Hilfe
Einleitung
Nicht alle Daten müssen händisch in das Formular eingetragen werden. Daten, die ganze Listen umfassen, können aus einer CSV-Datei mit Hilfe eines Importdialogs ins Formular importiert werden.
Bei einer CSV-Datei handelt es sich um eine Textdatei, die nach bestimmten Vorgaben aufgebaut ist und auf allen Plattformen erstellt werden kann. Damit besteht grundsätzlich die Möglichkeit, Daten aus vorhandenen Backend-Systemen für den Import in das elektronische Formular in Mein BOP entsprechend aufzubereiten (Eigenständiges Erstellen von CSV-Dateien).
Zur Bearbeitung und Überprüfung der CSV-Datei kann das bereitgestellte Excel-Sheet verwendet werden (Erstellen einer CSV-Datei mit Hilfe des Excel-Sheets). Es kann im Importbereich heruntergeladen werden.
Wichtige Hinweise
Im Zusammenhang mit der Nutzung der Importfunktionalität macht das Bundeszentralamt für Steuern auf Folgendes aufmerksam:
- Die Benutzung der Importfunktionalität erfolgt auf eigenes Risiko. Das BZSt schließt jegliche Haftung für unmittelbare und mittelbare Schäden aus, die den Antragstellern aufgrund der Benutzung dieser Funktionalität oder der Unfähigkeit, diese Funktionalität zu verwenden, entstehen, insbesondere für Datenverluste, Mehraufwendungen oder fehlerhafte Ergebnisse, entgangenem Gewinn, Betriebsunterbrechung, Verlust von geschäftlichen Informationen und sonstige finanzielle Verluste.
- Das zur Vereinfachung des Datenimports vom BZSt bereitgestellte Excel-Sheet für das Programm MS-Excel ist eine Serviceleistung des BZSt. Es wurde vom BZSt sorgfältig erstellt, getestet und wird den Antragstellern im reinen Ist-Zustand zur Verfügung gestellt.
Eigenständiges Erstellen von CSV-Dateien
Steuerbeträge für bisher erfasste Umsätze des Steuerpflichtigen können als CSV-Dateien auf Teilseite 1 in das Formular "Steuererklärung für das Besteuerungsverfahren der einzigen Anlaufstelle (Sonderregelung Mini-One-Stop-Shop)" importiert werden.
Zusätzlich lassen sich Steuerbeträge für bisher erfasste Umsätze von festen Niederlassungen auf Teilseite 2 als CSV-Dateien importieren.
Falls bereits eine CSV-Datei vorhanden ist, kann diese an die Vorgaben dieses Kapitels angepasst werden. Falls die zu importierende CSV-Datei neu erstellt werden muss, ist das mit Hilfe dieses Kapitels möglich.
Allgemeiner Aufbau einer in Mein BOP zu importierenden CSV-Datei (Beispiel einer CSV-Datei):
Zeile: CSV-Version der Importfunktion (Aufbau der Versions-Zeile)
Zeile: Headerzeile mit Spaltenbezeichnungen (Aufbau der Headerzeile)
bis letzte Zeile: Zu importierende Datensätze (Aufbau eines Datensatzes). Die maximal mögliche Anzahl an Datenzeilen ist am Ende des Abschnitts "Aufbau eines Datensatzes" vermerkt.
Zu beachten: Leere Zeilen sind nicht erlaubt.
Sollten während des Imports Fehler auftreten, so wird Ihnen eine kommentierte CSV-Datei zum Herunterladen angeboten (Import der CSV-Datei in Mein BOP).
Hier soll anhand von typischen Feldern gezeigt werden, wie mit Hilfe einer Datensatztabelle eine importierbare CSV-Datei erstellt werden kann. Dieses Beispiel ist nur technisch logisch, und hat keinen fachlichen Hintergrund.
Datensatztabelle:
| Feldbezeichnung | Format | Erläuterung | Pflichtfeld |
|---|---|---|---|
| Leistungen | String (alle gültigen Zeichen), max. 50 Zeichen | Pflicht | |
| Zeitraum | Siehe zulässige Werte in Erläuterung | Zulässige Werte: 012002: 1.1.2002 bis 30.6.2010 072010: 1.7.2010 bis 31.12.2012 012013: ab 1.1.2013 | Pflicht |
| Betrag1 | Zahl (nicht-negativ) mit exakt 2 Nachkommastellen. Dezimaltrennzeichen ist der Punkt. Bis zu 12 Vorkommastellen möglich. | Bemessungsgrundlage | Pflicht |
| Betrag2 | Wie bei Betrag1 | Abweichende Steuer | Optional |
| Staat | Länderkürzel aus Staatenliste | Staat des Leistungserbringers | Pflicht |
Beispiel einer passenden CSV-Datei mit neuester CSV-Version 1.5:
#v1.5 Leistungen, Zeitraum, Betrag1, Betrag2, Staat Lieferung, 012002, 236.36, 34.00, DE "Lieferung, die Zweite", 072010, 0.00,, AD 'Lieferung, die Dritte; Info', 012013, 3.89,, MQ 'Lieferung an "Mayer AG" 2018', 012002, 5454.05, 567.04, IN "Lieferung an ""Mayer AG"" 2018", 012013, 45.79, 3.56, VQ
Betrag2 ist ein optionales Feld, und wurde in der zweiten und dritten Datensatzzeile nicht angegeben (s. dritter Abschnitt in Aufbau eines Datensatzes). Informationen zum Gebrauch von Anführungszeichen, Komas und Semikola innerhalb von Textangaben finden sich in den letzten beiden Abschnitten von Zulässige Zeichen.
Die zu importierende Datei sollte mit dem Zeichensatz ISO-8859-15 erstellt werden. Ansonsten kann der Import aufgrund ungültiger Angaben scheitern, oder die Angaben werden beim Import fehlerhaft übertragen.
Als Dezimaltrennzeichen von Zahlen muss immer ein Punkt verwendet werden.
Textangaben dürfen in einfache oder doppelte Anführungsstriche gefasst werden. Gleiches gilt für alle anderen Angaben, mit Ausnahme der numerischen.
Komma und Semikola dürfen in Textangaben vorkommen, dabei müssen die Textangaben aber in doppelte oder einfache Anführungsstriche gefasst werden. Beispiele sind in der Beispiel einer CSV-Datei unter "Leistungen" im zweiten und dritten Datensatz zu finden.
Doppelte und einfache Anführungsstriche dürfen ebenfalls innerhalb von Textangaben verwendet werden. Auch hier muss die gesamte Textangabe in doppelten oder einfachen Anführungsstrichen gefasst werden. Dabei ist folgendes zu beachten: Anführungszeichen müssen verdoppelt werden, wenn sie auch als Textklammer verwendet werden. Beispiele:
- 'Lieferung an "Mayer AG" 2018'
- "Lieferung an ""Mayer AG"" 2018"
Wird eine CSV-Datei neu erstellt, so sollte die erste Zeile die neueste CSV-Version der Importfunktion enthalten, versehen mit dem Präfix #v, also bspw. #v2.4. Informationen zur Anpassung älterer CSV-Dateien finden sich unter Versionsangaben in der CSV-Datei.
Die Headerzeile dient als Spaltenbeschreibung der Datensätze. In die Headerzeile werden die Feldbezeichnungen in der Reihenfolge der Datensatztabelle geschrieben.
Zu beachten: Falls die Headerzeile weggelassen wird, und an ihrer Stelle die erste Datensatzzeile steht, so wird der erste Datensatz nicht ins Formular importiert.
Jede Zeile der zu erstellenden CSV-Datei wird mit Angaben passend zu den Feldbezeichnungen gefüllt. Die Angaben werden durch Komma oder Semikola voneinander getrennt (in gesamter Datei entweder durchweg Kommata oder durchweg Semikola).
Im Folgenden ist eine Datensatztabelle oder sog. Spaltenbeschreibung aufgeführt, mit den zu verwendenden Feldbezeichnungen und Formaten. Außerdem enthält die Spaltenbeschreibung Erläuterungen und die Angabe ob es sich um ein Pflichtfeld handelt oder nicht.
Zu beachten: Die Reihenfolge der Feldangaben wird durch die Reihenfolge der Feldbezeichnungen in der Datensatztabelle vorgegeben, und darf nicht geändert werden.
In Pflichtfeldspalten müssen Angaben gemacht werden. Handelt es sich um einen Betrag, so muss mindestens "0.00" eingegeben werden (siehe zweiter Datensatz in der Beispiel-CSV-Datei ). Optionale Felder dürfen leer gelassen werden. Das Feld wird dann durch zwei hintereinander folgende Komma oder Semikola dargestellt (siehe zweite und dritte Datensatzzeile in der Beispiel-CSV-Datei ).
Legende der Abkürzungen des Formats in der Spaltenbeschreibung:
| Abkürzung | Format |
|---|---|
| A oder AN | alphanumerisch, d.h. Text und Ziffern |
| N | numerisch, d.h. Ziffern |
| (X) | X ist die Anzahl maximal angebbarer Zeichen |
Um eine Liste von Steuerbeträgen für bisher erfasste Umsätze des Steuerpflichtigen zu erstellen, müssen die Vorgaben der Tabelle "Spaltenbeschreibung für Datensätze zu Umsätzen des Steuerpflichtigen" beachtet werden. Die CSV-Datei darf maximal 1000 Einräge, also 1000 Datenzeilen, enthalten.
Für die Erstellung einer Liste von zu importierenden Steuerbeträgen für bisher erfasste Umsätze von festen Niederlassungen ist die Tabelle "Spaltenbeschreibung für Datensätze zu Umsätzen der festen Niederlassungen" zu beachten. Es können hierbei maximal 1000 Datenzeilen in einer CSV-Datei enthalten sein.
Spaltenbeschreibung für Datensätze zu Umsätzen des Steuerpflichtigen
| Feldbezeichnung | Format (Stellen maximal) | Erläuterung | Pflichtfeld |
|---|---|---|---|
| Land des Verbrauchs | A(2) | Code des Landes.
Die Liste der zulässigen Codes finden Sie in der Staatenliste mit Abkürzungen für den Import. | X |
| Umsatzsteuertyp | A | Typ des Umsatzsteuersatz.
| X |
| Umsatzsteuersatz | N(2,2) | Der für das Land des Verbrauchs anzuwendende Prozentsatz.
| X |
| Steuerbemessungs-grundlage, Nettobetrag | N(12,2) | Der für das Land des Verbrauchs im Besteuerungszeitraum zu meldende Nettoumsatz.
| X |
| Umsatzsteuerbetrag | N(12,2) | Der zum Umsatzsteuersatz errechnete Umsatzsteuerbetrag basierend auf dem Nettobetrag/Steuerbemessungsgrundlage.
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Spaltenbeschreibung für Datensätze zu Umsätzen der festen Niederlassungen
| Feldbezeichnung | Format (Stellen maximal) | Erläuterung | Pflichtfeld |
|---|---|---|---|
| Land der festen Niederlassung | A(2) | Code des Landes der festen Niederlassung.
Die Liste der zulässigen Codes finden Sie in der Staatenliste mit Abkürzungen für den Import. | X |
| Länderkennung, USt-IdNr. der festen Niederlassung | AN(14) | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) der festen Niederlassung inkl. Angabe des Länderkennzeichens.
| (X) |
| Steuernummer sofern die feste Niederlassung über keine USt-IdNr. verfügt | N(20) | Die Steuernummer der festen Niederlassung.
| (X) |
| Land des Verbrauchs | A(2) | Code des Landes.
Die Liste der zulässigen Codes finden Sie in der Staatenliste mit Abkürzungen für den Import. | X |
| Umsatzsteuertyp | A | Typ des Umsatzsteuersatz.
| X |
| Umsatzsteuersatz | N(2,2) | Der für das Land des Verbrauchs anzuwendende Prozentsatz.
| X |
| Steuerbemessungs-grundlage, Nettobetrag | N(12,2) | Der für das Land des Verbrauchs im Besteuerungszeitraum zu meldende Nettoumsatz.
| X |
| Umsatzsteuerbetrag | N(12,2) | Der zum Umsatzsteuersatz errechnete Umsatzsteuerbetrag basierend auf dem Nettobetrag/Steuerbemessungsgrundlage.
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Erstellen einer CSV-Datei mit Hilfe des Excel-Sheets
Sofern Sie Ihre Daten mit Hilfe von Microsoft Excel bearbeiten wollen, stellt Ihnen das BZSt Excel-Sheets zur Vereinfachung Ihrer Arbeit zum kostenlosen Download zur Verfügung. Sie finden den Download-Link "Excel-Sheet (XLS)" im Importbereich des Formulars. Wo genau sich der Importbereich im Formular findet, ist zu Beginn von Eigenständiges Erstellen von CSV-Dateien vermerkt. Im Portal importiert wird dann eine CSV-Datei, die mit Hilfe des Excel-Sheets erstellt werden kann.
Nach dem Herunterladen zeigt das geöffnete Excel-Sheet eine Sicherheitswarnung an. Um die Makros des Excel-Sheets zu aktivieren, sollten Sie überprüfen, ob das geöffnete Excel-Sheet vom Bayerischen Landesamt für Steuern signiert wurde.
Zunächst müssen Sie die Bearbeitung des Excel-Sheets aktivieren. Danach gehen sie unter "Datei" auf "Informationen". Bei "Inhalt aktivieren" klicken Sie auf "erweiterte Optionen". Der jetzt geöffnete Sicherheitshinweis sollte auch die Signatur anzeigen. Wenn angezeigt wird, dass das Excel-Sheet vom Bayerischen Landesamt für Steuern signiert ist, können Sie den Inhalt für Ihre jetzige Sitzung aktivieren, oder auch für die Zukunft allen Dokumenten von diesem Herausgeber vertrauen.
Das Excel-Sheet bietet neben dem ersten Reiter zur Dateneingabe auch einen Hilfe-Reiter mit Informationen zum korrekten Befüllen der Spalten. Außerdem gibt es die Reiter "Allgemeine Informationen" und "Änderungshistorie" (Versionierung der Importfunktion).
Mehr Informationen zu den Spalten als im Hilfe-Reiter, finden Sie unter Aufbau eines Datensatzes. Außerdem erscheinen beim Anklicken der Spalten im Excel-Sheet kleine Fenster mit Informationen zu den Feldern (sog. Tooltips).
Erfassen Sie die Daten, die Sie später in Mein BOP importieren möchten, im Excel-Sheet. Beachten Sie dazu die obige Datensatztabelle (unter Aufbau eines Datensatzes) und den Hilfe-Reiter im Excel-Sheet. Falls Sie Ihre Daten bereits im CSV-Format vorliegen haben, nutzen Sie die Schaltfläche "CSV Import".
- Schaltfläche "Daten prüfen": Nachdem Sie Ihre Daten in das Excel-Sheet eingegeben haben, können Sie mit der Schaltfläche "Daten prüfen" eine erste Prüfung Ihrer Daten anstoßen. Sie erhalten gegebenenfalls Fehlermeldungen im Excel-Sheet.
Korrigieren Sie gegebenenfalls Ihre Daten, und prüfen Sie diese danach erneut.
- Schaltfläche "CSV Export": Hier kann mit Hilfe des Excel-Sheets eine CSV-Datei erstellt werden. Gegebenenfalls müssen Sie Ihre Daten mit Hilfe der angezeigten Fehlermeldungen korrigieren. Nach erfolgreichem Export ist das Excel-Sheet leer.
Jetzt kann der Import der CSV-Datei in Mein BOP im Importbereich des Formulars angestoßen werden (Import der CSV-Datei in Mein BOP). Dabei werden die Daten einer umfangreicheren Prüfung als im Excel-Sheet unterzogen. Falls Fehler auftreten, kann die zum Download angebotene kommentierte CSV-Datei wieder in das Excel-Sheet importiert werden, mit Hilfe der Schaltfläche "CSV Import".
- Schaltfläche "CSV Import": Hiermit können CSV-Dateien in das Excel-Sheet eingelesen werden. Dabei kann es sich um Daten handeln, die noch nicht mit Hilfe des Excel-Sheets bearbeitet wurden. Oder es handelt sich um eine vom Portal kommentierte CSV-Datei.
Anmerkung: Das gestellte Excel-Sheet erlaubt die Verwendung einiger Sonderzeichen, die beim Import in die Portalanwendung für unzulässig erachtet werden.
Import der CSV-Datei in Mein BOP
Die zu importierende CSV-Datei kann entweder mit Hilfe des Excel-Sheets (Erstellen einer CSV-Datei mit Hilfe des Excel-Sheets) oder ohne (Eigenständiges Erstellen von CSV-Dateien) erstellt werden.
Der Import der CSV-Datei erfolgt im Importbereich des Formulars. Wo genau sich der Importbereich im Formular findet, ist zu Beginn von Eigenständiges Erstellen von CSV-Dateien vermerkt. Die CSV-Datei wird einer umfangreichen Prüfung unterzogen. Falls dabei Fehler auftreten, wird die CSV-Datei nicht importiert. Stattdessen wird Ihnen eine kommentierte CSV-Datei angeboten. Mit Hilfe dieser kommentierten Datei können Sie die Fehler beheben, und den Importvorgang erneut starten. Nach erfolgreichem Import empfiehlt sich zu prüfen, ob die Anzahl der Datensätze in der Eingabedatei mit der Anzahl der importierten Datensätze übereinstimmt.
Versionierung der Importfunktion
Änderungen der Importfunktion, bspw. das Hinzufügen einer neuen Spalte, verlangen oft eine Anpassung der zu importierenden CSV-Datei durch den Benutzer. Deshalb sind Änderungen mit den zugehörigen Versionen in der Tabelle in "CSV- und Excel-Versionen der Importfunktion" hinterlegt. Die aktuellste Version findet sich in der ersten Zeile.
Beim Import einer CSV-Datei wird die Version überprüft. Dabei muss die neueste Hauptversion (erste Zahl der Version) verwendet werden.
Ältere CSV-Dateien, die für CSV-Versionen die nicht der aktuellsten entsprechen, erstellt wurden, können an die neueste Version angepasst werden. Mit Hilfe der Versions-Tabelle "CSV- und Excel-Versionen der Importfunktion" können Änderungen zwischen der vorliegenden älteren Version und der aktuellsten Version in Erfahrung gebracht werden.
Das Excel-Sheet trägt beim Erstellen der CSV-Datei automatisch die CSV-Version ein. Die Version des vorliegenden Excel-Sheets ist in der obersten Zeile der Tabelle im Reiter "Änderungshistorie" des Excel-Sheets vermerkt. Die neueste verfügbare Excel-Version findet sich in der obersten Zeile der Tabelle "CSV- und Excel-Versionen der Importfunktion."
Wurde eine CSV-Datei mit einer älteren Excel-Version erstellt, so kann diese mit Hilfe des aktuellsten Excel-Sheets (herunterzuladen im Importbereich, s. Beginn von Eigenständiges Erstellen von CSV-Dateien) angepasst werden. Dazu wird die ältere CSV-Datei in das aktuellste Excel-Sheet importiert, und mit Hilfe der Schaltfläche "Daten prüfen" angepasst.
Die aktuellste Version der Importfunktionen ist in der folgenden Tabelle in der obersten Zeile angegeben. Beim Neuerstellen einer CSV-Datei sollte die aktuellste CSV-Version angegeben werden.
Staatenliste mit Abkürzungen für den Import
Bitte beachten Sie bei der Verwendung von "GB - Vereinigtes Königreich Großbritannien und Nordirland" die Auswirkungen des Brexits.
| Code | Bezeichnung |
|---|---|
| BE | Belgien |
| BG | Bulgarien |
| DK | Dänemark |
| EE | Estland |
| FI | Finnland |
| FR | Frankreich |
| EL | Griechenland |
| IE | Irland |
| IT | Italien |
| HR | Kroatien |
| LV | Lettland |
| LT | Litauen |
| LU | Luxemburg |
| MT | Malta |
| NL | Niederlande |
| AT | Österreich |
| PL | Polen |
| PT | Portugal |
| RO | Rumänien |
| SE | Schweden |
| SK | Slowakei |
| SI | Slowenien |
| ES | Spanien |
| CZ | Tschechische Republik |
| HU | Ungarn |
| GB | Vereinigtes Königreich Großbritannien und Nordirland |
| CY | Zypern |
Hotline und Benutzersupport
Außer den Hinweisen, die Sie über die Online-Hilfe direkt von Mein BOP erhalten, können Sie eine von den Steuerverwaltungen des Bundes und der Länder eingerichtete Informationsstelle (Hotline) nutzen, die Ihnen
- montags bis freitags von 7:00 bis 22:00 Uhr sowie
- samstags und sonntags von 10:00 bis 18:00 Uhr
- Telefax (Nummer 01805/235054) oder
E-Mail (hotline@ELSTER.de) erreichbar.