung gestellt und mit neuem Datum angezeigt.

Die Nachrichten (z. B. Bescheide und sonstige Dokumente) anderer Benutzerkonten erscheinen unter "Mein Posteingang" des Postfachvertreters und sind in der Spalte "Absender" erkenntlich durch den Eintrag <Anzeigename Inhaber des Postfachs>.

Für Nachrichten (z. B. Bescheide und sonstige Dokumente), die vom Postfachvertreter abgeholt werden, gilt als „Verfügbar bis“-Datum das Ende des Vertretungszeitraums und zwar unabhängig von der technischen Verfügbarkeit der Nachrichten. Nachrichten mit Anhängen größer als 2 MB werden nach Erreichen dieses Datums automatisch aus dem Posteingang gelöscht.

Achtung: Anhänge müssen also vor Ablauf des Vertretungszeitraums heruntergeladen werden.

Bei einer neuen eingehenden Nachricht (z. B. Bescheide und sonstige Dokumente) erhalten beide Benutzer eine Benachrichtigung per E-Mail:

• Inhaber des Postfachs: wie gewohnt
• Postfachvertreter: unter Hinweis an die Postfachvertreter auf die jeweils betroffene Regelungsaktion

Hinweis: Wenn für den Inhaber des Postfachs keine E-Mail vorgesehen ist, wird auch keine E-Mail an den Postfachvertreter gesendet.

• Benutzerkonto des Postfachvertreters wird deaktiviert: Nur noch der Inhaber des Postfachs erhält Benachrichtigungen.
• Inhaber des Postfachs oder Postfachvertreter wird gesperrt: Die Postfachvertretung wird widerrufen.
• Benutzerkonto mit abgelaufener Login-Option: Kein Widerruf der Postfachvertretung. Eine Erneuerung der abgelaufenen Login-Option ist möglich (Zugangserneuerung).

• Postfachvertreter und Inhaber des Postfachs müssen derselben Organisation angehören.
• Beide Benutzerkonten müssen zum Zeitpunkt der Einrichtung aktiv sein.
• Nur für Benutzerkonten der selben Organisation möglich. Die Nutzung ist mit Benutzerkonten von Privatpersonen nicht möglich.
• Die Postfachvertreter-Kennung des Postfachvertreters muss zum Zeitpunkt der Eingabe gültig sein.

Ja, eine gegenseitige Vertretung ist gleichzeitig möglich: Person A kann Postfachvertreter von Person B sein, während Person B gleichzeitig Postfachvertreter von Person A ist.

Sowohl der Inhaber des Postfachs als auch der Postfachvertreter können eine Postfachvertretung jederzeit widerrufen:

• Inhaber des Postfachs : über „Personen, die mich vertreten" → Spalte „Aktionen"
• Postfachvertreter: über „Personen, die ich vertrete" → Spalte „Aktionen"

Nach dem Widerruf werden beide Benutzer benachrichtigt. Bereits abgerufene Nachrichten (z. B. Bescheide und sonstige Dokumente) im Posteingang des Postfachvertreters bleiben erhalten.

Wird die Postfachvertreter-Kennung zurückgezogen, wird sie ungültig. Bestehende Postfachvertretungen bleiben erhalten (auch solche mit Vertretungszeitraum in der Zukunft), da sie auf dem Benutzerkonto basieren. Für neue Postfachvertretungen muss eine neue Postfachvertreter-Kennung erzeugt und dem Inhaber des Postfachs mitgeteilt werden.

Abgelaufene Postfachvertretungen werden gelöscht und nicht mehr angezeigt.