Die elektronische Lohnsteuerkarte

1. Einleitung

Die Lohnsteuerkarte wurde abgeschafft und zum 1. Januar 2013 durch Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) ersetzt. Bei den ELStAM handelt es sich um die Angaben, die bislang auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte eingetragen sind (zum Beispiel Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Kirchensteuerabzugsmerkmal). Mit der erstmaligen Anwendung der ELStAM wird das Lohnsteuerabzugsverfahren für alle Beteiligten vereinfacht. Bei Ihrem Arbeitgeber werden steuerlich bedeutsame Änderungen nach ihrer Eintragung im Melderegister (zum Beispiel Heirat, Geburt eines Kindes, Kirchenein- oder Kirchenaustritt) automatisch für Ihren Lohnsteuerabzug berücksichtigt.

2. Aktuelle Informationen

Ihre aktuellen ELStAM werden in jeder Lohnabrechnung ausgewiesen. Sie haben jedoch jederzeit die Möglichkeit Ihre aktuellen ELStAM im ElsterOnline-Portal einzusehen. Dazu ist eine Registrierung mit der steuerlichen Identifikationsnummer (IdNr.) notwendig. Bei Ehegatten/Lebenspartnern muss jeder Ehegatte/Lebenspartner ein eigenes Zertifikat erzeugen.
Weitere Informationen zum Zertifikat und zum Abruf der eigenen ELStAM finden Sie hier:

Hinweise zu Lebenspartnerschaften finden Sie hier

3. Häufig gestellte Fragen zu ELStAM (FAQ)

Bei dem Frage- und Antwortkatalog (FAQ) handelt es sich lediglich um eine Orientierungshilfe. Er ist weder eine Verwaltungsanweisung noch ein BMF-Schreiben. Die Informationen haben keine Rechts- oder Bindungswirkung. Die Entscheidung im konkreten Einzelfall bleibt immer dem zuständigen Finanzamt vorbehalten.

Die häufigsten Fragen und Antworten zu ELStAM finden Sie in den FAQ
Zusätzlich stehen Ihnen die aktuellen FAQ als PDF-Datei zum Download zur Verfügung.

4. Vordrucke

5. Allgemeine Informationen

Ab dem Jahr 2014 ist die Vorlage einer Lohnsteuerkarte oder einer entsprechenden Ersatzbescheinigung grundsätzlich nicht mehr erforderlich. Ihr Arbeitgeber erhält die Lohnsteuerabzugsmerkmale direkt von der Finanzverwaltung.

5.1. Ihre Vorteile auf einen Blick

Die Kommunikation zwischen Bürger, Unternehmen und Finanzamt kann individuell, papierlos und sicher auf elektronischem Wege erfolgen; sie wird dadurch wesentlich beschleunigt.

Durch die klare Zuständigkeit des Finanzamts für die Änderung sämtlicher Lohnsteuerabzugsmerkmale werden unnötige Wege vermieden.

6. Das ELStAM-Verfahren

6.1 Allgemeines

Im ELStAM-Verfahren benötigt Ihr Arbeitgeber nur noch Ihr Geburtsdatum und Ihre steuerliche Identifikationsnummer, sowie die Auskunft, ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt. So ist Ihr Arbeitgeber berechtigt, Ihre ELStAM abzurufen.
Bei bestehenden Arbeitsverhältnissen liegen dem Arbeitgeber diese Informationen bereits vor.

6.2 Erstmaliger Beschäftigungsbeginn/Arbeitgeberwechsel

Ihr Arbeitgeber benötigt die unter 6.1 aufgeführten Informationen. Die Vorlage einer Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung ist nicht mehr notwendig.

6.3 Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale

6.3.1 Wer führt künftig Änderungen durch?

Seit dem Jahr 2011 sind die Finanzämter für die Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (zum Beispiel Steuerklassenwechsel, Eintragung von Kinderfreibeträgen und anderen Freibeträgen) zuständig.

Folgende Aufgaben werden vom Finanzamt durchgeführt:

  • Eintragung von antragsgebundenen Freibeträgen, zum Beispiel für Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
  • Steuerklassenänderungen, zum Beispiel
    • Eintragung der Steuerklasse 2 (zum Beispiel nach Geburt eines Kindes bei Alleinstehenden)
    • Eintragung einer ungünstigeren Steuerklasse, zum Beispiel Steuerklasse 1 statt 3 oder 4
    • Steuerklassenwechsel zwischen 3/5, 4/4 oder 4/4 mit Faktor
  • Änderungen nach einer Trennung der Ehegatten/Lebenspartner beziehungsweise Änderungen nach Beendigung der Trennung
  • Eintragung von Kinderfreibeträgen
  • Berichtigung unrichtiger Lohnsteuerabzugsmerkmale

Folgende Änderungen werden von der Meldebehörde durchgeführt:

Anschriftenänderungen und standesamtliche Veränderungen wie zum Beispiel

  • Kirchenein- oder Kirchenaustritt
  • Eheschließung und Begründung einer Lebenspartnerschaft
  • Geburt, Adoption oder Tod

werden nach wie vor von den Bürgerbüros der Städte und Gemeinden verwaltet.

Von den Stadt- oder Gemeindeverwaltungen erfolgt eine direkte Datenweitergabe an die Finanzverwaltung zur Änderung der persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale. Dabei wird im Falle der Eheschließung die Steuerklasse 4/4 unterstellt. Diese automatisierte Datenweitergabe ist zurzeit bei der Begründunge einer Lebenspartnerschaft technisch noch nicht umseztbar. In diesen Fällen ist ein Antrag beim Finanzamt zu stellen. Der Weg zum Finanzamt ist nur noch dann erforderlich, wenn eine andere Steuerklassenwahl (etwa von 4/4 auf 3/5) oder die Übertragung eines Kinderfreibetrages gewünscht wird.

6.3.2 Welche Änderungen meiner ELStAM muss ich dem Finanzamt anzeigen?

Sie sind verpflichtet, die Steuerklasse und die Zahl der Kinderfreibeträge umgehend durch das Finanzamt ändern zu lassen, wenn die gespeicherten Daten von den Verhältnissen zu Beginn des Kalenderjahres zu Ihren Gunsten abweichen.
Beispiel: Eintragung der Steuerklasse 1 ab 2014, weil Ihre Ehe/Lebenspartnerschaft in 2013 aufgelöst wurde und somit die Voraussetzung für die Steuerklasse 3 weggefallen ist.
Diese Verpflichtung gilt auch, wenn die Steuerklasse 2 bescheinigt ist, die Voraussetzung für die Berücksichtigung des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende im Laufe des Kalenderjahrs jedoch entfällt.

Verringert sich ein gespeicherter Freibetrag (zum Beispiel geringere Fahrtkosten für Wege zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte oder Verringerung eines Verlustes aus Vermietung und Verpachtung), kann dies ohne eine Korrektur zu Nachzahlungen im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung führen. Die Herabsetzung des Freibetrags können Sie beim Finanzamt beantragen.

6.3.3 Bescheinigungen für den Lohnsteuerabzug in Ausnahmefällen

Das Finanzamt stellt Ihnen eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug nur noch dann aus, wenn

  • falsche ELStAM gespeichert sind und diese aus technischen Gründen zurzeit nicht korrigiert werden können (§ 39 Absatz 1 Satz 2 EStG).
  • Sie unbeschränkt steuerpflichtig sind, aber keine Identifikationsnummer zu vergeben ist (§ 39e Absatz 8 EStG) - siehe 8.1
  • Sie beschränkt steuerpflichtig sind, zum Beispiel als Grenzpendler oder Saisonbeschäftigter (§ 39 Absatz 3 EStG - siehe 8.2

In diesen Fällen muss der Arbeitgeber die vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug zugrunde legen.

Bei der Sperrung aus technischen Gründen wird mit Ausstellung der oben genannten Bescheinigung für den Arbeitgeber so lange eine Sperrung des Abrufs Ihrer ELStAM gespeichert, bis die Daten berichtigt sind. Ändern sich währenddessen die Lohnsteuerabzugsmerkmale, trägt Ihr Finanzamt die Änderungen auf der Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ein (zum Beispiel Eintragung eines erstmals beantragten Freibetrages). Ein Nachweis der Änderungen durch einen ELStAM-Ausdruck der Finanzverwaltung ist nicht mehr zulässig. Nach Wegfall der technischen Gründe wird die Sperre durch das Finanzamt aufgehoben.
Beispiel: Sie sind verheiratet, die Gemeinde hat aber nicht die Identifikationsnummer für beide Ehegatten übermittelt. Ihr Finanzamt kann in der ELStAM-Datenbank die beantragte Steuerklassenkombination 3/5 nicht speichern, da Sie steuerlich noch als ledig gelten. Es stellt zur Vorlage bei Ihrem Arbeitgeber die Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus und sperrt den Abruf der Daten. Der Arbeitgeber hat den Lohnsteuerabzug auf Grundlage dieser neu ausgestellten Bescheinigung durchzuführen. Sie geht den abgerufenen ELStAM vor. Das Finanzamt klärt gemeinsam mit der Gemeinde den Grund für die fehlende Identifikationsnummer auf. Nach der Klärung wird die Steuerklassenkombination 3/5 gespeichert und die Sperrung aufgehoben.

7. Datenschutz

Die Übermittlung und Speicherung der Lohnsteuerdaten in der Datenbank für die Lohnsteuerabzugsmerkmale erfolgt auf Grundlage des § 39e Einkommensteuergesetz sowie des § 139b Abgabenordnung. Nur Ihre aktuellen Arbeitgeber sind zur Anfrage und zum Abruf der ELStAM berechtigt. Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses entfällt diese Berechtigung.

Welche ELStAM zur Übermittlung gespeichert sind und welche Arbeitgeber sie in den letzten zwei Jahren abgerufen haben, können die Arbeitnehmer jederzeit einsehen. Dazu ist eine Authentifizierung unter Verwendung der Identifikationsnummer im ElsterOnline-Portal notwendig.

Sie können auf Antrag bei Ihrem zuständigen Finanzamt konkrete Arbeitgeber für den Abruf Ihrer Lohnsteuerabzugsmerkmale benennen oder ausschließen (Positivliste/Teilsperrung/Vollsperrung). Darüber hinaus ist das Finanzamt Ansprechpartner für Auskünfte zu Ihren gespeicherten ELStAM.

Bekommt Ihr Arbeitgeber aufgrund einer durch Sie veranlassten Sperrung keine Informationen zu Ihren ELStAM bereitgestellt, ist er verpflichtet, den Arbeitslohn nach Steuerklasse 6 zu besteuern.

Was macht die Datenübermittlung sicher?
Die Übermittlung der Daten erfolgt durch Authentifizierung des Übermittlers verschlüsselt.

Wie wird der Zugriffschutz auf die Datenbank der Lohnsteuerabzugsmerkmale gewährleistet?
Die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer werden von der Datenbank bei Vorliegen der nötigen Identifikationsdaten dem Arbeitgeber bereitgestellt und entsprechend protokolliert. Zu den nötigen Identifikationsdaten gehören:

  • Die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte des Arbeitgebers
  • Die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers
  • Das Geburtsdatum des Arbeitnehmers

Wie werde ich über meine ELStAM informiert?
Auskünfte zu den ELStAM erhalten Sie auch bei Ihrem zuständigen Finanzamt oder durch Einsichtnahme im ElsterOnline-Portal.

Wie lange werden Zugriffsdaten der Arbeitgeber bei der Finanzverwaltung gespeichert?
Die Aufbewahrungsfrist für Protokolldaten beträgt in der Regel 2 Jahre.

8. Ausnahmefälle

8.1. Arbeitnehmer ohne Wohnsitz oder regelmäßigen Aufenthaltsort im Inland

In allen Fällen, in denen Sie nicht nach § 1 Absatz 1 Einkommensteuergesetz unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind und Ihnen keine steuerliche Identifikationsnummer zugeteilt wurde (zum Beispiel Auslandsbedienstete oder Grenzpendler – § 1 Absatz 2 und Absatz 3 Einkommensteuergesetz – und beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer, die im Inland Arbeitslohn beziehen) stellt Ihnen, auf Antrag, das Betriebsstättenfinanzamt Ihres Arbeitgebers eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus. Das Finanzamt trägt die maßgebende Steuerklasse, die Zahl der Kinderfreibeträge und gegebenenfalls einen Frei- oder Hinzurechnungsbetrag ein (§ 39 Absatz 3 Einkommensteuergesetz). Der Antrag auf Ausstellung der Bescheinigung der Steuerklasse 1 kann auch vom Arbeitgeber gestellt werden, wenn er ihn in Ihrem Auftrag stellt.

Zukünftig soll das Finanzamt die Erteilung einer steuerlichen Identifikationsnummer für in Deutschland nicht meldepflichtige Personen veranlassen können. Zu einem späteren Zeitpunkt werden auch diese am ELStAM-Verfahren teilnehmen können.

8.2. Arbeitnehmer ohne Identifikationsnummer

Haben Sie Ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland und wurde Ihnen keine steuerliche Identifikationsnummer mitgeteilt, legt Ihr Arbeitgeber die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale längstens für einen Zeitraum von drei Monaten zugrunde. Sie haben so die Möglichkeit innerhalb dieser drei Monate eine neue Identifikationsnummer zu beantragen (www.identifikationsmerkmal.de). Wird nach Ablauf von drei Monaten keine steuerliche Identifikationsnummer dem Arbeitgeber vorgelegt, hat er für die Lohnsteuerberechnung die Steuerklasse 6 anzuwenden. In den Fällen, in denen Sie die Nichtvorlage der steuerlichen Identifikationsnummer nicht zu vertreten haben, besteht die Möglichkeit, eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug durch Ihr zuständiges Wohnsitzfinanzamt ausstellen zu lassen.

8.3. Kinderfreibeträge für Kinder unter 18 Jahren

Grundsätzlich wird die Änderung der melderechtlichen Daten von Kindern bei Geburt, Adoption, Tod, Zuzug aus dem Ausland oder Wegzug ins Ausland nach wie vor von den Bürgerbüros der Städte und Gemeinden vorgenommen.

Die Datenweitergabe dieser melderechtlichen Änderungen an die Finanzverwaltung zur Änderung der ELStAM erfolgt automatisch. Der zusätzliche Weg zum Finanzamt für einen Antrag zur Änderung der ELStAM ist dann grundsätzlich nicht mehr erforderlich.

Ausnahme: Kinder, die mit Hauptwohnsitz nicht in derselben Gemeinde gemeldet sind wie der Elternteil.

Seit dem Jahr 2011 werden keine steuerlichen Lebensbescheinigungen mehr ausgestellt. In diesen Fällen müssen Sie beim Wohnsitzfinanzamt (einmalig) unter Vorlage der Geburtsurkunde die Berücksichtigung des Kinderfreibetrages bis zur Volljährigkeit des Kindes beantragen.

Auch für Kinder unter 18 Jahren, die ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Ausland haben, muss die Berücksichtigung des Kinderfreibetrages immer beim Finanzamt beantragt werden.

8.4. Unterdrückung/Reaktivierung eines Kinderfreibetrages

Durch den Abruf der ELStAM erhält Ihr Arbeitgeber auch Auskünfte über die Anzahl Ihrer Kinderfreibeträge. Dies kann jedoch auf Wunsch unterdrückt werden. Nähere Informationen dazu erhalten Sie bei Ihrem Finanzamt.

8.5. Behinderten-Pauschbeträge

Eintragungen und Änderungen bei Pauschbeträgen wie

  • Eintrag eines Behindertenpauschbetrages
  • Übertrag eines Behindertenpauschbetrages für den Ehegatten/Lebenspartner
  • Übertrag eines Behindertenpauschbetrages auf die Eltern
  • Aufteilung von Behindertenpauschbeträgen auf verschiedene Arbeitsverhältnisse

werden immer durch das Finanzamt durchgeführt.

9. Weitere Erläuterungen

  • Zusätzliche Erläuterungen zu den hier aufgeführten Begriffen finden Sie bei den Begriffserläuterungen (Glossar).

10. Informationen des BMF

 
 
ISO 27001 Zertifikat von ELSTER