Die elektronische Lohnsteuerkarte

Wichtige Hinweise

  • Änderungen der ELStAM mit einer rückwirkenden Gültigkeit für 2013
    Die Finanzverwaltung hat festgestellt, dass mit den Monatslisten März - abweichend von den bisherigen Beschreibungen - auch Änderungen der ELStAM mit einer rückwirkenden Gültigkeit für 2013 bereitgestellt werden. Dies entspricht nicht den lohnsteuerrechtlichen Vorgaben. Nach Abschluss der Lohnkonten für Vorjahre (hier 2013) sind diese ELStAM nicht mehr in das Lohnkonto des Vorjahres (hier 2013) zu übernehmen. Es ist davon auszugehen, dass diese Konstellationen noch in künftigen Monatslisten enthalten sein kann. Sobald weitere Informationen hierzu vorliegen, werden diese mitgeteilt.
  • Wichtiger Hinweis für SAP-Nutzer:
    Alle ELStAM-Datenlieferungen (An-/Ab- und Ummeldungen) von Arbeitgebern, die die Personalabrechnungslösung der SAP im Einsatz haben, wurden seit dem 01.03.2014 nicht zur Verarbeitung in die ELStAM Datenbank weitergeleitet. Diese Datenlieferungen wurden verworfen. Nähere Informationen finden SAP Kunden im SAP-Hinweis 1986505. In Abstimmung mit der SAP wurde diese Maßnahme bis einschließlich 09.03.2014 fortgeführt. Die Finanzverwaltung hat die Verarbeitung von SAP Transfers, die mit einer bereinigten SAP Version erfolgen, ab dem 10.03.2014 ca. 08:00 Uhr wieder durchgeführt. SAP Transfers, die mit einer nicht korrigierten Version erfolgen, werden weiterhin nicht verarbeitet.
  • Der als "Umlautproblematik" gemeldete Fehler wurde mit der Einspielung des neuen Releases am 06.03.2014 behoben. Die Ausgabe der Umlaute in den Änderungslisten erfolgt nunmehr korrekt.
  • Informationen zu besonderen Fallgestaltungen des Verfahrenshinweises 552020103
    finden Sie hier
  • Bitte beachten: Der Leitfaden zum Steuernummerwechsel wurde neu eingestellt.

1. Einleitung

Die bisherige Lohnsteuerkarte wurde durch ein elektronisches Verfahren ersetzt. Die Angaben der bisherigen Vorderseite der Lohnsteuerkarte (Steuerklasse, Kinder, Freibeträge und Kirchensteuerabzugsmerkmale) werden in einer Datenbank der Finanzverwaltung zum elektronischen Abruf für die Arbeitgeber bereitgestellt und als Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) bezeichnet.

2. Aktuelle Informationen

Hier finden Sie aktuelle Informationen zur Nutzung von ELStAM als Arbeitgeber.

Dauer der Bereitstellung der ELStAM nach Anmeldung durch den Arbeitgeber

Die ELStAM werden im Regelfall 5 Werktage nach der Anmeldung bereitgestellt. Der Samstag gilt auch als Werktag. Wenn nach Ablauf dieser Frist eine Bereitstellung der ELStAM beziehungsweise eine Rückmeldung von Verfahrenshinweisen noch nicht erfolgt ist, haben Arbeitgeber beziehungsweise deren Datenübermittler die Möglichkeit, sich über ein Formular nach dem Verarbeitungsstand der Anmeldung zu erkundigen.

Dauer der Bereitstellung der Änderungslisten zum Monatswechsel

Die Änderungslisten werden grundsätzlich bis zum 5. Werktag des folgenden Monats zum Abruf bereitgestellt.
Dabei erhalten zuerst die Arbeitgeber eine Änderungsliste, bei denen sich Auswirkungen für die Arbeitnehmer ergeben. Anschließend erfolgt die Bereitstellung leerer Änderungslisten (Hinweis: "Für Ihre Arbeitnehmer haben sich keine Änderungen ergeben.") für die übrigen Arbeitgeber. Dies kann bis zu einer Woche dauern.

Soweit Ihnen als Arbeitgeber bis zum 5. Werktag keine monatliche Änderungsliste zum Abruf zur Verfügung gestellt wurde, können Sie unterstellen, dass keine Änderungen in den ELStAM Ihrer Arbeitnehmer vorliegen. Bitte sehen Sie in diesem Fall von einer Anfrage zum Verarbeitungsstand ab. Die Finanzverwaltung empfiehlt den Abruf der Monatslisten auch durchzuführen, wenn keine Änderungen per E-Mail mitgeteilt wurden. Hierdurch können frühzeitig etwaige technische Störungen erkannt werden. In diesem Fall ist über das Formular eine entsprechende Anfrage zu stellen.

Hinweis:
Als Arbeitgeber benötigen Sie ein Zertifikat vom ElsterOnline-Portal sowie ein Lohnprogramm, welches ELStAM unterstützt. Alternativ können Sie das kostenfreie ElsterFormular dafür nutzen.

Weitere Informationen finden Sie hier:

3. Häufig gestellte Fragen zu ELStAM (FAQ)

Bei dem Frage- und Antwortkatalog (FAQ) handelt es sich lediglich um eine Orientierungshilfe. Er ist weder eine Verwaltungsanweisung noch ein BMF-Schreiben. Die Informationen haben keine Rechts- oder Bindungswirkung. Die Entscheidung im konkreten Einzelfall bleibt immer dem zuständigen Finanzamt vorbehalten.

Die häufigsten Fragen und Antworten zu ELStAM finden Sie in den FAQ
Zusätzlich stehen Ihnen die aktuellen FAQ als PDF-Datei zum Download zur Verfügung.

4. Allgemeine Informationen

Die ELStAM wurden im Jahr 2013 eingeführt.

Ab dem Jahr 2014 entfällt die Vorlage einer Lohnsteuerkarte oder entsprechenden Bescheinigung. Der Arbeitgeber muss die vorhandenen Papierbelege bis zum Ende des Jahres 2014 aufbewahren.

Die Bescheinigungen nach 39 Absatz 3 EStG (ehemals § 39c und § 39d EStG) gelten weiter und sind beim Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers jährlich neu zu beantragen.

5. Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

Durch die Ablösung des Papierverfahrens wird das Lohnsteuerabzugsverfahren deutlich einfacher gestaltet. In einem ersten Schritt wurde dazu bereits die elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung (Rückseite der Lohnsteuerkarte) durch den Arbeitgeber ab 2005 realisiert.

In einem zweiten Schritt wurden ab dem Jahr 2013 die Informationen auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte elektronisch bereitgestellt. Der Arbeitgeber erhält die Lohnsteuerabzugsmerkmale direkt von der Finanzverwaltung. Die Lohnsteuerkarte wird als Träger dieser Informationen deshalb nicht mehr benötigt. Davon profitieren die Bürger ebenso wie die Arbeitgeber, Gemeinden und die Finanzverwaltung.

5.1. Wie funktioniert das ELStAM-Verfahren?

Die Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM; Steuerklasse, Anzahl der Kinderfreibeträge, sonstige Freibeträge und Kirchensteuerabzugsmerkmal) werden in einer Datenbank der Finanzverwaltung zum elektronischen Abruf für den Arbeitgeber bereitgestellt.

Für das ELStAM-Verfahren muss der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber nur noch den Tag der Geburt und die steuerliche Identifikationsnummer mitteilen sowie die Auskunft geben, ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt.
Damit kann der Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers elektronisch bei der Finanzverwaltung abrufen.
Veränderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale werden dem Arbeitgeber mittels Änderungslisten durch die Finanzverwaltung mitgeteilt.

5.1.1 Überblick über die Zuständigkeitsverteilung

 
Gemeinden
Finanzverwaltung
Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale  
zuständig
Speicherung der geänderten Lohnsteuerabzugsmerkmale in der Datenbank  
zuständig
Bereitstellung der Lohnsteuerabzugsmerkmale für die Arbeitgeber  
zuständig
Bereitstellung der Änderungslisten  
zuständig
Melderechtliche Änderungen
zuständig
 
Übermittlung der melderechtlichen Änderungen an die Finanzverwaltung
zuständig
 

5.2. Der rechtliche Rahmen

Informationen finden Sie im BMF-Schreiben vom 19. Dezember 2012. Daneben hat das BMF mit dem Startschreiben vom 25. Juli 2013 beziehungsweise dem Anwendungsschreiben vom 07. August 2013 die Verfahrensgrundsätze für den erstmaligen Abruf der ELStAM durch den Arbeitgeber sowie ergänzende Anwendungsgrundsätze für den Einführungszeitraum 2013 festgelegt. Siehe dazu auch Punkt 9 (Informationen des BMF).

  • §§ 38 ff EStG – Lohnsteuerabzugsverfahren
  • § 52b EStG – Übergangsregelung bis zur Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale
  • § 139b AO – Identifikationsnummer
  • § 11 BDSG – Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten im Auftrag
  • § 19 BDSG – Auskunft an den Betroffenen

Gesetze und Verordnungen

5.3 Gültige Papierbescheinigungen

Die maschinell bereit gestellten ELStAM sind grundsätzlich anzuwenden.

Darüber hinaus wird eine "Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug" nur noch ausgestellt, wenn dem Arbeitgeber die ELStAM elektronisch nicht zur Verfügung gestellt werden können. In diesen Fällen erhält der Arbeitnehmer eine Bescheinigung zur Vorlage beim Arbeitgeber um den richtigen Lohnsteuerabzug sicherzustellen. Zeitgleich wird in diesen Fällen der elektronische Arbeitgeberabruf durch das Finanzamt gesperrt, so dass für die Dauer der Sperre durch den Arbeitgeber weder eine Anmeldung noch ein Datenabruf für den Arbeitnehmer erfolgen kann.

Alle künftigen Änderungen der ELStAM müssen durch das Finanzamt auf der Bescheinigung eingetragen und dem  Arbeitgeber vorgelegt werden. Die Vorlage eines ELStAM-Ausdrucks der Finanzverwaltung ist als Nachweis der Lohnsteuerabzugsmerkmale nicht mehr zulässig.

5.4 Arbeitnehmer ohne steuerliche Identifikationsnummer

Wurde für den Arbeitnehmer bisher noch keine Identifikationsnummer erteilt, weil er zum Beispiel aus dem Ausland zugezogen ist, kann der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug für einen Übergangszeitraum von bis zu drei Monaten nach den ihm bekannten voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers vornehmen. Dies gilt in allen Fällen, in denen der Arbeitnehmer nachweislich keine Schuld an der Nichtvorlage der Identifikationsnummer trifft (§ 39c Absatz 1 und 2 EStG). Nach Vergabe der Identifikationsnummer und Übermittlung der ELStAM ist der bereits erfolgte Lohnsteuerabzug gegebenenfalls zu korrigieren.

6. Anwendung des elektronischen Verfahrens – Schritt für Schritt erklärt

6.1. Einmalige Registrierung des Arbeitgebers im ElsterOnline-Portal

Warum ist eine Registrierung/ein Zertifikat erforderlich?
Voraussetzung für einen Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale ist die Registrierung mit einem Zertifikat unter Verwendung der aktuellen Steuernummer. Hier wird die Verwendung eines Organisationszertifikates empfohlen. Die Beantragung kann im ElsterOnline-Portal vorgenommen werden. Hierdurch ist eine eindeutige Identifikation des Arbeitgebers gewährleistet.

Über das Zertifikat ist nachverfolgbar, welcher Arbeitgeber zu welchem Zeitpunkt welche Lohnsteuerabzugsmerkmale abgerufen hat. Viele Arbeitgeber lassen Ihre Lohnbuchhaltung von einem Vertreter der steuerberatenden Berufe oder einem Dienstleister erledigen und die Daten von diesem direkt übermitteln. In diesen Fällen entfällt für die Arbeitgeber die Pflicht zur Authentifizierung.

6.2. Anmeldung des Arbeitnehmers

Wie erfolgt die Anmeldung des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber?

  1. Die Anmeldung der Arbeitnehmer im ELStAM-Verfahren erfolgt mit einer vom Arbeitgeber eingesetzten Software zur Lohnabrechnung oder über ElsterFormular.
  2. Der Arbeitgeber gibt bei der Anmelung folgende Informationen mit:
    1. den Tag der Geburt des Arbeitnehmers,
    2. die steuerliche Identifikationsnummer des Arbeitnehmers,
    3. die Auskunft, ob es sich jeweils um das Hauptarbeitsverhältnis (Steuerklasse 1 bis 5) oder um ein Nebenarbeitsverhältnis (Steuerklasse 6) handelt.

Diese Informationen erhält der Arbeitgeber von seinem Arbeitnehmer.

In Fällen, in denen der elektronische Arbeitgeberabruf gesperrt ist, kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht anmelden. In diesen Fällen sollte Kontakt zum Arbeitnehmer aufgenommen werden, um den Grund der Sperre zu ermittlen. Legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, hat er diese für den Lohnsteuerabzug zu Grunde zu legen. Der Arbeitnehmer hat den Arbeitgeber über die Aufhebung der Sperre zu informieren. Anschließend kann eine Anmeldung des Arbeitnehmers im ELStAM-Verfahren erfolgen.

6.3. Abruf der elektronischen Lohnsteuermerkmale des Arbeitnehmers

Arbeitgeber bekommen die Lohnsteuerabzugsmerkmale ihrer angemeldeten Arbeitnehmer zum Abruf bereit gestellt. Hier sind 4 Fallgestaltungen zu unterscheiden:

  1. Bereitstellung nach Neuanmeldung der Arbeitnehmer zum Verfahrenseinstieg bei Betriebsneugründungen.
  2. Bereitstellung nach Anmeldung eines Arbeitnehmers.
  3. Bereitstellung geänderter Lohnsteuerabzugsmerkmale einzelner Arbeitnehmer (zum Beispiel nach Änderungen, die der Arbeitnehmer veranlasst hat; Steuerklasse, Freibeträge).
    Der Arbeitgeber/Datenübermittler ist verpflichtet, die Änderungsliste zur Durchführung der entsprechenden Lohnabrechnung abzurufen. Unterstützend dazu bietet die Finanzverwaltung im ElsterOnline-Portal einen Mitteilungsservice an, der per E-Mail über die Bereitstellung von neuen beziehungsweise geänderten ELStAM informiert.
  4. Bereitstellung der Lohnsteuerabzugsmerkmale aller Arbeitnehmer im laufenden Verfahren (zum Beispiel bei Datenverlust beim Arbeitgeber) in Form einer elektronischen Bruttoliste. Hierzu ist ein Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt erforderlich.
 
Zeitnahe
Bereitstellung
Monatliche Bereitstellung von Änderungslisten bis zum 5. Arbeitstag des Monats
Zu 2:
Anmeldung eines Arbeitnehmers
ja
 
Zu 3:
Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale
 
ja
Zu 4:
Komplettanforderung im laufenden Verfahren
ja
 

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer die ELStAM in der Lohnabrechnung mitzuteilen (§ 39e Absatz 5, Satz 2 EStG). Auskünfte zu den Lohnsteuerabzugsmerkmalen erteilt auch das zuständige Finanzamt oder können im ElsterOnline-Portal eingesehen werden.

In Fällen, in denen der elektronische Arbeitgeberabruf gesperrt ist, erhält der Arbeitgeber keine ELStAM für den entsprechenden Arbeitnehmer. Legt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, kann diese für den Lohnsteuerabzug zu Grunde gelegt werden.

6.4 Technische Probleme

Wenn nach Einstieg in das ELStAM-Verfahren der Abruf aufgrund technischer Störungen nicht möglich ist, können für einen Übergangszeitraum von drei Monaten die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale zugrunde gelegt werden (§ 39c EStG).

6.5. Abmeldung des Arbeitnehmers

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, den Arbeitnehmer abzumelden. Die Abmeldung ist auch im Falle einer vorliegenden Arbeitgeberabrufsperre möglich.

6.6. Härtefallregelung im ELStAM-Verfahren

Für Arbeitgeber, die nicht in der Lage sind und für die es nicht zumutbar ist, die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer elektronisch abzurufen, wird ein Ersatzverfahren angeboten (§ 39e Absatz 7 EStG). Der Antrag erfolgt über ein amtlich vorgeschriebenes Formular. Der Arbeitgeber hat in dem Antrag seine Arbeitgeber-Steuernummer, die Identifikationsnummer und den Tag der Geburt des beschäftigten Arbeitnehmers sowie die Information, ob er jeweils der Hauptarbeitgeber ist, anzugeben.

Wird dem Antrag statt gegeben, meldet das Betriebsstättenfinanzamt den/die betroffenen Arbeitnehmer in der Datenbank an und übersendet die Lohnsteuerabzugsmerkmale für das aktuelle Kalenderjahr in Papierform an den Arbeitgeber. Der Antrag auf Gewährung der Härtefall-Regelung muss für jedes Kalenderjahr neu gestellt werden.

Die Abwicklung in der Datenbank für die Lohnsteuerabzugsmerkmale erfolgt wie im elektronischen Verfahren. Lediglich die Lohnsteuerabzugsmerkmale und deren Änderungen werden dem Arbeitgeber schriftlich zur Verfügung gestellt.

7. Datenschutz

Die Verwendung der Lohnsteuerabzugsmerkmale unterliegt strengen Zweckbindungsvorschriften. Die Übermittlung und Speicherung der Lohnsteuerdaten in der Datenbank erfolgt auf Grundlage des § 39e Einkommensteuergesetz sowie des § 139b Abgabenordnung.

Nur der aktuelle Arbeitgeber (Hauptarbeitgeber) ist zum Abruf der Lohnsteuerabzugsmerkmale berechtigt. Hat der Arbeitnehmer mehr als einen Arbeitgeber, sind auch alle weiteren Arbeitgeber (Nebenarbeitgeber) zum Abruf der Daten berechtigt. Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses entfällt diese Berechtigung.

Arbeitnehmer können auf Antrag bei ihrem zuständigen Finanzamt konkrete Arbeitgeber für den Abruf ihrer Lohnsteuerabzugsmerkmale benennen oder ausschließen (Positivliste/Teilsperrung/Vollsperrung).
Werden einem Arbeitgeber aufgrund einer Sperrung durch seinen Arbeitnehmer keine ELStAM bereitgestellt, ist er verpflichtet, den Arbeitslohn nach Steuerklasse 6 zu besteuern.

Welche Lohnsteuerabzugsmerkmale zur Übermittlung gespeichert sind und welche Arbeitgeber sie in den letzten zwei Jahren abgerufen haben, können die Arbeitnehmer jederzeit im ElsterOnline-Portal einsehen. Dazu ist eine Authentifizierung unter Verwendung der Identifikationsnummer im ElsterOnline-Portal notwendig.
Darüber hinaus ist das Finanzamt der Ansprechpartner für Auskünfte an den Arbeitnehmer zu dessen gespeicherten Lohnsteuerabzugsmerkmalen.

7.1 Datensicherheit und Zugriffsschutz

Die Übermittlung der Daten erfolgt nur mit gültiger Elster-Authentifizierung sowie Identifizierung mit der Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte.

Die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer werden von der Datenbank bei Vorliegen der nötigen Identifikationsdaten dem Arbeitgeber bereitgestellt und entsprechend protokolliert. Zu den nötigen Identifikationsdaten gehören:

  • die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte des Arbeitgebers
  • die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers
  • den Tag der Geburt des Arbeitnehmers

Die Aufbewahrungsfrist für Protokolldaten beträgt in der Regel 2 Jahre.

8. Weitere Erläuterungen

Zusätzliche Erläuterungen zu den hier aufgeführten Begriffen finden Sie bei den Begriffserklärungen (Glossar).

9. Informationen des BMF

 
 
ISO 27001 Zertifikat von ELSTER